Sposób wystawiania i dodanie e-faktury do KSeF
Faktura ustrukturyzowana to nie tylko plik XML, ale przede wszystkim proces jej skutecznego wprowadzenia do obrotu prawnego. Ministerstwo Finansów wyróżnia dwa sposoby na wystawienie i dodanie e-faktury do KSeF:
- online,
- offline.
Tryb offline (bez transmisji danych w czasie rzeczywistym) obejmuje szereg procedur wymuszonych awarią lub pracami serwisowymi, a także tzw. stały tryb offline24.
Obecna architektura prawna wyróżnia trzy scenariusze reaktywne (niedostępność, awaria, awaria całkowita) oraz jeden proaktywny (offline24). Każdy z nich generuje odmienne terminy raportowania i skutki w zakresie daty wystawienia faktury.
Tryb offline24
Na czym polega tryb offline24?
Artykuł 106nda ustawy o VAT wprowadza rozwiązanie, które stało się odpowiedzią na postulaty branż retail oraz paliwowej. Tryb offline24 nie jest procedurą ratunkową, lecz świadomym wyborem modelu biznesowego. Pozwala on na generowanie faktur bez aktywnego połączenia z serwerami KSeF, co ma kluczowe znaczenie w miejscach o niestabilnym łączu lub w punktach o dużym natężeniu ruchu.
Podatnik zyskuje swobodę w momencie generowania dokumentu, jednak ma bardzo krótki termin na jego późniejsze wprowadzenie do systemu. Niezachowanie tego terminu może skutkować sankcjami karnoskarbowymi oraz kwestionowaniem daty wystawienia dokumentu przez organy podatkowe.
| Cecha | Wymogi prawne |
|---|---|
| Postać faktury | Elektroniczna, zgodna ze strukturą logiczną (schema). |
| Wymogi wizualne | Obowiązkowe dwa kody QR: "OFFLINE" oraz "CERTYFIKAT". |
| Sposób udostępnienia | Zależny od statusu nabywcy (B2B vs B2C/SME). |
| Termin wysyłki | Nie później niż w następnym dniu roboczym. |
Analizując powyższe, należy wskazać na pewną niespójność legislacyjną. W relacjach B2B (nabywca z krajowym NIP), faktura wystawiona w trybie offline24 musi i tak trafić do KSeF, by nabywca mógł ją pobrać. Oznacza to, że "szybkość" trybu offline24 jest odczuwalna tylko dla sprzedawcy, podczas gdy nabywca pozostaje uzależniony od momentu przetworzenia pliku przez system centralny.
Przykład
Właściciel firmy IT zakupi paliwo na stacji stosującej offline24 w piątek wieczorem. Sprzedawca wysyła dane do KSeF najpóźniej w poniedziałek. Nabywca otrzyma fakturę dopiero w momencie nadania jej numeru KSeF, co wpływa na moment odliczenia podatku naliczonego.
Tryby awaryjne i terminy na dosłanie e-faktury
W KSeF wyróżnia się dwa stany techniczne, które różnią się trybem ogłaszania i czasem na przywrócenie stanu zgodnego z prawem:
- niedostępność – są to planowane przerwy techniczne, które przewidują możliwość dosłania e-faktury w terminie jednego dnia roboczego.
- awaria – są to nieprzewidziane błędy systemu, które przewidują możliwość dosłania e-faktury w terminie siedmiu dni roboczych.
W obu przypadkach podatnik wykonać następujące czynności:
- Krok 1 – wystawienie faktury (lub grupy faktur) w formacie XML (zgodnie ze schemą),
- Krok 2 – opatrzenie faktur kodem QR,
- Krok 3 – przekazanie faktur nabywcy w sposób uzgodniony (np. e-mail).
Z perspektywy procesowej istotne jest, że ciężar dowodu w zakresie wystąpienia awarii spoczywa na komunikacie resortu. Podatnik nie może samowolnie ogłosić awarii systemu, jeśli nie znajduje ona odzwierciedlenia w oficjalnych komunikatach MF.
Data wystawienia i otrzymania faktury
Jednym z najbardziej skomplikowanych zagadnień w nowym reżimie prawnym jest ustalenie momentu wystawienia faktury. W trybie online datą wystawienia jest data wysyłki do KSeF. Jednak w trybach offline i awaryjnych, kluczowe staje się pole P_1 w strukturze pliku.
| Tryb procedowania | Data wystawienia (skutek prawny) | Data otrzymania przez nabywcę |
|---|---|---|
| online | Data przesłania do KSeF | Data nadania numeru KSeF |
| offline24 lub awaryjny | Data wskazana przez wystawcę w polu P_1 | Data nadania numeru KSeF (z wyjątkami) |
W sytuacji, gdy system księgowy wyśle fakturę z datą wsteczną, a KSeF przetworzy dokument w kolejnym dniu roboczy – działanie będzie kwalifikowane jako wystawienie e-faktury w trybie offline24.
Całkowita awaria KSeF
Ustawa o VAT przewiduje również procedurę postępowania na wypadek wystąpienia awarii całkowitej, do której dochodzi w skrajnych przypadkach (np. zagrożenie cyberbezpieczeństwa państwa). W takim przypadku następuje czasowy powrót do fakturowania papierowego lub elektronicznego (PDF) bez wymogu zachowania schemy XML i bez obowiązku późniejszego dosyłania tych dokumentów do KSeF. To jedyny tryb, w którym dokument wystawiony poza systemem zachowuje pełną autonomię prawną bez konieczności jego następczej cyfryzacji w KSeF.
Rola certyfikatów i pieczęci elektronicznych
Bezpieczeństwo trybu offline opiera się na Certyfikatach KSeF. Od listopada 2025 r. podatnicy będą mogli wnioskować o ich wydanie. Certyfikat ten służy do generowania kodu QR, który dla nabywcy (i organów kontrolnych) jest gwarancją, że faktura wystawiona poza systemem jest autentyczna i integralna.
Należy podkreślić, że certyfikat przypisany jest do konkretnego podmiotu lub osoby upoważnionej. Zarządzanie tymi uprawnieniami w dużych organizacjach będzie wymagało wdrożenia wewnętrznych procedur audytowych, aby uniknąć nieuprawnionego wystawiania faktur w trybie offline poza kontrolą zarządu.
