- Pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę mogą korzystać z ryczałtowych kosztów uzyskania przychodów, które obniżają podstawę opodatkowania. Jeśli faktyczne wydatki na dojazdy środkami transportu zbiorowego są wyższe niż ryczałt, podatnik ma prawo do ich rozliczenia na podstawie biletów imiennych.
- Wprowadzenie pracy zdalnej do Kodeksu pracy zmieniło sposób postrzegania kosztów pracowniczych w systemie podatkowym. Osoby pracujące w trybie Home Office muszą pamiętać, że dni bez fizycznej obecności w biurze wpływają na zasadność dokumentowania kosztów dojazdów.
- Optymalizacja podatkowa w zakresie kosztów dojazdów wymaga skrupulatnego gromadzenia dokumentacji i zrozumienia limitów ustawowych. Wybór między kosztami zryczałtowanymi a faktycznymi może przynieść wymierne korzyści finansowe w rocznym rozliczeniu PIT.
Ile wynoszą koszty uzyskania przychodu pracownika?
W przypadku osób uzyskujących przychody ze stosunku pracy, koszty uzyskania przychodów mają charakter zryczałtowany.
Niezależnie od tego, czy pracownik wydaje na paliwo lub bilety 50 zł czy 500 zł miesięcznie, pracodawca (jako płatnik) potrąca stałą kwotę. Podstawowe koszty uzyskania przychodu dla pracownika miejscowego wynoszą 250 zł miesięcznie (3 000 zł rocznie), natomiast dla pracownika dojeżdżającego z innej miejscowości (tzw. pracownik zamiejscowy) jest to 300 zł miesięcznie (3 600 zł rocznie).
Możliwość odliczenia realnych wydatków na dojazdy do pracy dotyczy osób, których realne wydatki na transport znacznie przewyższają limity ustawowe (250 lub 300 zł miesięcznie). Niestety, skorzystanie z preferencji podatkowej wiąże się z koniecznością spełnienia restrykcyjnych wymogów dokumentacyjnych.
Czy odliczenie faktycznych wydatków na dojazd do pracy jest możliwe?
W sytuacji, gdy koszty uzyskania przychodów (wynikające z sumowania miesięcznych ryczałtów) są niższe od wydatków faktycznie poniesionych na dojazdy do zakładu pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, możliwe jest odliczenie wydatków na dojazd do pracy w wysokości nakładów faktycznie poniesionych.
Warunek skorzystania z odliczenia rzeczywistych wydatków na dojazd do pracy to udokumentowanie ich imiennymi biletami okresowymi.
W tym miejscu pojawia się istotne ograniczenie.
Ustawa o PIT nie dopuszcza możliwości odliczenia faktycznych kosztów paliwa, amortyzacji samochodu prywatnego czy opłat za parkingi w ramach standardowych kosztów pracowniczych. Osoby podróżujące własnym autem korzystają ze stałych kosztów uzyskania przychodu.
Preferencja dla transportu zbiorowego ma podłoże proekologiczne i systemowe, promując korzystanie z usług przewoźników publicznych.
Ile wynoszą koszty uzyskania przychodu w pracy zdalnej i hybrydowej?
Wprowadzenie na stałe przepisów o pracy zdalnej do Kodeksu pracy w 2023 roku wymusiło nową interpretację przepisów podatkowych. Z perspektywy fiskalnej kluczowe jest pytanie, czy pracownik wykonujący obowiązki z domu może odliczać koszty dojazdów za dni, w których fizycznie do biura nie przyjechał?
W przypadku korzystania z ryczałtu miesięcznego, sprawa jest relatywnie prosta. Jeśli pracownik świadczył pracę chociaż przez jeden dzień w miesiącu (nawet jeśli pozostałe dni były pracą zdalną), przysługuje mu pełny ryczałt za dany miesiąc. Problemy zaczynają się przy pracy zdalnej całkowitej.
