Krajowa podróż służbowa - wysokość diety, jak rozliczyć

Spis treści

1. Czym jest podróż służbowa
2. Dokument polecenia służbowego
3. Rozliczenie należności pracowniczych krajowej podróży służbowej – dieta i wyżywienie
4. Rozliczenie należności pracowniczych krajowej podróży służbowej – nocleg
5. Rozliczenie należności pracowniczych krajowej podróży służbowej – dojazdy
6. Rozliczenie należności pracowniczych krajowej podróży służbowej – pozostałe wydatki

Czym jest podróż służbowa

W przypadku, gdy pracodawca zleci pracownikowi wykonanie określonych zadań poza miejscem wykonywania pracy określonym w umowie o pracę albo miejscem siedziby firmy określonym w umowie o pracę, to od tego momentu rozpoczyna się podróż służbowa pracownika.

Podróż służbowa w dużym skrócie wygląda więc tak, że pracodawca wydaje pisemne polecenie realizacji określonych zadań poza siedzibą firmy lub miejscem prowadzenia działalności gospodarczej. Pracownik wyjeżdża, otrzymując lub nie zaliczkę na poczet kosztów podróży służbowej i wykonuje sprecyzowane zadania. W trakcie podróży służbowej notuje godziny przejazdów i wysokość poniesionych kosztów. Po przyjeździe zdaje dokumentację i zwraca ewentualne pozostałe środki, jeśli pobierał zaliczkę. Na końcu następuje rozliczenie podróży służbowej i wypłata odpowiednich należności pracownikowi.

Poza ustaleniami zadań, miejsca rozpoczęcia i powrotu podróży pracodawca:

• zapewnia środek transportu dla odbycia podróży służbowej;
• zapewnia lub nie nocleg na czas podróży służbowej;
• zapewnia lub nie zapewnia wyżywienie na czas podróży służbowej;
• ustala ewentualne dające się wstępnie oszacować pozostałe koszty zadania oraz wypłaca lub nie pracownikowi zaliczkę.

Pracownikowi z tytułu podróży służbowej przysługuje dieta i zwrot kosztów podróży. Dodatkowo może też przysługiwać w niektórych sytuacjach zwrot kosztów noclegowych, za transport, ryczałt za nocleg, za dojazdy, zwrot kosztów wyżywienia lub ich pokrycie oraz zwrot pozostałych wydatków.

Ponadto podróż służbowa nie może trwać dłużej niż 3 miesiące. Dłuższy okres trwania podróży służbowej może wiązać się z zakwestionowaniem jej istoty i określeniem tego wyjazdu jako oddelegowania do pracy za granicą. W takim wypadku koszty tego typu wyjazdu będą znacznie wyższe.

Dokument polecenia służbowego

Rozliczenie krajowej podróży służbowej po powrocie pracownika wymaga posiadania odpowiednich danych. Informacje te zawarte są w dokumencie zwanym polecenie wyjazdu służbowego. Elementy, jakie powinny znaleźć się w tym druku to:

Miejsce w krajowej podróży służbowej

Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej wyznacza pracodawca, przy czym miejscem tym może być miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika, może nim być też miejsce siedziby firmy czy stałego wykonywania pracy.

Data w krajowej podróży służbowej

Pracodawca określa datę rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Oczywiście może się zdarzyć, iż w trakcie odbywania podróży służbowej data końcowa może ulec zmianie.

Cel w krajowej podróży służbowej

Cel, czyli zadania do wykonania w czasie podróży służbowej są również jednym z elementów wyjazdu zlecanego przez pracodawcę.

Należności pracownika w podróży służbowej

Zgodne z rozporządzeniem § 2 Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej zwanym dalej rozporządzeniem z tytułu realizacji podróży służbowej pracownikowi będą przysługiwać następujące należności:

Rozliczenie należności pracowniczych krajowej podróży służbowej – dieta i wyżywienie

Na mocy § 7 rozporządzenia dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży.

Dietę oblicza się poczynając od godziny i dnia rozpoczęcia podróży krajowej do godziny i dnia powrotu po wykonaniu zadania służbowego w poniższy sposób:

1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

• mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje;
• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety;
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

• do 8 godzin – przysługuje 50% diety;
• ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Pracownikowi nie przysługuje dieta, gdy pracodawca zapewnił mu bezpłatne, całodzienne wyżywienie oraz za okres delegowania pracownika do miejsca stałego lub czasowego pobytu, a także, gdy pracownik odbywa podróż służbową minimum 10 dni za czas przebywania w miejscu zamieszkania (czasowego lub stałego pobytu).

