Koszty uzyskania przychodów – podstawy prawne kwalifikacji wydatków
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 29 stycznia 2026 r. (znak nr 0115-KDIT3.4011.959.2025.3.AD) dopuścił możliwość szerokiego ujęcia kosztów ponoszonych przez twórcę prowadzącego działalność w domu. Nie oznacza to jednak zmiany generalnej linii interpretacyjnej organów podatkowych.
Dla oceny możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów pozostaje art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który mówi, że:
Kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wskazanych w art. 23 tej ustawy.
Przepis ten ma charakter funkcjonalny, co oznacza, że o podatkowej kwalifikacji wydatku decyduje jego rzeczywisty związek z działalnością gospodarczą. Jednocześnie ustawodawca wyraźnie wyklucza możliwość zaliczania do kosztów wydatków o charakterze osobistym lub konsumpcyjnym. Oznacza to, że możliwość uwzględnienia danego wydatku jako koszt uzyskania przychodu rozpatruje się każdorazowo przez pryzmat specyfiki działalności przedsiębiorcy.
Rozliczanie kosztów utrzymania mieszkania wykorzystywanego w działalności gospodarczej
W analizowanej interpretacji podatnik wskazał, że 36% powierzchni mieszkania wykorzystywane jest na potrzeby działalności gospodarczej polegającej na tworzeniu materiałów kulinarnych, publikacji elektronicznych oraz treści fotograficznych i wideo. W konsekwencji przyjął proporcjonalny model rozliczania kosztów eksploatacyjnych nieruchomości.
Organ podatkowy potwierdził możliwość proporcjonalnego ujęcia w kosztach uzyskania przychodów wydatków w szczególności związanych z:
- energią elektryczną,
- ogrzewaniem,
- dostępem do internetu,
- podatkiem od nieruchomości,
- ubezpieczeniem domu,
- odsetkami od kredytu hipotecznego,
- kosztów instalacji fotowoltaicznej.
Osoba prowadząca działalność gospodarczą w mieszkaniu (własnym lub wynajmowanym) ma obowiązek wyodrębnić część lokalu przeznaczoną na cele firmowe. Podatnik szacujący powierzchnię wykorzystywaną w biznesie musi liczyć się z potencjalnym ryzykiem zakwestionowania swoich wyliczeń przez urząd skarbowy. W rezultacie może dojść do naliczenia podatku od wydatków dotyczących obszaru domu lub mieszkania, który służy celom prywatnym.
Sprzęt AGD jako koszt uzyskania przychodu działalności gospodarczej
Istotnym elementem interpretacji jest potwierdzenie możliwości proporcjonalnego rozliczenia wydatków na sprzęt wykorzystywany w studiu kulinarnym prowadzonym w miejscu zamieszkania podatnika. Organ uznał, że w określonych okolicznościach sprzęt taki może stanowić koszt uzyskania przychodów, jeżeli pozostaje w funkcjonalnym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Stanowisko to wpisuje się w praktykę interpretacyjną, zgodnie z którą znaczenie ma rzeczywisty sposób wykorzystania składnika majątku, a nie jego charakter użytkowy oceniany abstrakcyjnie.
Produkty spożywcze wykorzystywane w działalności gospodarczej
Szczególne znaczenie praktyczne ma stanowisko organu w zakresie wydatków na żywność wykorzystywaną w działalności twórczej. W analizowanej sprawie produkty spożywcze stanowiły element procesu produkcyjnego związanego z przygotowywaniem materiałów do publikacji książkowych oraz cyfrowych.
Organ podatkowy potwierdził możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów pełnej wartości produktów wykorzystywanych wyłącznie w działalności gospodarczej oraz częściowego ujęcia produktów wykorzystywanych w sposób mieszany.
Środki czystości i usługi sprzątania jako koszty działalności
Interpretacja potwierdziła również możliwość proporcjonalnego rozliczenia wydatków na środki czystości oraz usługi sprzątania. W uzasadnieniu podkreślono znaczenie utrzymania odpowiednich warunków technicznych przestrzeni wykorzystywanej do produkcji materiałów publikacyjnych.
Ryzyko podatkowe związane z uznaniem wydatków jako koszty uzyskania przychodu
Analiza aktualnej praktyki interpretacyjnej organów podatkowych pozwala wyodrębnić trzy podstawowe kategorie wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej w miejscu zamieszkania podatnika.
| Kategoria wydatków | Charakterystyka | Poziom ryzyka podatkowego |
|---|---|---|
| Lokalowe | Koszty eksploatacyjne nieruchomości rozliczane proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej w działalności | Niski |
| Firmowe | Składniki majątku wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej | Bardzo niski |
| Mieszane | Sprzęt AGD, środki czystości oraz elementy wyposażenia części wspólnych mieszkania | Podwyższony |
Granice kwalifikacji wydatków jako kosztów uzyskania przychodów
Nie można przyjmować automatycznej możliwości rozliczania wszystkich wydatków ponoszonych w miejscu zamieszkania przedsiębiorcy. W każdym przypadku konieczne jest wykazanie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu lub zabezpieczeniem jego źródła.
- racjonalność ekonomiczna wydatku,
- związek funkcjonalny z działalnością gospodarczą,
- prawidłowe udokumentowanie poniesionego kosztu.
Spełnienie tych przesłanek stanowi podstawowy warunek prawidłowej kwalifikacji kosztowej.
Sprzęt domowy jako zużywające się składniki majątku przedsiębiorstwa
W ostatnim czasie obserwowane jest również bardziej restrykcyjne podejście organów podatkowych do kwalifikacji wyposażenia wykorzystywanego w miejscu zamieszkania przedsiębiorcy.
Organy coraz częściej odwołują się do regulacji art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PIT, który wskazuje na wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów wydatków na składniki majątku niezaliczane do środków trwałych w przypadku stwierdzenia ich wykorzystania do celów osobistych podatnika lub braku uzasadnienia gospodarczego dla ich używania poza siedzibą przedsiębiorstwa.
Znaczenie interpretacji indywidualnej dla bezpieczeństwa podatkowego przedsiębiorcy
Interpretacja indywidualna wywołuje skutki ochronne wyłącznie wobec podatnika, który ją uzyskał. Oznacza to, że inni przedsiębiorcy znajdujący się w podobnej sytuacji faktycznej powinni rozważyć wystąpienie o własną interpretację.
Powołanie się na interpretację indywidualną wydaną w cudzej sprawie (nawet mimo całkowitej zbieżności stanu faktycznego) nie daje jakiejkolwiek gwarancji dla podatnika.
Uzyskanie interpretacji nie zwalnia jednak z obowiązku prawidłowego opisania stanu faktycznego. W przypadku rozbieżności pomiędzy opisem przedstawionym we wniosku a rzeczywistym sposobem wykorzystania składników majątku ochrona interpretacyjna może nie znaleźć zastosowania.
Rekomendacja eksperta PITax
Interpretacja z 29 stycznia 2026 r. potwierdza możliwość szerokiego ujęcia kosztów uzyskania przychodów w działalności twórców internetowych prowadzonej w miejscu zamieszkania. Nie oznacza to jednak pełnej dowolności w zakresie kwalifikacji wydatków o charakterze mieszanym. Każdorazowo warto wystąpić z własnym wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej. Szczegółowa instrukcja w tym zakresie znajduje się w artykule: Jak wystąpić o interpretację indywidualną?
Źródła:
- art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o Podatku dochodowym od osób fizycznych;
- art. 14k-14n ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa;
- interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 29 stycznia 2026 r. o znaku nr 0115-KDIT3.4011.959.2025.3.AD.
