- Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej o znaku 0114-KDIP3-1.4011.934.2025.3.PT z dnia 14 stycznia 2026 r. potwierdził, że zakup analogowego zegarka może stanowić koszt uzyskania przychodów w działalności gospodarczej. Warunkiem jest wykazanie związku wydatku z osiąganiem, zachowaniem lub zabezpieczeniem przychodów oraz brak cech reprezentacji.
- W analizowanej sprawie przedsiębiorca udowodnił, że zegarek jest niezbędnym narzędziem pracy umożliwiającym prawidłowe raportowanie czasu w środowisku objętym ścisłymi zasadami poufności. Organ uznał więc, że wydatek spełnia przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.
- Interpretacja stanowi kolejny przykład potwierdzający, że przy ocenie wydatków firmowych kluczowe znaczenie mają rzeczywiste okoliczności ich poniesienia oraz możliwość wykazania ich związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Kogo dotyczy interpretacja indywidualna?
Wniosek o wydanie interpretacji złożył przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie doradztwa informatycznego. Podatnik realizuje usługi dla dużych podmiotów gospodarczych, w tym międzynarodowych korporacji. Charakter wykonywanych zadań wymagał uczestnictwa w spotkaniach dotyczących strategicznych procesów biznesowych, baz danych oraz systemów informatycznych klientów.
W praktyce oznaczało to konieczność przestrzegania rygorystycznych zasad bezpieczeństwa informacji. W trakcie wielu spotkań nie było akceptowane korzystanie ze smartfonów czy smartwatchy wyposażonych w mikrofony, kamery lub funkcje transmisji danych. Klienci oczekiwali bowiem maksymalnego ograniczenia ryzyka związanego z potencjalnym wyciekiem informacji objętych umowami o zachowaniu poufności.
Czego dotyczy interpretacja indywidualna?
Przedsiębiorca rozliczał się z kontrahentami na podstawie przepracowanych godzin. Każda godzina pracy podlegała weryfikacji, a prawidłowe raportowanie czasu stanowiło podstawę do wystawienia faktury i uzyskania wynagrodzenia. Wnioskodawca argumentował, że potrzebuje niezawodnego narzędzia umożliwiającego kontrolę czasu podczas spotkań, w których używanie urządzeń elektronicznych jest niewskazane lub zabronione.
Podatnik wskazał, że wcześniej próbował korzystać ze smartwatcha. Rozwiązanie to okazało się jednak niepraktyczne z uwagi na obawy klientów dotyczące możliwości nagrywania rozmów lub przesyłania danych. W konsekwencji przedsiębiorca zdecydował się na zakup klasycznego zegarka analogowego kosztującego 8 500 zł i zakupionego na firmę.
Przedsiębiorca zadeklarował, że będzie wykorzystywał zegarek wyłącznie w ramach działalności gospodarczej. Urządzenie miało służyć jedynie do monitorowania czasu pracy podczas wykonywania obowiązków zawodowych i nie miało być używane prywatnie. Wnioskodawca podkreślił, że zakup nie był motywowany względami prestiżowymi. Celem nie było budowanie wizerunku, podkreślanie statusu materialnego ani wywieranie pozytywnego wrażenia na klientach. Zegarek miał pełnić wyłącznie funkcję użytkową.
Kiedy wydatki przedsiębiorcy stanowią koszty uzyskania przychodów?
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej przypomniał, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, o ile nie zostały wymienione w katalogu wyłączeń w art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o Podatku dochodowym od osób fizycznych.
Każdy wydatek powinien być oceniany indywidualnie. Kluczowe znaczenie ma wykazanie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym kosztem a prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie jest konieczne udowodnienie, że konkretny wydatek bezpośrednio wygenerował przychód. Wystarczające może być wykazanie, że służy on zabezpieczeniu lub zachowaniu źródła przychodów.
Organ podkreślił również, że ciężar udowodnienia takiego związku spoczywa na podatniku. To przedsiębiorca musi być w stanie wykazać, dlaczego określony zakup był:
- racjonalny,
- konieczny,
- gospodarczo uzasadniony,
w kontekście prowadzonej przez niego działalności.
