W jaki sposób nadać uprawnienie w KSeF i jak wypełnić ZAW FA? Praktyczna instrukcja krok po kroku

• Obowiązkowy KSeF obejmuje kolejne grupy przedsiębiorców począwszy od 1 lutego 2026 roku. Od 1 stycznia 2027 roku będzie obowiązywał wszystkie firmy, w tym podmioty zwolnione z podatku VAT. Mając na uwadze zbliżający się obowiązek wielu przedsiębiorców zaczęło rozważać delegowanie obsługi KSeF poprzez nadanie wybranym osobom fizycznym odpowiednich uprawnień do wystawiania faktur czy dostępu do dokumentów.
• Do pierwszego zgłoszenia lub odebrania uprawnień dla reprezentanta służy zawiadomienie ZAW-FA, składane elektronicznie lub papierowo do właściwego urzędu skarbowego.
• Po wyznaczeniu pierwszej osoby dalsze nadawanie dostępów odbywa się już bezpośrednio w systemie KSeF bez konieczności ponownego składania formularza ZAW-FA.

Od kiedy przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę KSeF?

Od 1 stycznia 2027 roku wystawianie i przesyłanie faktur za pomocą KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT.

Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek korzystania z KSeF dotyczy również przedsiębiorców, którzy korzystają ze stawki 0% i podmioty będące podatnikami VAT, ale podlegającymi zwolnieniu (np. zwolnienie podmiotowe z uwagi na sprzedaż poniżej 240 000 zł przychodu).

Więcej na temat harmonogramu wdrażania zmian związanych z Krajowego Systemu e-Faktur dowiesz się z artykułu: KSeF - co to jest, od kiedy obowiązuje oraz jak działa? 

Czy przedsiębiorca może upoważnić inny podmiot do działania w KSeF?

Przedsiębiorca ma możliwość nadania i odbierania uprawnień do działania w imieniu jego przedsiębiorstwa innej osobie fizycznej. Upoważniony podmiot dostaje działanie w Krajowym Systemie e-faktur w imieniu mocodawcy we wskazanym zakresie. System umożliwia nadanie różnych zakresów uprawnień różniących się sposobem wystawiania faktur, dostępu do dokumentów finansowych oraz zarządzaniem dalszymi uprawnieniami.

Jak nadać lub odebrać uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?

W celu upoważnienia do korzystania z KSeF podatnik wypełnia urzędowy formularz. ZAW-FA to druk stanowiący zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, który składa się w formie elektronicznej (przez e-Urząd Skarbowy albo e-Doręczenia), a w przypadku braku takiej możliwości - papierowo do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego.

Osobą upoważnioną może być osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. Brak innych ograniczeń, co do podmiotu, któremu nadawane są uprawnienia do korzystania KSeF oznacza, że można wyznaczyć pracownika, księgowego, a nawet osobę niezwiązaną z przedsiębiorstwem podatnika.

Warto przy tym podkreślić, że ZAW-FA nie jest formularzem, który należy składać za każdym razem, gdy firma chce nadać dostęp kolejnej osobie. Po skutecznym wskazaniu pierwszej osoby kolejne uprawnienia mogą być nadawane już elektronicznie w KSeF. Formularz wykorzystuje się ponownie tylko wtedy, gdy konieczne jest odebranie uprawnień osobie wskazanej wcześniej za pośrednictwem ZAW-FA i wskazanie następnej osoby.

Jak wypełnić ZAW FA krok po kroku? Praktyczna instrukcja z objaśnieniem

Na dzień 2 września 2026 r. obowiązującą wersją druku jest ZAW-FA (3). Urzędowy formularz wypełnia się uzupełniając poszczególne pozycje.

Krok 1 - wskaż NIP właściwego podmiotu

Pierwsza pozycja formularza odpowiada za podanie NIP podatnika lub podmiotu, którego dotyczą zgłaszane uprawnienia. Wybór jednego z jednego z dwóch wariantów nie jest dowolny - w przypadku, gdy zawiadomienie stanowi pierwsze upoważnienie ZAW-FA podaje się NIP podatnika, a gdy jest to dalsze umocowanie (ZAW-FA wypełniane przez osobę wcześniej upoważnioną) podaje się NIP osoby, która wypełnia druk.

Nie należy wpisywać w tym miejscu NIP osoby, która ma otrzymać dostęp do KSeF. Dane tej osoby znajdują się dopiero w części C. Rozróżnienie tych dwóch informacji jest jednym z podstawowych elementów prawidłowego wypełnienia ZAW-FA.

Poz. 2-4 podlegają wypełnieniu przez urząd skarbowy i należy pozostawić puste.

Krok 2 - wybierz właściwy urząd skarbowy

W poz. 5. części A. Miejsce i cel składania należy wskazać właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Wybór organu podatkowego jest obowiązkowy niezależnie od tego, czy wysyłka ZAW-FA odbywa się drogą elektroniczną czy w tradycyjny sposób (w formie papierowej). Formularz kierowany jest do właściwego organu podatkowego podatnika.

Masz wątpliwości, który urząd skarbowy wybrać? Skorzystaj z instrukcji zawartej w artykule W którym urzędzie skarbowym rozliczyć PIT?

