- Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydał interpretację indywidualną, w której potwierdził, że faktura wystawiona wbrew obowiązkowi KSeF nie pozbawia podatnika (nabywcy) prawa do odliczenia VAT naliczonego i wynikającego z takiej faktury.
- Organ podatkowy potwierdza, że podatnicy mogą planować rozliczenia VAT uwzględniając, że faktury poza KSeF także dają prawo do odliczenia VAT. Istotne jest, aby transakcja była związana z czynnością opodatkowaną, a sama faktura zawierała niezbędne elementy i była wystawiona przez rzetelnego podatnika VAT.
Czy błąd kontrahenta może pozbawić prawa do odliczenia?
Od 1 lutego 2026 roku korzystanie z KSeF (Krajowy System e-Faktur) stanie się standardem największych polskich firm. W kolejnych miesiącach (kwiecień 2026 r. i styczeń 2027 r.) e-faktura będzie obowiązywała pozostałych podatników VAT.
Dokładny harmonogram wdrożenia e-faktur opisaliśmy w artykule: KSeF - co to jest, od kiedy obowiązuje oraz jak działa?
Zawiłość nowych przepisów jest tłumaczona przez szkolenia Ministerstwa Finansów "środy z KSeF". Mimo starań resortu, wielu przedsiębiorców zgłasza brak gotowości do wdrożenia KSeF i nie jest przygotowana na zmianę dotychczasowych procedur. Niepewność w zakresie postępowania z fakturą wystawioną poza KSeF doprowadziła do zgłaszania wielu pytań do Krajowej Informacji Skarbowej (KIS). Na złożenie wniosku o interpretację przez przedsiębiorców zdecydowała się spółka, która jest gotowa na KSeF i chce zachować prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT.
Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 19 stycznia 2026 r. o sygn. 0111-KDIB3-1.4012.902.2025.1.MSO potwierdza, że błąd kontrahenta (niewystawienie obowiązkowej faktury ustrukturyzowanej) nie pozbawia podatnika prawa do odliczenia VAT z faktury wystawionej poza KSeF. Istotne jest spełnienie pozostałych warunków z ustawy o VAT i należyte udokumentowanie transakcji.
Interpretacja indywidualna dotycząca odliczenia z faktury VAT wystawionej poza KSeF
Interpretacja indywidualna wydana 19 stycznia 2026 r. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dotyczy prawa do odliczenia podatku od towarów i usług (VAT) przy otrzymywaniu faktur zakupowych wystawionych poza obowiązkowym Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Interpretacja ma znaczenie praktyczne dla czynnych podatników VAT, którzy od 1 lutego 2026 r. będą otrzymywać od kontrahentów faktury zarówno w formie ustrukturyzowanej (KSeF), jak i w postaci papierowej lub elektronicznej poza KSeF.
O co zapytał podatnik?
Spółka, która jest czynnym podatnikiem VAT, wskazała, że prowadzi działalność gospodarczą. Regularnie nabywa towary i usługi od polskich i zagranicznych kontrahentów, które są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.
W kontekście wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r., Wnioskodawca wyjaśnił, że może otrzymać faktury w trzech formach:
- papierowe (tradycyjne),
- jako faktury elektroniczne,
- jako faktury ustrukturyzowane w KSeF.
Krajowa Informacja Skarbowa została zapytana, czy faktura wystawiona wbrew obowiązkowi KSeF pozbawia podatnika (nabywcę usługi lub towaru) prawa do odliczenia VAT naliczonego i wynikającego z takiej faktury?
Dlaczego podatnik miał wątpliwości?
Spółka, która złożyła wniosek o wydanie interpretacji obawia się, że jej kontrahenci mogą wystawiać faktury poza KSeF, który będzie ich obowiązywał.
Do wystawienia faktury poza rządowym systemem może dojść z różnych względów. Przyczyną mogą przeszkody techniczne (brak dostaw prądu, standardowe awarie techniczne), jak również błędne założenie, że obowiązkowy KSeF będzie go dotyczył w późniejszym terminie.
Co stwierdził organ podatkowy?
Organ potwierdził, że podatnik zachowuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych wystawionych poza KSeF, nawet jeśli dostawca miał obowiązek wystawić taką fakturę w formie ustrukturyzowanej. Warunkiem jest spełnienie pozostałych przesłanek prawa do odliczenia VAT zgodnie z przepisami ustawy o VAT.
Opinia eksperta PITax
Każdy dokument posiadający wszystkie elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług jest fakturą. Bez znaczenia jest forma wystawienia dokumentu (faktura elektroniczna, ustrukturyzowana czy w tradycyjnej wersji papierowej). Dostawca mający obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej, który wybrał nieodpowiednią formę dokumentu nie pozbawia prawa do odliczenia podatku naliczonego przez nabywcę.
Jakie warunki trzeba spełnić, aby zachować odliczenie VAT z faktury wystawionej poza KSeF? Instrukcja krok po kroku
Krok 1: zweryfikuj swojego kontrahenta
Podstawowym krokiem jest sprawdzenie, czy kontrahent znajduje się na białej liście Ministerstwa Finansów.
Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule: Rejestr podatników VAT.
Dostawca towarów lub usług jest zweryfikowany pozytywnie, jeśli po wpisaniu NIP w wyszukiwarce został oznaczony jako:
Podatnik VAT czynny
Uwaga! Jeśli Twój kontrahent ma status zwolniony lub niezarejestrowany, nie masz prawa do odliczenia VAT, bo sprzedawca go nie nalicza.
