ZUS ZUA - jak wypełnić druk, dla kogo i sposób wysyłki online

Co to jest ZUS ZUA?

ZUS ZUA to urzędowy druk, za pomocą którego następuje zgłoszenie, zmiana lub korekta danych osoby do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego.

ZUS ZUA nie składa się wobec osób, które są objęte wyłącznie ubezpieczeniem zdrowotnym. W celu zgłoszenia, zmiany lub korekty danych osoby opłacającej wyłącznie składkę zdrowotną wypełnia się formularz ZUS ZZA.

Kiedy złożyć ZUS ZUA?

Zgłoszenia na druku ZUS ZUA dokonuje się w terminie 7 dni od dnia, w którym powstał obowiązek ubezpieczenia.

Moment obowiązkowego zgłoszenia do ubezpieczeń za pomocą ZUS ZUA, od którego liczy się termin siedmiodniowy różni się w zależności od źródła przychodów ubezpieczonego:

• umowa o pracę - dla pracownika termin do zgłoszenia liczy się od dnia nawiązania stosunku pracy,
• umowa zlecenie - dla zleceniobiorcy zgłoszenie powinno nastąpić w tydzień od momentu rozpoczęcia wykonywania umowy,
• działalność gospodarcza - od dnia rozpoczęcia prowadzenia działalności (rejestracja w CEiDG lub KRS).

Zawarcie umowy o dzieło nie powoduje obowiązku złożenia ZUS ZUA, nawet jeśli naliczane są składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zamawiający dzieło składa natomiast formularz RUD.

Kto składa ZUS ZUA?

Formularz ZUS ZUA zawsze składa płatnik składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W zależności od źródła przychodów, płatnikiem jest:

• stosunek pracy i pokrewne formy zatrudnienia - płatnikiem składek jest pracodawca,
• zlecenie - płatnikiem składek jest zleceniodawca,
• działalność gospodarcza - przedsiębiorca jest zobowiązany do samoobliczenia podatku, składek, jak również zgłoszenia ZUS ZUA.

Jak wypełnić ZUS ZUA? Praktyczna instrukcja krok po kroku

Krok 1 - rejestracja i logowanie

Aby skorzystać z możliwości i konieczności wysłania druków rozliczeniowych w eZUS, w pierwszej kolejności należy zarejestrować konto lub przejść do logowania do swojego profilu (za pośrednictwem bankowości elektronicznej, aplikacji mObywatel, Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego).

Krok 2 - wybór właściwego sposobu wysyłki

ZUS ZUA złożysz w formie:

• papierowej lub elektronicznej - dla zgłoszenia obejmującego 5 osób lub mniej,
• elektronicznej - dla zgłoszenia obejmującego 6 lub więcej osób.

W przypadku ZUS ZUA zawierającego zgłoszenie więcej niż 5 osób forma elektroniczna jest obowiązkowa.

Krok 3 - wypełnienie druku 

Dane organizacyjne

Część otwierająca druk ZUS ZUA umożliwia zadeklarowanie przeznaczenia formularza:

Zmiana danych identyfikacyjnych, takich jak nazwisko, imię, PESEL albo identyfikator dokumentu tożsamości, nie jest dokonywana przez ZUS ZUA. Do takich zmian służy formularz ZUS ZIUA.

Blok II - dane identyfikacyjne płatnika składek

Kolejna część druku ZUS ZUA dotyczy wyłącznie płatnika składek, który musi podać informacje:

Dane muszą odpowiadać informacjom zapisanym na koncie płatnika w ZUS.

Blok III - dane identyfikacyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń

Na podstawie części III druku ZUS ZUA, Zakład Ubezpieczeń Społecznych dokonuje identyfikacji ubezpieczonego. Aby prawidłowo wypełnić III. blok formularza podaj dane osoby ubezpieczonej:

Blok IV - dane ewidencyjne osoby zgłaszanej do ubezpieczeń

Blok 4. służy wpisaniu danych ewidencyjnych ubezpieczonego celem potwierdzenia tożsamości osoby objętej ubezpieczeniami ZUS.

Blok V - tytuł ubezpieczenia

W tym miejscu należy podać jeden z sześciocyfrowych kodów tytułu ubezpieczenia, który określa załącznik nr 24 o kodach wykorzystywanych przy wypełnianiu dokumentów z Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 kwietnia 2026 r. 

Ostatnie dwie cyfry kodu zmieniają się w zależności od dodatkowych cech ubezpieczonego, przykładowo:

• wiek do 26. roku życia,
• status emeryta,
• status rencisty.

Pamiętaj! Przed wpisaniem kodu, upewnij się czy ubezpieczony ma jakieś cechy szczególne uwzględnione w załączniku nr 24 Rozporządzenia. W szczególności zwróć uwagę, czy osoba ubezpieczona jest emerytem, rencistą lub posiada orzeczenie o niepełnosprawności. Jeśli dokonujesz zgłoszenia samego siebie jako przedsiębiorca i korzystasz z ulgi na start pamiętaj, że ulga na start oznacza brak ubezpieczeń społecznych przez okres sześciu miesięcy i nie następuje na ZUS ZUA, ale na druku ZUS ZZA.

Blok VI - dane o obowiązkowych ubezpieczeniach społecznych

Data powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych nie jest datą wypełnienia formularza. Poz. 1 wypełnij stosując się do zasad opisanych w części Kiedy złożyć ZUS ZUA? Datę objęcia ubezpieczeniami społecznymi wskazuje się przyjmując format DD.MM.RRRR

W polach dotyczących ubezpieczeń zaznacza się te ubezpieczenia społeczne, którym dana osoba podlega. Powszechnym modelem w stosunku pracy jest obowiązkowe podleganie wszystkim czterem ubezpieczeniom społecznym:

1. emerytalnemu,
2. rentowemu,
3. chorobowemu,
4. wypadkowemu.