Zegarek nie zawsze oznacza reprezentację
Jednym z najważniejszych elementów rozstrzygnięcia było odniesienie się do kwestii reprezentacji.
W praktyce podatkowej zakup drogich dodatków, takich jak zegarki, bywa często oceniany przez pryzmat budowania prestiżu lub kreowania wizerunku przedsiębiorcy.
Przepisy wyłączają z kosztów uzyskania przychodów wydatki o charakterze reprezentacyjnym. Oznacza to, że jeśli głównym celem zakupu byłoby wywołanie określonego wrażenia na kontrahentach lub podkreślenie statusu właściciela firmy, fiskus mógłby zakwestionować możliwość zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych.
W analizowanej sprawie organ zgodził się z podatnikiem i uznał, że zegarek nie pełni funkcji reprezentacyjnej. Decydujące znaczenie miały okoliczności przedstawione przez przedsiębiorcę. Zakup był podyktowany wymogami organizacyjnymi oraz bezpieczeństwem informacji, a nie względami wizerunkowymi.
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyraźnie wskazał, że skoro celem nabycia zegarka było zapewnienie możliwości rzetelnego monitorowania czasu pracy (rzetelność) w środowisku objętym rygorystycznymi zasadami poufności (konieczność i gospodarcze uzasadnienie), wydatek nie może być traktowany jako koszt reprezentacji.
Jakie argumenty przekonały organ i jak sporządzać wniosek o interpretację w podobnym stanie faktycznym?
W omawianej interpretacji szczególne znaczenie miało cztery elementy, które podatnicy powinni stosować we wnioskach chcąc uzyskać analogiczną interpretację indywidualną:
- Każdy wnioskodawca powinien zadbać o szczegółowy opis specyfiki swojej działalności i sposobu rozliczeń z klientami – w analizowanej sprawie, skrupulatne przedstawienie stanu faktycznego zagwarantowało uzyskanie pozytywnej interpretacji indywidualnej i uniknięcie dodatkowych pytań o doprecyzowaniu ze strony organu podatkowego.
- Prawidłowe ewidencjonowanie czasu pracy – konieczne jest wykazanie, że zakup zegarka bezpośrednio przekłada się na możliwość uzyskania wynagrodzenia (zmierzenia jego wysokości).
- Wykluczenie potencjalnych alternatywnych wydatków – wskazanie na obiektywne przeszkody uniemożliwiające korzystanie z innych urządzeń służących do pomiaru czasu jest kluczem do sukcesu, o którym zapomina wielu wnioskodawców. Smartfon czy smartwatch mogły budzić uzasadnione zastrzeżenia klientów ze względu na funkcje nagrywania i transmisji danych. Analogowy zegarek okazał się natomiast rozwiązaniem zgodnym z wymogami bezpieczeństwa informacji.
- Oświadczenie o braku wykorzystania do celów prywatnych – wreszcie podatnik zadeklarował, że zakupiony przedmiot będzie wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej. Taka okoliczność dodatkowo wzmacniała argumentację dotyczącą związku wydatku z osiąganiem przychodów.
Znaczenie interpretacji dla innych przedsiębiorców
Interpretacja nie oznacza, że każdy zakup zegarka automatycznie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Organ podatkowy wielokrotnie podkreślał, że każda sprawa wymaga indywidualnej oceny i uwzględnienia wszystkich okoliczności.
Rekomendacja eksperta PITAX
Rozstrzygnięcie pokazuje, że o kwalifikacji podatkowej wydatku nie decyduje wyłącznie jego rodzaj. Znacznie większe znaczenie ma cel zakupu, sposób wykorzystania przedmiotu oraz możliwość wykazania związku z działalnością gospodarczą. Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że nawet wydatki, które na pierwszy rzut oka mogą wydawać się osobiste, mogą zostać uznane za koszty podatkowe, jeżeli pełnią konkretną funkcję biznesową. Kluczowe jest jednak odpowiednie udokumentowanie okoliczności zakupu oraz przygotowanie argumentacji potwierdzającej jego gospodarcze uzasadnienie.
Źródła:
- Interpretacja indywidualna o znaku 0114-KDIP3-1.4011.934.2025.3.PT wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 14 stycznia 2026 r.;
- art. 22 ust. 1 i art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o Podatku dochodowym od osób fizycznych.
