- Od 1 stycznia 2026 r. księga przychodów i rozchodów musi być prowadzona w wersji elektronicznej. Obowiązek dotyczy nowych przedsiębiorców oraz tych, którzy prowadzili PKPiR do końca 2025 r.
- Konieczność prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej (za pomocą programów komputerowych) dotyczy JPK PKPiR (jednolity plik kontrolny dla podatkowej księgi przychodów i rozchodów), JPK_EWP (jednolity plik kontrolny dla ewidencji wartości niematerialnych i prawnych) i JPK_ST (jednolity plik kontrolny dla środków trwałych).
- JPK PKPiR nie muszą prowadzić i przesyłać osoby duchowne i podatnicy, którzy świadczą usługi na podstawie umowy agencyjnej.
Cyfrowe rozliczenie z urzędem skarbowym to nie tylko KSeF
Obok Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) największą rewolucją dla przedsiębiorców jest konieczność prowadzenia JPK KPiR, czyli podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) w formie jednolitego pliku kontrolnego (JPK). Prowadzenie i wysyłanie ksiąg do urzędu skarbowego może odbywać się wyłącznie elektronicznie i przy użyciu programów komputerowych. Osoby z działalnością gospodarczą będą musiały również składać JPK EWP (jednolity plik kontrolny dla ewidencji wartości niematerialnych i prawnych) i JPK ST (jednolity plik kontrolny dla środków trwałych).
Dla kogo JPK PKPiR?
Od 2026 r. przedsiębiorców, którzy rozliczają się na podstawie uproszczonej księgowości i osoby dopiero rejestrujące działalność gospodarczą czeka szereg nowych obowiązków wobec urzędu skarbowego.
Kto musi prowadzić JPK PKPiR?
Ewidencja na nowych zasadach dotyczy przedsiębiorców, którzy dotychczas prowadzili podatkową księgę przychodów i rozchodów:
- osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG),
- przedsiębiorstwa w spadku,
- wspólnicy spółki cywilnej (s.c.), jawnej (sp. j.) i partnerskiej (sp. p.),
- osoby prowadzące działy specjalne produkcji rolnej (DSPR).
Kto nie musi prowadzić JPK PKPiR?
JPK PKPiR nie muszą prowadzić:
- osoby duchowne,
- podatnicy działający na podstawie umowy agencyjnej lub zlecenia,
- osoby prowadzące działalność gospodarczą z pełną rachunkowością.
Czy rolnik musi prowadzić JPK PKPiR?
Tak, preferencyjne zasady prowadzenia ewidencji przez rolników zostały zniesione od 1 stycznia 2026 r. (uproszczona księga podatkowa).
Czy osobę zwolniona z obowiązku z prowadzenia PKPiR przed 1 stycznia 2026 roku dotyczą nowe zasady?
Naczelnik Urzędu Skarbowego nie może już zwalniać podatnika z obowiązku prowadzenia księgi.
Zwolnienie z tego obowiązku, które zostało doręczone do 31 grudnia 2025 r., pozostaje ważne do końca okresu, na jaki zostało wydane.
Jakie terminy obowiązują w JPK PKPiR?
Dane muszą być przesyłane do urzędu skarbowego w formie ujednoliconego pliku JPK i udostępnione w ściśle określonych terminach.
Od kiedy zacząć prowadzić JPK PKPiR?
Moment wprowadzenia obowiązku JPK PKPiR zależy od statusu przedsiębiorcy.
| Dla kogo? | Od kiedy? | Za jaki okres? |
| Podatnicy rozliczający się miesięcznie (JPK_V7M) | 15 lutego - 30 kwietnia 2026 r. | 2026 r. |
| Podatnicy rozliczający się kwartalnie (JPK_V7K) | 15 lutego - 30 kwietnia 2027 r. | 2027 r. |
| Podatnicy zwolnieni z VAT | 15 lutego - 30 kwietnia 2027 r. | 2027 r. |
W jakim terminie uzupełniać JPK PKPiR?
Zapisy w księdze na podstawie dowodów wewnętrznych dokonuje się raz dziennie po zakończeniu dnia (najpóźniej przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym).
Zestawienia sprzedaży (z faktur, raportów fiskalnych czy ewidencji sprzedaży) uzupełnia się w elektronicznej PKPiR w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu.
Kiedy założyć JPK PKPiR?
Od 1 stycznia 2026 roku PKPiR oraz ewidencja sprzedaży należy założyć z początkiem roku lub na dzień rozpoczęcia działalności (nowe firmy).
Jak prowadzić JPK PKPiR?
Jak przesłać JPK PKPiR do urzędu skarbowego?