Kwotę krajowej diety, a więc 30 zł zmniejsza się o wydatek zapewnionego pracownikowi bezpłatnego posiłku, przy czym każdy posiłek obniża się w przypadku:

• śniadania – 25% diety;
• obiadu – 50% diety;
• kolacji – 25% diety.

Jeżeli pracownik korzysta z usług hotelu, również wysokość diety obniża się o powyższe współczynniki procentowe – jeśli posiłek zapewnia pracodawca.

Jeżeli pracodawca nie zapewnia żadnego posiłku pracownikowi, wówczas przedstawia on na koniec rachunki dotyczące nabytych posiłków za czas odbycia krajowej podróży służbowej.

Rozliczenie należności pracowniczych krajowej podróży służbowej – nocleg

Pracownik, który przedstawi rachunki za nocleg, otrzyma zwrot kosztów noclegu, chyba że wcześniej otrzymał zaliczkę na poczet noclegów. Wtedy zaliczka po powrocie ulega rozliczeniu. Należy zaznaczyć, iż zwrot tych kosztów przeliczając na jedną dobę, nie może być wyższy niż 600 zł.

Oczywiście pracodawca może w niektórych sytuacjach zwrócić pracownikowi koszty noclegów udokumentowanych rachunkami powyżej wartości 600 zł za dobę. Należy jednak mieć na uwadze, że wtedy po stronie pracownika może powstać dodatkowy przychód do opodatkowania.

Pracownik, który nie miał zapewnionego noclegu przez pracodawcę oraz który nie przedłożył żądnego rachunku dokumentującego odbyty nocleg, ma prawo do otrzymania ryczałtu za każdy nocleg w podróży służbowej. Ryczałt ten wynosi 45 zł.

Ryczałt za nocleg będzie przysługiwać pracownikowi, jeśli trwa on minimum 6 godzin między godziną 21 a 7 rano.

Niestety zwrot kosztów noclegu nie będzie należny pracownikowi:

• za czas przejazdu;
• jeżeli pracodawca stwierdzi, iż pracownik może codziennie wracać do miejsca stałego lub czasowego pobytu.

Rozliczenie należności pracowniczych krajowej podróży służbowej – dojazdy

Zgodnie z § 9 rozporządzenia za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 6 zł pod warunkiem, że pracownik w ogóle ponosi jakiekolwiek koszty przejazdów.

Ryczałt za nocleg nie znajduje zastosowania, gdy na prośbę pracownika pracodawca zgadza się na zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji publicznej. Na ogół dowodami w tym przypadku są bilety lub też faktury.

Pracodawca może zgodzić się na użycie prywatnego samochodu pracownika, wówczas zwrotu kosztów przejazdu dokonuje na podstawie kilometrówki. Pracownik powinien też gromadzić wszelkie rachunki dotyczące przejazdów, gdyż może się okazać, że są one większe niż wynikające z zaprowadzonej ewidencji.

Pracodawca może też wysłać pracownika w podróż służbową samochodem firmowym.

Jeżeli podróż służbowa pracownika trwa 10 dni i dłużej, wówczas należny mu jest zwrot kosztów przejazdu w dni wolne od pracy do stałego lub czasowego miejsca pobytu za pomocą środka transportu wyznaczonego przez pracodawcę.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy, środkiem transportu określonym przez pracodawcę, do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.

Poza oczywistymi kosztami przejazdów takimi jak paliwo, opłaty autostradowe, parkingowe mogą wystąpić też opłaty za przeprawy promowe, opłaty strefowe, pozostałe drogowe.

Rozliczenie należności pracowniczych krajowej podróży służbowej – pozostałe wydatki

Pracownikowi będzie należny też zwrot różnych kosztów udokumentowanych fakturami, rachunkami, które to musiał ponieść, aby zrealizować zadania w krajowej podróży służbowej.

Mogą nimi być różnego rodzaju bilety na wstęp na targi, imprezy, przedstawienia, spotkania biznesowe płatne, prezentacje i inne. Pozostałymi wydatkami są również wszelkie opłaty skarbowe, administracyjne wynikające z przebywania w określonych miejscach czy parkowania w określonych strefach.