Jaki jest moment powstania kosztu uzyskania przychodu?
Zasady ujmowania kosztów w PKPiR (Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów) wynikają bezpośrednio z ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o Podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT).
Moment powstania kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.
Liczy się moment, w którym wystawca sporządził dokument, co znajduje odzwierciedlenie w polu data wystawienia.
Co decyduje o momencie ujęcia kosztu? Data wystawienia faktury czy data nadania numeru KSeF?
W systemie KSeF faktura zyskuje status faktury ustrukturyzowanej (e-faktura) w momencie nadania jej unikalnego numeru identyfikacyjnego. Często zdarza się, że proces ten następuje z opóźnieniem względem daty sporządzenia dokumentu przez system sprzedawcy.
Dla potrzeb rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych rozróżnienie to jest fundamentalne:
- data wystawienia – moment, w którym koszt staje się „prawnie poniesiony” w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym;
- data przesłania / nadania numeru KSeF – techniczna data potwierdzająca wprowadzenie dokumentu do centralnej bazy danych. Nie ma ona wpływu na datę ujęcia kosztu w PKPiR.
Gdyby podatnik zdecydował się ująć wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodu pod datą nadania numeru KSeF, mógłby narazić się na zarzut prowadzenia księgi w sposób wadliwy (niezgodny ze stanem faktycznym i przepisami). Koszt zostałby bowiem przesunięty w czasie, co w pewnych okolicznościach mogłoby wpłynąć na wysokość zaliczki na podatek dochodowy.
Czy metoda rozliczania kosztów ma znaczenie w KSeF?
Większość przedsiębiorców prowadzących PKPiR stosuje tzw. metodę kasową, w której koszty ujmuje się w dacie ich poniesienia (czyli wystawienia faktury), niezależnie od tego, jakiego okresu dotyczą.
Istnieje również metoda memoriałowa (art. 22 ust. 5-5c i 6 ustawy o PIT), stosowana rzadziej, gdzie koszty dzieli się na bezpośrednie i pośrednie. Jednak nawet w tej metodzie, data wystawienia faktury pozostaje punktem wyjścia dla określenia momentu technicznego wpisu do księgi, o ile koszt dotyczy danego roku podatkowego.
Więcej na temat dostępnych metod rozliczenia kosztów dowiesz się z artykułu: Zasada memoriałowa czy kasowy PIT? Kto może skorzystać i kiedy się opłaca?
Jeśli podatnik otrzymałby fakturę wystawioną np. 10 czerwca dopiero pod koniec miesiąca, wciąż powinien wpisać ją do księgi z datą jej wystawienia. System KSeF sprawia, że „fizyczne” otrzymanie dokumentu może być opóźnione względem jego wystawienia, ale dla księgowości PIT nie zmienia to faktu, że zdarzenie gospodarcze i jego udokumentowanie miało miejsce 10 marca.
Praktyczny przykład zapisu kosztu
Data zdarzenia gospodarczego – 10 marca (zgodnie z dokumentem).
Numer dowodu księgowego – numer faktury nadany przez sprzedawcę.
Kolumna 10 (zakup towarów) lub 13 (pozostałe wydatki) – wartość netto (lub brutto, jeśli podatnik nie jest czynnym podatnikiem VAT).
Uwaga na przełom miesiąca i kwartału
Najczęściej problemem są rozliczenia kosztów uzyskania przychodu na przełomie okresów rozliczeniowych. Przykładem może być sytuacja, w której kontrahent wystawia fakturę 30 maja, ale przesyła ją do KSeF (i system nadaje jej numer) dopiero 2 czerwca.
Kierując się datą KSeF koszt uzyskania przychodu obniżyłby dochód dopiero w trzecim kwartale lub czerwcu (w zależności od sposobu rozliczenia wybranego przez podatnika). Kierując się ustawą o PIT wydatek obniża dochód już w maju, co pozwala na zapłatę niższej zaliczki na podatek za ten miesiąc.
Zignorowanie daty wystawienia (30 maja) na rzecz daty systemowej (2 czerwca) byłoby działaniem na niekorzyść podatnika i niezgodnie z ustawą o PIT. Podobnie wygląda sytuacja na przełomie lat – faktura wystawiona 31 grudnia musi trafić do kosztów zamykanego roku, nawet jeśli w KSeF pojawi się w styczniu nowego roku.
KSeF to tylko narzędzie
Należy wyraźnie podkreślić, że KSeF jest narzędziem służącym do dokumentowania i archiwizowania transakcji. Choć wprowadza on pojęcie „daty otrzymania faktury ustrukturyzowanej”, pojęcie to zostało stworzone głównie na potrzeby podatku VAT (ustalenia momentu odliczenia podatku naliczonego).
Ustawodawca w procesie legislacyjnym dotyczącym KSeF nie zdecydował się na zmianę art. 22 ust. 6b ustawy o PIT. Było to działanie celowe, mające na celu zachowanie spójności rozliczeń kosztów uzyskania przychodów, które od lat opierają się na dacie wystawienia dokumentu. Dzięki temu przedsiębiorcy uniknęli chaosu, który mógłby powstać przy próbie synchronizacji kosztów PIT z momentem akceptacji dokumentów przez rządowe serwery.
Rekomendacja eksperta PITax
Dla celów ewidencji w PKPiR data 15 marca (przesłanie do KSeF) jest całkowicie nieistotna. Podatnik ma obowiązek przyjąć datę 10 marca jako dzień poniesienia kosztu.
O czym warto pamiętać?
Aby nie popełnić błędu i zachować pełną zgodność z przepisami ustawy o PIT pamiętaj o trzech rzeczach:
- sprawdzenie daty wystawienia – zawsze szukaj na e-fakturze pola data wystawienia, to ona determinuje wpis do PKPiR;
- nie czekaj z księgowaniem – jeśli masz informację o wystawieniu faktury, możesz ją ująć w kosztach pod tą datą;
- zadbaj o porządek w dokumentacji – mimo że faktury są w systemie KSeF, dla celów PIT warto zachować czytelną informację o dacie ich wystawienia, aby podczas kontroli skarbowej móc uzasadnić chronologię wpisów w księdze.
Właściwe zrozumienie tej zasady pozwala uniknąć błędów w obliczaniu podstawy opodatkowania i zapewnia bezpieczeństwo w relacjach z organami podatkowymi, które weryfikując koszty, zawsze będą odwoływać się do momentu wystawienia dowodu księgowego.
Źródła:
- Podręcznik KSeF 2.0 Cz. II. Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF;
- art. 22 ust. 6b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o Podatku dochodowym od osób fizycznych;
- art. 193 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa.