JPK PKPiR przesyła się wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej w pliku, który uwzględnia strukturę logiczną opisaną na stronie Ministerstwa Finansów.
Kiedy JPK PKPiR jest prowadzona poprawnie?
W 2026 r. utrzymano podstawowe zasady prowadzenia księgi podatkowej. Brak zmian w tym zakresie oznacza, że podatnik ma obowiązek prowadzić księgę podatkową rzetelnie i w sposób niewadliwy.
Kiedy JPK PKPiR jest prowadzona rzetelnie?
Księgę podatkową uznaje się za rzetelną, jeżeli dokonywane w niej zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
Kiedy JPK PKPiR jest prowadzona w sposób niewadliwy?
Za niewadliwą uznaje się księgę podatkową prowadzoną zgodnie z przepisami prawa, według ustalonego wzoru księgi i zgodnie z objaśnieniami do jej wzoru;
Jakie dane przesyłane są w JPK PKPiR?
JPK_PKPIR zawiera szczegółowe dane o operacjach gospodarczych przedsiębiorstwa (działalności gospodarczej). W pliku znajduje się 5 kategorii informacji:
- Podstawowe dane identyfikacyjne – nr NIP, nazwa firmy itp..
- Wpisy z księgi – Numer porządkowy, data zdarzenia, numer dowodu (np. faktury), dane kontrahenta (w tym jego NIP).
- Dane ewidencyjne (dane z księgi przychodów i rozchodów) – w szczególności są to przychody ze sprzedaży, zakup towarów, koszty uboczne oraz wszelkie inne wydatki.
- Przypisanie do KSeF – jeśli faktura została wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), jej unikalny numer również powinien znaleźć się w pliku. Oznacza to, że nowy wzór PKPiR wprowadza dwie nowe kolumny, w których podatnicy wykazuje się nr KSeF oraz identyfikator podatkowy kontrahenta.
- Ewidencja Środków Trwałych (JPK_ST) – wraz z księgą obowiązek przesyłania obejmuje również EST (Ewidencję Środków Trwałych), czyli dane o majątku przedsiębiorstwa ( np. maszyny, samochody) z danymi określającymi jego wartość początkową, stawkę amortyzacji itp.
Jak długo przetrzymywać JPK PKPiR?
Każdy podatnik prowadzący PKPiR w wersji elektronicznej musi przechowywać pliki z ewidencją oraz związane z ich prowadzeniem dokumenty do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Przykład
Tadeusz zarejestrował jednoosobową działalność gospodarczą w lutym 2026 r. Zobowiązanie podatkowe w PIT za 2026 r. przedawnia się z dniem 1 stycznia 3032 r., co oznacza, że do tego czasu musi dysponować dostępem do plików zawierających JPK PKPiR za 2026 r. oraz fakturami i rachunkami dokumentującymi zdarzenia gospodarcze ujęte w tej ewidencji.
Podsumowanie – co się zmieniło w PKPiR?
Poniższe zestawienie pokazuje najważniejsze różnice w prowadzeniu ewidencji działalności gospodarczej osób fizycznych w ramach JPK PKPiR od 2026 roku.
| Cecha KPiR | Jak było przed 2026? | Jak jest od 2026? |
| Forma prowadzenia | Papierowa lub elektroniczna | Wyłącznie elektroniczna |
| Elektroniczna wysyłka do US | Tylko na żądanie urzędu | Obowiązkowa co roku (jako plik JPK po zakończeniu roku) |
| Integracja z KSeF | Brak obowiązkowych numerów KSeF w opisach | Obowiązkowe numery KSeF przy dokumentach elektronicznych |
| Uproszczenia | Specjalna, krótka księga dla rolników (przychód mniejszy niż 10 000 zł) | Likwidacja uproszczeń – prowadzenie PKPiR na tych samych zasadach dla wszystkich |
| Zwolnienie z prowadzenia | Możliwe ze względu na wiek, stan zdrowia lub rozmiar firmy | Brak możliwości zwolnienia przez naczelnika US |
| Wpisy zbiorcze | Możliwość wpisania sprzedaż jednym wpisem na koniec dnia | Koniec wpisów zbiorczych – każda faktura osobno |
Źródła:
- art. 24a ustawy z 26 lipca 1991 r. o Podatku dochodowym od osób fizycznych;
- art. 193a § 2 i 3 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa;
- rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 wrześnie 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów;
- rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów;
- struktura JPK_PKPIR (3) - broszura informacyjna Ministerstwa Finansów;
- struktura JPK_EWP (4) - broszura informacyjna Ministerstwa Finansów;
- struktura JPK_ST (1) - broszura informacyjna Ministerstwa Finansów.