Jeśli przez cały miesiąc pracownik nie pojawił się w siedzibie firmy ani razu, prawo do naliczenia kosztów uzyskania przychodów za ten miesiąc teoretycznie wygasa, chyba że umowa przewiduje inne miejsce świadczenia pracy.
Przy pracy hybrydowej, gdzie pracownik pojawia się w biurze np. dwa razy w tygodniu, zakup biletu miesięcznego imiennego nadal może być opłacalny. Podatnik ma prawo odliczyć pełny koszt takiego biletu i przenieść na rozliczenie PIT 2026, o ile faktycznie służył on dojazdowi do pracy.
Ile wynoszą koszty pracownika z innej miejscowości?
Pracownicy dojeżdżający z innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy, są w uprzywilejowanej pozycji kwotowej (300 zł miesięcznie zamiast 250 zł). Aby skorzystać z tego podwyższenia, pracownik musi złożyć pracodawcy stosowne oświadczenie. Ważnym aspektem jest tutaj fakt, że podwyższone koszty nie przysługują, jeśli pracownik otrzymuje dodatek za rozłąkę lub zwrot kosztów przejazdu (chyba że zwrot ten jest opodatkowany).
W dobie cyfryzacji pracy często dochodzi do sytuacji, w których pracownik mieszka w innym województwie, a biuro odwiedza sporadycznie. W takich przypadkach status "zamiejscowego" jest zachowany, dopóki centrum interesów życiowych znajduje się poza miejscowością świadczenia pracy.
Należy jednak pamiętać o ryzyku zakwestionowania kosztów w sytuacji, gdy praca jest wykonywana w 100% zdalnie z miejscowości zamieszkania – wówczas koszt "dojazdu" do biura staje się fikcją prawną.
Kiedy rozliczenie PIT 2026 będzie błędne?
Najczęstszym błędem podatników jest próba odliczania paragonów za paliwo lub biletów jednorazowych.
Częstym błędem jest również kumulacja kosztów z wielu stosunków pracy. Istnieje górny limit roczny, którego podatnik nie może przekroczyć, nawet jeśli pracuje na trzy etaty w różnych miastach.
Dodatkowo, warto zwrócić uwagę na kwestię ryczałtów energetycznych i internetowych wypłacanych pracownikom zdalnym. Zwrot kosztów energii i internetu przy pracy zdalnej nie stanowi przychodu pracownika. Nie wpływa on zatem na wysokość kosztów uzyskania przychodów, ale stanowi istotny element optymalizacji obciążeń na linii pracodawca-pracownik.
Podsumowanie
Koszty uzyskania przychodów mają na celu zabezpieczenie źródła przychodów. Skoro pracownik musi pozostawać w gotowości do pojawienia się w biurze na wezwanie przełożonego, to ponoszone przez niego stałe wydatki na komunikację (np. bilet kwartalny) powinny być w pełni rozliczalne, niezależnie od liczby dni przepracowanych stacjonarnie.
Rozliczanie dojazdów do pracy w PIT 2026 wymaga nie tylko znajomości limitów, ale też świadomego zarządzania dokumentacją. W dobie inflacji i rosnących kosztów życia, każda złotówka odzyskana z podatku dzięki poprawnemu zastosowaniu kosztów faktycznie poniesionych stanowi realne wsparcie budżetu domowego. Pracownicy powinni zatem regularnie weryfikować, czy ryczałt ustawowy jest dla nich najkorzystniejszym rozwiązaniem.
| Rodzaj kosztów | Miesięcznie (1 etat) | Rocznie (1 etat) | Limit roczny (wiele etatów) |
|---|---|---|---|
| Podstawowe (miejscowe) | 250 zł | 3 000 zł | 4 500 zł |
| Podwyższone (zamiejscowe) | 300 zł | 3 600 zł | 5 400 zł |
| Faktyczne (udokumentowane) | Bez limitu | Suma z biletów imiennych | Brak |
Źródła:
- art. 22 ust. 2 pkt 1-4 oraz ust. 11-13 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o Podatku dochodowym od osób fizycznych.