Krok 2: sprawdź dane na fakturze
Aby zachować prawo do odliczenia VAT naliczonego (z faktury wystawionej zgodnie z obowiązkiem KSeF, jak również poza systemem) po weryfikacji kontrahenta upewnij się, że faktura ma wszystkie informacje wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, czyli:
| Element faktury | Dlaczego jest to ważne? |
|---|---|
| Data wystawienia | Określa czas, w którym dokument został sporządzony i wpływa na termin ujęcia w księgach. |
| Kolejny numer faktury | Unikalny identyfikator dokumentu w ewidencji. |
| Imiona i nazwiska lub nazwy stron | Identyfikacja sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług. |
| Adresy sprzedawcy i nabywcy | Wskazanie siedziby lub miejsca zamieszkania stron transakcji. |
| Numer NIP sprzedawcy i nabywcy | Kluczowe dla weryfikacji statusu podatnika; błąd w NIP nabywcy utrudnia odliczenie VAT. |
| Data dokonania dostawy lub usługi | Dzień, w którym faktycznie doszło do transakcji (jeśli różni się od daty wystawienia). |
| Nazwa towaru lub usługi | Pozwala stwierdzić, czy zakup ma związek z działalnością opodatkowaną. |
| Miara i ilość dostarczonych towarów/usług | Określa wielkość przedmiotu transakcji. |
| Cena jednostkowa netto | Cena za jednostkę bez doliczonego podatku VAT. |
| Wartość sprzedaży netto | Suma wartości wszystkich towarów i usług bez podatku. |
| Stawka podatku | Wartość procentowa VAT (np. 23%, 8%, 5% lub zwolniony). |
| Suma wartości sprzedaży netto | Podstawa opodatkowania z podziałem na poszczególne stawki. |
| Kwota podatku | Wartość VAT wyliczona od sumy sprzedaży netto (kwota do odliczenia). |
| Kwota należności ogółem | Wartość brutto, czyli suma netto oraz podatku VAT. |
Krok 3: określ cel zakupu i związek z działalnością firmy
Nie mniej istotnym krokiem jest ustalenie przeznaczenia zakupu towarów lub usług. Każdą transakcję należy przeanalizować przez pryzmat tego, czy zakup posłuży do wykonania czynności opodatkowanych:
- jeśli tak – przykładowo kupujesz towar do dalszej odsprzedaży lub sprzęt do biura (np. laptop, biurko) – możesz odliczyć VAT.
- jeśli nie – zakup służy celom prywatnym lub sprzedaży zwolnionej – nie możesz odliczyć VAT
Czy mogę skorzystać z tej interpretacji? Czy powinienem wystąpić z wnioskiem do Dyrektora KIS?
Omawiana interpretacja ma duże znaczenie dla podatników korzystających z prawa do odliczenia VAT naliczonego. Dyrektor KIS podkreśla zasadę neutralności VAT, zgodnie z którą prawo do odliczenia podatku naliczonego nie powinno być uzależnione od formy wystawienia faktury. Dodatkowo interpretacja indywidualna potwierdza, ze podatnik może odliczyć VAT naliczony także z faktur niezgodnych formalnie z obowiązkiem KSeF, jeżeli zostały otrzymane przed nadaniem numeru w systemie.
Interpretacja indywidualna jednak chroni wyłącznie wnioskodawcę, którego stanowisko w sprawie zostało uznane za prawidłowe. Każdy podatnik, który chce zabezpieczyć płynność finansową swojej firmy powinien sam wystąpić z wnioskiem do Dyrektora KIS i przedstawić specyfikę funkcjonowania jego przedsiębiorstwa.
Podsumowanie
Omawiana interpretacja indywidualna stanowi ważne potwierdzenie podejścia organu podatkowego do neutralności VAT i praktycznego stosowania nowych przepisów KSeF. Zgodnie z nią podatnicy mogą:
- planować rozliczenia VAT uwzględniając, że faktury poza KSeF także dają prawo do odliczenia VAT pod warunkiem spełnienia przesłanek ustawowych,
- korzystać z wcześniejszych terminów odliczenia VAT wynikających z daty otrzymania faktury poza KSeF,
- unikać przesunięć w rozliczeniach VAT wynikających z oczekiwania na numerację KSeF, co ma znaczenie dla płynności podatkowej.
Wnioski z interpretacji można podsumować poniższą tabelą.
| Kryterium | Faktura wystawiona poza KSeF | Faktura ustrukturyzowana w KSeF |
|---|---|---|
| Obowiązek wystawienia | Może być naruszony, ale prawo do odliczenia zachowane | Obowiązkowa forma od 1.02.2026 r. |
| Moment powstania prawa do odliczenia VAT | Data faktycznego otrzymania faktury | Data nadania numeru KSeF |
| Wymóg formalny | Pełna treść faktury zgodna z ustawą o VAT | Faktura ustrukturyzowana zgodna z KSeF |
| Wpływ na termin rozliczenia VAT | Może przyspieszyć powstanie prawa do odliczenia | Prawo powstaje po numeracji w systemie |
Źródła:
- art. 15 ust. 1 i 2, art. 86 ust. 1, art. 86 ust. 2 pkt 1, art. 86 ust. 10, 11, art. 88 ust. 3a, art. 88 ust. 4, art. 106b ust. 1, art. 106g ust. 1, art. 106na ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
- interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 stycznia 2026 r. o sygn. 0111-KDIB3-1.4012.902.2025.1.MSO i 12 sierpnia 2025 r. o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.507.2025.1.JG;
- System Informacji Celno-Skarbowej EUREKA
