- Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych zależy przede wszystkim od statusu podatnika VAT oraz miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
- Nawet podatnicy zwolnieni z VAT mogą być zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF – jeśli dokumentują sprzedaż fakturą na żądanie kontrahenta.
- Status nabywcy decyduje nie tylko o obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej, ale również o sposobie jej doręczenia.
Czy status stron transakcji ma znaczenie dla sposobu korzystania z KSeF?
Tak, wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznacza zmianę sposobu dokumentowania sprzedaży dla zdecydowanej większości podatników, a sposób korzystania z systemu uzależniony jest od statusu strony transakcji, dokładniej czy podmiot jest sprzedawcą czy nabywcą.
Od statusu strony transakcji zależy:
- czy faktura musi być wystawiona w KSeF,
- czy można zastosować inne formy dokumentowania sprzedaży,
- jak doręczyć fakturę nabywcy.
W praktyce wielu podatników dopiero w trakcie przygotowań do wdrożenia KSeF odkrywa, że posiada status podatnika VAT.
Kiedy sprzedawca musi wystawiać faktury w KSeF?
Kto musi wystawiać faktury przez KSeF?
Faktury przez KSeF musi wystawiać każdy podatnik posiadający swoją siedzibę, miejsce zamieszkania czy stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Co do zasady przedsiębiorca będzie zobligowany nie tylko do wystawiania, ale i przyjmowania faktur ustrukturyzowanych.
Punktem wyjścia jest zasada określona w art. 106ga ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Wynika z niej, że podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu KSeF. Przepis ten dotyczy wszystkich podatników – zarówno czynnych, jak i korzystających ze zwolnienia z VAT.
Oznacza to, że status podatnika zwolnionego nie eliminuje obowiązku stosowania faktur ustrukturyzowanych.
Czy mała skala działalności zwalnia z obowiązku stosowania KSeF?
Nie, mała skala działalności przedsiębiorcy nie zwalnia z obowiązku stosowania KSeF. Przepisy nie przewidują stałego zwolnienia z obowiązku korzystania z KSeF ze względu na wysokość sprzedaży ani status podatnika zwolnionego z VAT (do 240 000 zł).
Wyjątek dotyczy jedynie okresu przejściowego w 2026 r., w którym część podatników może korzystać z czasowego odroczenia stosowania systemu.
Limit przejściowy w 2026 r.
Do końca 2026 r. podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jeżeli miesięczna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto.
Po przekroczeniu tego limitu obowiązek stosowania KSeF powstaje natychmiast.
Przykład powstania obowiązku stosowania KSeF z uwagi na przekroczenie limitu przejściowego
Pani Anna wynajmuje odziedziczone mieszkanie. Przez kilka lat lokal był wynajmowany osobom fizycznym na cele mieszkaniowe i nie było potrzeby wystawiania faktur. W 2027 r. lokal został wynajęty firmie szkoleniowej na potrzeby zakwaterowania pracowników. Firma poprosiła o wystawienie faktury, której wartość wynosi 12 000 zł. Mimo że pani Anna nie prowadzi działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów CEIDG i korzysta ze zwolnienia z VAT, musi wystawić fakturę ustrukturyzowaną – ponieważ dokumentuje sprzedaż na rzecz innego podatnika.
Kiedy sprzedawca nie musi wystawiać faktur w KSeF?
Podatnicy bez siedziby działalności w Polsce
Obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych nie dotyczy podatników, którzy:
- nie posiadają siedziby działalności w Polsce,
- nie posiadają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Jeżeli jednak zagraniczny podatnik posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności i uczestniczy ono w sprzedaży – obowiązek stosowania KSeF może powstać.
Procedury szczególne oraz procedura SME
W niektórych przypadkach ustawodawca nie tylko zwalnia z obowiązku stosowania KSeF, ale wręcz zakazuje wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Zakaz korzystania z KSeF dotyczy w szczególności sprzedaży:
- rozliczanej w procedurach szczególnych VAT,
- objętej procedurą SME.
W takich sytuacjach faktury nie mogą być wystawiane w KSeF.
Status nabywcy a obowiązek korzystania z KSeF
Sprzedaż na rzecz przedsiębiorcy
Jeżeli nabywcą usługi lub towaru jest podatnik VAT lub podmiot wykonujący działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, faktura powinna być wystawiona w KSeF.
Dotyczy to również sytuacji, gdy nabywca formalnie nie prowadzi działalności gospodarczej wpisanej do CEIDG.
