Jesteś tutaj: Strona główna Wiedza Poradnik rozliczenia Jak sprawdzić status podatnika VAT?

Jak sprawdzić status podatnika VAT?

▪ 24 stycznia 2022 r. ▪ Zaktualizowano: 29 stycznia 2022 r. ▪ Autor: Mateusz Musiał

Weryfikacja statusu kontrahenta jako podatnika VAT jest szczególnie istotna z uwagi na zachowanie przez niego prawa do odliczenia naliczonego VAT czy uniknięcie negatywnych konsekwencji karno-skarbowych. Poniżej przybliżamy sposoby na sprawdzenie drugiej strony transakcji.

Jak sprawdzić status podatnika VAT?

Spis treści

  1. W jakich sytuacjach powinniśmy sprawdzić status podatnika VAT?
  2. Rodzaje statusu podatnika VAT
  3. Metody weryfikacji kontrahenta

W jakich sytuacjach powinniśmy sprawdzić status podatnika VAT?

Zasadniczym celem weryfikacji naszego kontrahenta przy transakcjach opodatkowanych VAT jest minimalizacja ryzyka podatkowego polegającego na zakwestionowaniu prawa do odliczenia naliczonego VAT czy np. podejrzeniu o uczestnictwo w łańcuchu fikcyjnych transakcji (zagrożone nałożeniem sankcyjnych stawek podatku oraz ponoszeniem dotkliwej odpowiedzialności karno-skarbowej). Upewnienie się, co do statusu drugiej strony transakcji, każdorazowo przyczynia się do pozytywnej oceny dochowania należytej staranności przez przedsiębiorcę w razie zakwestionowania danej transakcji przez organy podatkowe, a ponadto stanowi zabezpieczenie przed ewentualną odpowiedzialnością solidarną za zobowiązania podatkowe nieuczciwego kontrahenta. Jest to szczególnie istotne działanie z punktu widzenia odpowiedzialności za zobowiązania w VAT przy odwrotnym obciążeniu tym podatkiem oraz przy możliwości skorzystania z tzw. ulgi na złe długi.

Rodzaje statusu podatnika VAT

Wyróżniamy dwa rodzaje statusu podatnika VAT: czynny oraz zwolniony.

Czynnymi podatnikami VAT są podmioty prowadzące działalność gospodarczą, które zostały zarejestrowane do katalogu podatników VAT i dokonują czynności podlegających opodatkowaniu VAT, w szczególności takich jak:

  • odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju;
  • eksport towarów;
  • import towarów na terytorium kraju;
  • wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
  • wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.


Zwolnionymi podatnikami VAT
są natomiast podmioty, które:

  • świadczą usługi lub dokonują dostawy towarów podlegających zwolnieniu z opodatkowania VAT;
  • wykonują działalność gospodarczą nieznacznych rozmiarów, tzn. taką, w ramach której wartość sprzedaży nie przekroczyła w minionym roku podatkowym kwoty 200 000 złotych.


Do kwoty tej nie wlicza się kwoty należnych podatków. W przypadku zwolnionych podatników VAT należy pamiętać, że nie przysługuje im prawo do odliczenia VAT naliczonego.

Metody weryfikacji kontrahenta

Elektroniczna weryfikacja na "białej liście" podatników VAT

Celem ustalenia, czy nasz kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, możemy dokonać weryfikacji w dwojaki sposób. Pierwszy sprowadza się do sprawdzenia jego statusu drogą elektroniczną. W zależności od tego, czy kontrahentem jest podmiot krajowy, czy zagraniczny, należy skorzystać z właściwego rejestru podatników. Jeśli dokonujemy transakcji z przedsiębiorcą krajowym, należy skorzystać z usługi dostępnej na stronie rządowej. Czynni podatnicy VAT znajdują się w wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT – zwanym również białą listą podatników VAT.

Aby dowiedzieć się o statusie naszego kontrahenta, należy dysponować jedną z następujących informacji:

  • NIP,
  • REGON,
  • nr rachunku bankowego,
  • firmy (nazwa, pod którą przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą zarejestrowaną jako czynny podatnik VAT).


Poza potwierdzeniem statusu weryfikowanego podmiotu, w sytuacji, gdy nasz kontrahent nie będzie figurował na białej liście podatników VAT, uzyskamy również stosowną adnotację, która wyjaśni nam, z jakich względów danemu podmiotowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono do rejestru jako podatnika VAT. Ponadto uzyskamy informację o rachunku bankowym, na który jesteśmy zobowiązani dokonywać płatności w ramach podejmowanych z naszym kontrahentem transakcji.

Weryfikacja zagranicznego kontrahenta

Możliwość weryfikacji kontrahenta zagranicznego jest natomiast dostępna na stronie Komisji Europejskiej. Wyszukiwarka europejskich podmiotów VAT znajduje się w sekcji „Unia Celna i Podatkowa”, gdzie znajdziemy zakładkę VIES.

Aktywność numeru VAT nadanego przez Państwo Członkowskie/Irlandię Północną można zweryfikować, wybierając odpowiednie państwo z listy i wpisując numer VAT, który chcemy sprawdzić. W wyniku podania przez nas powyższych informacji otrzymujemy powiadomienie, czy mamy do czynienia z ważnym czy też nieważnym numerem VAT dla transakcji transgranicznych w obrębie Unii Europejskiej.

Zaświadczenie wydane przez Urząd Skarbowy

Trzecim sposobem na weryfikację kontrahenta jest złożenie wniosku do właściwego naczelnika urzędu skarbowego o wydanie zaświadczenia potwierdzającego status podatnika VAT. W ramach tej procedury będziemy zobowiązani do poniesienia kosztu opłaty skarbowej w wysokości 21 zł, w sytuacji zaś, gdy wniosek będzie składany przez pełnomocnika – dodatkowo 17 zł, chyba że pełnomocnikiem jest nasz małżonek, dziecko, rodzic, dziadkowie, wnuki lub rodzeństwo.

Celem uzyskania informacji o drugiej stronie transakcji, będziemy musieli dysponować takimi informacjami jak firma jego przedsiębiorstwa czy imię i nazwisko, a ponadto miejscem zamieszkania/siedziby oraz NIP. Jednocześnie należy zadeklarować jaki status podatnika VAT chcielibyśmy potwierdzić, a mianowicie czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym, czy zwolnionym. Zaświadczenie ze stosownymi informacjami o danym podmiocie, o które wnioskujemy, zostanie wydane niezwłocznie – nie później niż w ciągu 7 dni, licząc od dnia wpłynięcia wniosku do właściwego urzędu.

Specjalista ds. postępowań sądowo-administracyjnych 

mateusz.musial@pitax.pl

Mateusz Musiał

Doświadczenie zawodowe jako prawnik zdobywał, współpracując z kancelariami doradztwa podatkowego oraz sprawując samodzielną obsługę prawną podmiotów gospodarczych i osób fizycznych. Specjalizuje się w postępowaniach podatkowych, egzekucyjnych przed administracją skarbową oraz sądowoadministracyjnych. Aktywnie uczestniczył w opracowywaniu strategii procesowych oraz analizie transakcji pod kątem występowania ryzyka podatkowego. (...)

Program ten umożliwia swobodny wybór i przekazanie 1,5% podatku dochodowego od osób fizycznych wybranej Organizacji Pożytku Publicznego.

Pomoc Techniczna

  • 534 30 50 40
  • pn-pt 9:00 – 16:00
  • ikona emailpomoc@pitax.pl

Krajowa Informacja Skarbowa

  • 22 330 0 330
  • pn-pt 7:00 – 18:00