Z kolei umowa zlecenia, która nie dotyczy osoby uczącej się do 26. roku życia obejmuje obowiązkowe ubezpieczenia:

• emerytalne, 
• rentowe,
• wypadkowe.

Ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne.

Blok VII - dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym

W polu 01 należy wpisać datę powstania obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego. Najczęściej obowiązek powstaje tego samego dnia co obowiązek ubezpieczeń społecznych, data będzie taka sama jak w bloku VI.

W polu 02 wpisuje się trzyznakowy kod oddziału Narodowego Funduszu Zdrowia właściwego dla osoby ubezpieczonej. Blok VII wypełnia się wtedy, gdy osoba podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Blok VIII - dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych

Blok VIII służy do zgłoszenia do dobrowolnych ubezpieczeń społecznych.

W polach dotyczących poszczególnych ubezpieczeń zaznacza się X:

• emerytalne,
• rentowe,
• chorobowe.

Pod właściwym tytułem jest miejsce na podanie momentu objęcia ubezpieczeniem.

Uwaga! Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe rozpoczyna się nie wcześniej niż dnia złożenia zgłoszenia. Wyjątkiem jest sytuacja, w której zgłoszenie do dobrowolnego chorobowego jest składane razem ze zgłoszeniem do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych w ciągu 7 dni od powstania tego obowiązku. Wówczas ubezpieczenie chorobowe może rozpocząć się od dnia powstania obowiązku ubezpieczeń emerytalnego i rentowych.

Przykład

Przedsiębiorca rozpoczął działalność 1 września 2026 r., a 5 września złożył ZUS ZUA, zaznaczając dobrowolne ubezpieczenie chorobowe od 1 września. Chorobowe może zostać objęte od 1 września, ponieważ zgłoszenie zostało przekazane w ciągu 7 dni. Zgłoszenie, które zostanie przekazane po terminie wiąże się z tym, że dobrowolne chorobowe nie zostanie objęte z datą wcześniejszą niż data zgłoszenia.

Blok IX - dane o dobrowolnym ubezpieczeniu zdrowotnym

Blok IX dotyczy dobrowolnego ubezpieczenia zdrowotnego.

Pamiętaj! Obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne zgłaszasz wypełniając blok VII. W bloku IX podaje się datę rozpoczęcia ubezpieczenia oraz właściwy kod oddziału NFZ, z którym została zawarta umowa o dodatkowe ubezpieczenie między NFZ a osobą, której dotyczy zgłoszenie.

Blok X - inne dane o osobie zgłaszanej do ubezpieczeń

Blok X ma zastosowanie przede wszystkim przy zgłaszaniu albo korygowaniu danych dotyczących okresów sprzed 1 stycznia 2009 r.

W polu dotyczącym kodu zawodu wpisuje się odpowiedni kod wykonywanego zawodu stanowiący sześciocyfrowy numer określony w załączniku do rozporządzenia w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalizacji na potrzeby rynku pracy oraz zakresu jej stosowania. Dane dotyczące pracy w szczególnych warunkach albo pracy o szczególnym charakterze podaje się tylko wtedy, gdy zgłoszenie lub korekta dotyczy wskazanego w formularzu okresu i istnieje podstawa do wykazania takiej pracy.

Blok XI - adres zameldowania na stałe miejsce pobytu

Wpisuje się tutaj adres zameldowania na stałe miejsce pobytu.

Blok XII - adres zamieszkania

Blok XIII wypełnia się tylko wtedy, gdy adres zamieszkania jest inny niż adres zameldowania wskazany w bloku XII.

Blok XIII - adres do korespondencji

Blok XIII wypełnia się, gdy osoba chce otrzymywać korespondencję na adres inny niż adres zameldowania i adres zamieszkania.

W przypadku, gdy blok XII nie zostanie wypełniony korespondencja będzie kierowana na adres zamieszkania. W formularzu również można wskazać adres poczty elektronicznej.

Blok XIV - oświadczenie płatnika składek

Blok XV - oświadczenie osoby zgłaszanej lub zgłoszonej do ubezpieczenia

Jak złożyć ZUS ZUA i zgłosić ubezpieczonego?

Druk ZUS ZUA można złożyć w formie:

• online,
• korespondencyjnie (Poczta Polska lub przesyłka kurierska),
• osobiście w biurze podawczym właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Forma papierowa zgłoszenia ZUS ZUA dostępna jest wyłącznie dla zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego obejmującego maksymalnie 5 osób. W przypadku przystępowania do ubezpieczeń ZUS sześciu lub więcej osób płatnik musi skorzystać ze zgłoszenia online na platformie eZUS (dawniej PUE ZUS). 

ZUS ZUA online

Aby złożyć ZUS ZUA online zaloguj się bezpośrednio do platformy eZUS, programu Płatnik lub ePłatnik albo oprogramowania zintegrowanego z rządowym serwisem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

ZUS ZUA korespondencyjnie i osobiście

W celu wysyłki druku ZUS ZUA w formie korespondencyjnej pobierz druk bezpośrednio ze strony ZUS, a następnie wypełnij go korzystając z poniższego poradnika Jak wypełnić ZUS ZUA? Praktyczna instrukcja krok po kroku. Po zakończeniu wypełniania formularza w wersji papierowej, wydrukuj go, a następnie zaadresuj i wyślij do właściwej placówki ZUS.