Przykład rozliczenia w KSeF dla odpłatnego udostępnienia magazynu
Pan Tomasz udostępnia odpłatnie część swojej nieruchomości znajomemu przedsiębiorcy na potrzeby przechowywania sprzętu. Nie prowadzi działalności gospodarczej, ale uzyskuje przychód z tytułu odpłatnego udostępnienia składnika majątku. W takiej sytuacji jest podatnikiem VAT w rozumieniu art. 15 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług i powinien otrzymać fakturę ustrukturyzowaną.
Sprzedaż na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności
Sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktury ustrukturyzowanej, jeżeli nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.
Czy warto wystawiać e-fakturę konsumentom?
Wystawianie e-faktury konsumentom jest rozwiązaniem:
- korzystnym organizacyjnie (wszystkie faktury są w jednym miejscu),
- ograniczającym ryzyko błędnej identyfikacji statusu nabywcy i
- stanowiącym zabezpieczenie przed sankcjami w przyszłości.
Przykład rozliczenia KSeF z uniknięciem ryzyka błędu
Przedsiębiorstwo obsługujące mieszkańców i firmy w zakresie wywozu odpadów przygotowywało się do wdrożenia KSeF. Początkowo planowano rozdzielić klientów na przedsiębiorców i osoby fizyczne. Po analizie okazało się, że część klientów zmienia status lub podaje nieaktualne dane. Spółka zdecydowała więc o wystawianiu wszystkich faktur w KSeF i przekazywaniu ich wizualizacji klientom indywidualnym e-mailem. Dzięki temu ograniczono ryzyko błędów.
Status nabywcy a sposób doręczenia faktury
Doręczenie faktury pomiędzy podatnikami
Podstawową zasadą jest doręczanie faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Dotyczy to relacji między podatnikami. W takich przypadkach system pełni funkcję platformy doręczeniowej.
Kiedy faktura może być doręczona poza KSeF?
Istnieją sytuacje, w których faktura – mimo że wystawiona w KSeF – może być przekazana nabywcy w sposób uzgodniony pomiędzy stronami. Są cztery główne przypadki, gdy faktura doręczana jest poza KSeF i następuje to, gdy nabywcą jest:
- podmiot zagraniczny,
- podmiot bez siedziby w Polsce,
- podatnik korzystający z procedury SME,
- osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.
| Status sprzedawcy | Status nabywcy | Czy obowiązuje KSeF? | Sposób doręczenia |
|---|---|---|---|
| Podatnik VAT z siedzibą w Polsce | Podatnik VAT | Tak | Przez KSeF |
| Podatnik VAT zwolniony | Podatnik VAT | Tak | Przez KSeF |
| Podatnik z siedzibą w Polsce | Konsument | Nie | Uzgodnione ze stroną |
| Podatnik zagraniczny bez stałego miejsca działalności w Polsce | Podatnik VAT | Nie | Poza KSeF |
Dlaczego prawidłowe ustalenie statusu nabywcy jest tak ważne?
Status nabywcy wpływa nie tylko na obowiązek wystawienia faktury w KSeF, ale również na sposób jej doręczenia. Od 2027 r. nieprawidłowe stosowanie przepisów w tym zakresie może skutkować sankcjami podatkowymi.
Dlatego przedsiębiorcy powinni wdrożyć procedury pozwalające ustalić:
- czy kontrahent jest podatnikiem VAT,
- czy posiada numer identyfikacyjny VAT,
- czy prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT.
KSeF w praktyce – znaczenie oznaczeń w strukturze faktury
W strukturze faktury ustrukturyzowanej pojawiają się pola wymagające identyfikacji statusu nabywcy. Dotyczy to m.in. oznaczeń związanych z:
- jednostkami samorządu terytorialnego (JST),
- grupami VAT.
Ich prawidłowe uzupełnienie wymaga wcześniejszego ustalenia statusu kontrahenta.
Jak przygotować się do stosowania KSeF?
Status sprzedawcy i nabywcy ma kluczowe znaczenie dla stosowania faktur ustrukturyzowanych. W wielu przypadkach obowiązek korzystania z KSeF obejmuje także podatników, którzy nie są czynnymi podatnikami VAT.
Rekomendacja eksperta PITax
Dlatego już na etapie wdrożenia systemu warto opracować procedury identyfikacji kontrahentów oraz sposób doręczania faktur w zależności od ich statusu podatkowego. Pozwala to ograniczyć ryzyko błędów oraz przygotować organizację na obowiązkowe stosowanie KSeF w kolejnych latach.
Źródła:
- art. 15 ust. 1 i 2, art. 106ga ust. 2 pkt 6, art. 106ga ust. 4, art. 106gb ust. 4, art. 113a ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o Podatku od towarów i usług
- Zakres obowiązkowego KSeF – Informacje ogólne 20 z podatki.gov.pl