Krok 3 - wskaż, w jakim celu składasz ZAW FA

W poz. 6 wskazujesz, w jakim celu składasz zawiadomienie i możesz wybrać jedną z czterech opcji: 

1. nadanie uprawnień - wskazanie osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Wskazanie kolejnej osoby fizycznej
   jest możliwe za pośrednictwem ZAW-FA po odebraniu uprawnień osobie fizycznej uprzednio wskazanej w części C. Dalsze uprawnienia nadawane przez osobę fizyczną wskazaną za pośrednictwem ZAW-FA są nadawane elektronicznie już w samym KSeF.
2. odebranie uprawnień - odebranie uprawnień osobie uprzednio wyznaczonej do korzystania z KSeF w drodze druku ZAW-FA, 
3. odebranie wszelkich nadanych uprawnień - oznacza to złożenie oświadczenia woli o chęci przywrócenia stanu pierwotnego (tak jakby ZAW-FA nie został wcześniej złożony). Odebranie wszelkich nadanych uprawnień następuje z wyłączeniem uprawnień właścicielskich, których odebranie nie jest możliwe.
4. zgłoszenie danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej - podajesz odcisk palca podpisu, jeśli w Twoim certyfikacie brak zarówno numeru NIP i PESEL.

Krok 4 - podaj dane kontaktowe

Część B służy jednoznacznej identyfikacji Wnioskodawcy oraz do wskazania danych ułatwiających kontakt z urzędem skarbowym.

Poz. 7 części B wskazujesz, czy działasz jako podmiot niebędący osobą fizyczną, organ egzekucyjny czy osoba fizyczna.

W pozycji 8 podaje się odpowiednio pełną nazwę podmiotu albo nazwisko i pierwsze imię osoby fizycznej. Następnie w części B.2 można podać numer telefonu (poz. 9.) i adres e-mail (poz. 10.).

Krok 5 - wpisz dane osoby, której nadawane są uprawnienia (opcjonalnie)

Uwaga! Część C nie jest wypełniana wypełniana, jeśli została zaznaczona poz. 6.3. lub poz. 6.2. części A.

Część C jest przeznaczona do wskazania danych osoby fizycznej, która ma uzyskać uprawnienie do korzystania z KSeF.

W pozycji 11 należy wybrać rodzaj identyfikatora:

• NIP (poz. 11.1),
• PESEL (poz. 11.2.) lub

• brak identyfikatora (poz. 11.3.).

Najczęściej dochodzi do wyboru między PESEL lub NIP. Sytuacja, w której osoba uprawniona może nie posiadać identyfikatora podatkowego jest niezmiernie rzadka i dotyczy w szczególności nierezydentów podatkowych.

Poz. 12. do poz. 18. odpowiadają za przepisanie danych z dokumentu tożsamości osoby uprawnionej. 

Podobnie jak w części B.2., część C.2. odpowiada za podanie telefonu (poz. 19.) i adres e-mail (poz. 20), tyle że osoby uprawnionej, a nie jak wyżej - Wnioskodawcy.

Krok 6 - zgłoszenie danych unikalnych (opcjonalnie)

Uwaga! Część D nie jest wypełniana wypełniana, jeśli została zaznaczona poz. 6.1, 6.2. lub 6.3. części A.

Część D. (poz. 21.) dotyczy danych unikalnych powiązanych z kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, jeżeli certyfikat nie zawiera NIP ani PESEL. W zawiadomieniu ZAW-FA dane podaje się w postaci wartości SHA-256 (odcisk palca certyfikatu).

Przed wypełnieniem części D. ustal, jakie dane identyfikacyjne zawiera certyfikat. Podanie błędnych informacji spowoduje, że KSeF nie rozpozna użytkownika.

Krok 7 - podpisz formularz

W części E. jest przeznaczona na podpis:

• podatnika lub 
• podmiotu albo osób reprezentujących podatnika. 

Formularz przewiduje miejsce dla czterech osób reprezentujących podmiot. Należy podać ich nazwiska, imiona, stanowiska lub funkcje oraz złożyć podpis.

Jeżeli zasady reprezentacji wymagają większej liczby osób, osoby niewymienione w podstawowym formularzu należy wskazać w dodatkowym egzemplarzu ZAW-FA. W przypadku reprezentacji wieloosobowej szczególnie ważne jest więc sprawdzenie zasad reprezentacji podmiotu przed złożeniem dokumentu.

Jakie są skutki złożenia ZAW FA?

Złożenie i pozytywne rozpatrzenie zawiadomienia ZAW-FA to cel wniosku podany w poz. 6. czyli nadanie, odebranie uprawnień lub zgłoszenie danych unikalnych W drodze ZAW FA najczęściej wskazuje się nadanie uprawnień, w następstwie czego osoba wskazana w zawiadomieniu może zacząć korzystanie z KSeF i rozpocząć wykonywanie operacji w zakresie swoich uprawnień.

Czy ZAW-FA (3) jest potrzebny każdemu przedsiębiorcy?

Przedsiębiorca nie potrzebuje ZAW FA tylko dlatego, że korzysta z KSeF. Podatnik może dokonać samodzielnego uwierzytelnienia w systemie i rozpocząć korzystać z KSeF bez wskazywania siebie za pośrednictwem urzędowego druku.

ZAW-FA jest natomiast bardzo istotny dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi, które nie mają możliwości uwierzytelnienia się przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Wówczas formularz umożliwia wskazanie konkretnej osoby fizycznej, która będzie działać w imieniu swojego mocodawcy.

Rekomendacja eksperta PITax

Często występującym problemem jest dochowanie właściwej reprezentacji podmiotu. Podmiot nieuprawniony do występowania w imieniu przedsiębiorcy nie ma możliwości skutecznego złożenia zawiadomienia ZAW-FA. Przed wysłaniem wniosku i uzupełnieniem części E. druku sprawdź rejestr przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (dla spółek prawa handlowego) lub Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej pod kątem osób upoważnionych do reprezentowania przedsiębiorstwo, którego ZAW-FA dotyczy.