Zagraniczna podróż służbowa - dieta, rozliczenie podróży

Spis treści

1. Polecenie wyjazdu służbowego
2. Okres trwania wyjazdu służbowego
3. Dokumentacja polecenia służbowego
4. Miejsce zagranicznej podróży służbowej
5. Data w zagranicznej podróży służbowej
6. Cel w zagranicznej podróży służbowej
7. Należności pracownika w podróży służbowej
8. Rozliczenie należności pracowniczych w zagranicznej podróży służbowej – dieta i wyżywienie
9. Rozliczenie należności pracowniczych w zagranicznej podróży służbowej – nocleg
10. Rozliczenie należności pracowniczych w zagranicznej podróży służbowej – dojazdy

Polecenie wyjazdu służbowego

Polecenie wyjazdu służbowego to zlecenie pracownikowi wykonania skonkretyzowanego zadania lub zadań poza miejscem wykonywania pracy określonym w umowie o pracę, lub poza miejscem siedziby firmy określonym w umowie o pracę. Moment zlecenia oznacza dla pracownika formalne rozpoczęcie podróży służbowej. Rozliczenie podróży następuje w trakcie jej odbywania, kiedy to pracownik rejestruje dni i godziny przejazdów, koszty poniesione w trakcie podróży oraz inne istotne informacje służące przeliczaniu kosztów, a w rezultacie dokonaniu zwrotu i rozliczeniu otrzymanej zaliczki.

Podróż służbowa w znacznym uproszczeniu to pisemne zlecenie wyjazdu służbowego dla wykonania określonych przez pracodawcę zadań poza siedzibą firmy lub miejscem prowadzenia działalności gospodarczej.

Przed wyjazdem pracownik może otrzymać od pracodawcy zaliczkę, jednak nie jest to obligatoryjne. Zaliczka służy częściowemu pokryciu wydatków w czasie wyjazdu służbowego.

Końcową fazą podróży służbowej jest jej rozliczenie przez pracodawcę. Warto podkreślić, iż pracodawca poza sprecyzowaniem zadania, miejsca rozpoczęcia i powrotu podróży określa także czas jej trwania. Wiąże się to z odpowiedzią na następujące pytania:

• czy pokryje koszty noclegu pracownika;
• czy pokryje koszty posiłków i w jakiej wysokości;
• czy zapewni środek transportu do odbycia podróży służbowej;
• czy przekaże pracownikowi zaliczkę.

Pracodawca ustala także ewentualne, dające się wstępnie oszacować inne koszty.

Podobnie jak w przypadku krajowych podróży służbowych z tytułu odbywania podróży służbowej pracownikowi przysługuje dieta, zwrot kosztów noclegowych lub ryczałt za nocleg, zwrot kosztów dojazdów lub ryczałt za dojazdy, zwrot kosztów wyżywienia lub ich pokrycie, a także zwrot pozostałych wydatki. Należy jednak zaznaczyć, iż wysokości poszczególnych kosztów przypadających na zagraniczny wyjazd służbowy będą się znacznie różnić od kosztów krajowej podróży służbowej.

Okres trwania wyjazdu służbowego

Niezwykle istotnym aspektem podróży służbowej jest czas jej trwania. Podróż służbowa, która trwa dłużej niż 3 miesiące, może wiązać się z możliwością zakwestionowania jej definicji i określeniem tego wyjazdu, jako oddelegowania do pracy za granicą. W takim wypadku koszty wyjazdu okażą się znacznie wyższe.

Dokumentacja polecenia służbowego

Podstawą rozliczenia zagranicznej podróży służbowej jest wypełnienie druku polecenia wyjazdu służbowego, w tym zewidencjonowanie wszystkich dat, godzin wyjazdów, przejazdów, powrotu z wyszczególnieniem miejscowości oraz z określeniem środka transportu, typu noclegu, kosztów diet i pozostałych kosztów.

Dla podróży zagranicznych zakres danych niezbędny do ich rozliczenia jest taki sam jak dla podróży krajowych. Druk polecenia wyjazdu służbowego, jak i jego elementy pozostają zatem identyczne.

Miejsce zagranicznej podróży służbowej

Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej wyznacza pracodawca, przy czym miejscem tym może być miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika, a także miejsce siedziby firmy czy też stałego wykonywania pracy.

Data w zagranicznej podróży służbowej

Pracodawca określa datę rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Oczywiście może się zdarzyć, iż w trakcie odbywania podróży służbowej data końcowa podróży może ulec zmianie. Należy jednak podkreślić, iż w myśl § 12 rozporządzenia w celu rozliczenia zagranicznej podróży służbowej czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

• lądowej – od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
• lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
• morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Cel w zagranicznej podróży służbowej

Zadania do wykonania dla pracownika stanowiące cel zagranicznej podróży służbowej określa pracodawca.

Należności pracownika w podróży służbowej

Podobnie jak w podróży krajowej, w podróży zagranicznej pracownikowi przysługują należności zgodne z rozporządzeniem § 2 Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej zwanym dalej rozporządzeniem, a więc diety, zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Rozliczenie należności pracowniczych w zagranicznej podróży służbowej – dieta i wyżywienie

Na mocy § 13 rozporządzenia dieta w czasie zagranicznej podróży służbowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, jak i pozostałych drobnych wydatków.

W przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju należy obliczyć dietę za czas przejazdu zgodnie z krajowymi stawkami diety i zasadami jej rozliczania.

Dieta należna w przypadku zagranicznej podróży służbowej przysługuje w wysokości obowiązującej dla kraju przeznaczenia tej podróży. Jeżeli cel podróży musi być zrealizowany w dwóch lub więcej państwach, pracodawca może określić więcej niż jedno państwo docelowe.

Należność z tytułu diety oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

• do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety;
• ponad 8 i do 12 godzin – przysługuje 50% diety;
• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach została określona w załączniku do rozporządzenia.

Jeżeli pracodawca zapewnił pracownikowi w czasie zagranicznej podróży służbowej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, wówczas zatrudnionemu przysługuje 25% diety.

Podobnie jak w przypadku krajowej podróży służbowej ustalając wysokość diety, należy ją pomniejszyć o kwotę składającą się na zapewnione bezpłatne wyżywienie, przyjmując, że poszczególne posiłki w ciągu dnia stanowią odpowiednio:

• śniadanie – 15% diety;
• obiad – 30% diety;
• kolacja – 30% diety.

Jeśli pracownik wynajął pokój w hotelu wraz z wyżywieniem, a pracodawca zapewnił w ramach tej usługi wyżywienie, wówczas wysokość diety także pomniejsza się o powyższe stawki.

Zgodnie z § 14 pkt 4 rozporządzenia pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Ponadto w przypadku, gdy pracownik jest za granicą hospitalizowany za każdą dobę pobytu pracownika w szpitalu lub w innym zakładzie leczniczym w okresie odbywania zagranicznej podróży służbowej dodatkowo przysługuje mu 25% diety.

W przypadku choroby powstałej podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą ze środków pracodawcy. Wyjątkiem w tym przypadku jest otrzymanie przez pracownika zwrotu środków sfinansowanych ze świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej.

Należy zauważyć, że zwrotowi nie będą podlegać koszty nieuzasadnionego zakupu leków, a także koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych, koszty nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych i okularów.

W przypadku śmierci pracownika w czasie odbywania zagranicznej podróży służbowej pracodawca pokrywa koszty transportu zwłok do kraju.

Rozliczenie należności pracowniczych w zagranicznej podróży służbowej – nocleg

Pracownik, który dostarczy pracodawcy rachunki dokumentujące koszty noclegu podczas zagranicznej podróży służbowej, otrzyma zwrot tych kosztów, jednak tylko w granicach limitu określonego dla poszczególnych państw w załączniku do rozporządzenia.

Jeżeli pracownik nie przedłoży żadnych rachunków za nocleg, wówczas będzie mu należny ryczałt w wysokości 25% limitu określonego dla poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

Pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za rachunki dokumentujące koszty noclegu pracownika ponad limit, jednak kwestia ta wymaga właściwego uzasadnienia.

Pracodawca może oczywiście sam zapewnić pracownikowi pokrycie wszelkich kosztów noclegu. Wtedy nie będzie już przysługiwać pracownikowi ani zwrot kosztów, ani ryczałt za nocleg.

Przykłady wysokości diet i ryczałtów za nocleg w niektórych krajach przedstawiono w poniższej tabeli.

Rozliczenie należności pracowniczych w zagranicznej podróży służbowej – dojazdy

Pracownikowi, który odbywa zagraniczną podróż służbową, należy się ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. Ryczałt ten wynosi kwotę jednej diety.

Jeżeli pracownik zdecydował, że poniesie koszty dojazdu w jedną stronę, wówczas będzie przysługiwać mu ryczałt za nocleg w wysokości 50% diety.

Z kolei ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji publicznej przysługuje pracownikowi w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży zagranicznej.

Ryczałtu za dojazdy nie otrzyma pracownik:

• któremu pracodawca zapewnia bezpłatne dojazdy;
• używający w zagranicznej podróży służbowej samochodu firmowego lub prywatnego, motocykla lub motoroweru;
• który nie poniósł kosztów, na których pokrycie jest przeznaczony ryczałt.

Wyjątkowo, gdy zagraniczna podróż służbowa trwa dłużej niż 30 dni albo miejsce docelowym jest kraj spoza UE, pracodawca może zwrócić koszt przewozu samolotem bagażu osobistego o wadze do 30 kg, liczonej łącznie z wagą bagażu opłaconego w cenie biletu.

Rozliczenie należności pracowniczych w zagranicznej podróży służbowej – pozostałe wydatki

Pracownikowi przysługuje także zwrot kosztów udokumentowanych fakturami, rachunkami, które to musiał ponieść, aby zrealizować zadania w czasie zagranicznej podróży służbowej.

Mogą to być m.in. bilety wstępu na targi, imprezy, przedstawienia, płatne spotkania biznesowe, prezentacje. Kosztami pracownika są także wydatki poniesione na wszelkie opłaty skarbowe i administracyjne wynikające z przebywania w określonych miejscach lub parkowania w określonych strefach.