W jakim terminie przedsiębiorca opłaca zaliczki na podatek dochodowy?
Przedsiębiorca opłaca zaliczki na podatek dochodowy w terminie:
- do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, jeśli został wybrany miesięczny sposób rozliczenia;
- do 20. dnia po zakończonym kwartale, jeśli został wybrany kwartalny sposób rozliczenia.
Obowiązek zapłaty PIT i CIT istnieje, niezależnie od tego, czy firma otrzymała zapłatę za swoje towary lub usługi. Ten "domyślny" sposób rozliczenia z urzędem skarbowym obowiązuje wszystkich przedsiębiorców i znany jest jako metoda memoriałowa.
Czy osoby prowadzące działalność gospodarczą skazane są na zapłatę podatku, niezależnie od ich sytuacji finansowej? Nie, metoda kasowa umożliwia odroczenie tego obowiązku do momentu, gdy przedsiębiorca otrzyma należne mu pieniądze.
W artykule przeanalizowaliśmy oba sposoby rozliczenia z urzędem skarbowym.
Metoda memoriałowa
Kiedy powstanie przychód? Jaki jest moment spełnienia obowiązku wobec US?
Moment powstania przychodu wyznacza, kiedy i w jakiej wysokości opłaca się zaliczkę na PIT. Metoda memoriałowa zakłada, że przychód przedsiębiorcy powstaje w momencie:
- wydania rzeczy,
- zbycia prawa majątkowego,
- wykonania usługi (lub jej częściowego wykonania).
W praktyce oznacza to konieczność odprowadzenia zaliczek na PIT nawet wtedy, gdy kontrahent spóźnia się z zapłatą. Wynika to z pojęcia przychodu, którym są:
kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane.
Wyjątkiem od tej reguły są sytuacje, w których dojdzie do zwrotu towarów, udzielenia bonifikat lub skont.
Sformułowanie "kwoty należne" oznacza, że dla fiskusa nie ma znaczenia status płatności – liczy się sam fakt powstania roszczenia (np. wystawienie faktury).
Zgodnie z przepisami ustawy o PIT, moment powstania przychodu nie może być późniejszy niż dzień wystawienia faktury lub uregulowania należności. Co to oznacza?
Należy to rozumieć w ten sposób, że o momencie powstania przychodu decyduje zdarzenie, które wystąpi najwcześniej:
- Wydanie towaru => Przychód
- Wykonanie usługi => Przychód
- Wystawienie faktury przed usługą => Przychód
- Zapłata przed usługą => Przychód
W sytuacji, gdy nabywca spóźnia się z uregulowaniem płatności, przedsiębiorca "wspomaga" budżet państwa własnymi środkami. W przypadku zatorów płatniczych czy kryzysów dotykających pewne branże wybranie memoriałowej metody rozliczenia prowadzi do utraty płynności finansowej, a w skrajnych przypadkach – do bankructwa.
Przychody rozliczane w sposób szczególny
Nawet korzystając z metody memoriałowej, są pewne sytuacje podatkowe, które są rozliczane w sposób szczególny:
- świadczenie usług ciągłych (np. najem, stała obsługa księgowa) – przychód powstaje w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na fakturze (nie rzadziej niż raz w roku);
- zaliczki na kasie fiskalnej – jeśli przedsiębiorca wybierze taką opcję, przychód powstaje w momencie pobrania wpłaty (wymaga zawiadomienia US).
Ile wynosi przychód?
Dla czynnych podatników VAT przychód stanowi kwota netto (pomniejszona o należny podatek od towarów i usług). Do przychodów zaliczamy nie tylko wpływy ze sprzedaży towarów i usług, ale także:
- przychody ze sprzedaży środków trwałych,
- różnice kursowe,
- kary umowne,
- odsetki od środków na rachunkach bankowych,
- otrzymane odszkodowania,
- wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Przykład 1 – nie ma pieniędzy, ale jest zaliczka
Mariusz jest właścicielem JDG, która świadczy usługi z zakresu szkoleń BHP. Z uwagi na charakter prowadzonej działalności gospodarczej, przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT. Dnia 30 marca 2025 r. zakończył cykl szkoleń dla swojego kontrahenta i wystawił fakturę na kwotę 24 600 zł brutto (20 000 zł netto + 4 600 zł VAT). Termin płatności FV umówiony został na 15 kwietnia 2025 r.
Mariusz otrzyma zapłatę za swoje szkolenia w kwietniu, a nawet później (kontrahent może zapłacić w późniejszym terminie). Niezależnie od tego, czy płatność za szkolenie zostanie zrealizowana, właściciel firmy musi zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy za marzec 2025 roku od przychodu wynoszącego 20 000 zł.
Metoda kasowa
Od 1 stycznia 2025 r. przedsiębiorcy zyskują alternatywę dla "domyślnej" metody memoriałowej. Metoda kasowa to sposób rozliczenia, w którym obowiązek podatkowy zostaje ściśle powiązany z faktycznym przepływem pieniądza.
Kiedy powstanie przychód? Jaki jest moment spełnienia obowiązku wobec US?
Metoda kasowa stanowi przeciwieństwo memoriału (metody memoriałowej) oraz jest ukłonem w stronę przedsiębiorców. Sposób rozliczenia polega na tym, że zaliczka na podatek wymagana jest dopiero wtedy, gdy przedsiębiorca otrzyma pieniądze za swoje towary lub usługi. To zmiana filozofii rozliczania, która ma chronić najsłabszych uczestników rynku i branże, które dotyka chwilowy kryzys.
Innymi słowy, dla momentu powstania przychodu kluczowa jest data wpływu środków na rachunek. Przedsiębiorca, który wybierze to rozwiązanie, będzie wykazywał przychody dopiero w momencie uregulowania należności – w całości, w części lub w ratach.
Odroczony moment powstania przychodu (a co za tym idzie obowiązek zapłaty zaliczki na podatek) oznacza także inne konsekwencje. Uwzględnienie kosztów związanych z uzyskanym przychodem również jest odłożone w czasie.
W praktyce, od usługi wykonanej w marcu, a opłaconej w październiku – zaliczka na podatek będzie wymagana dopiero w listopadzie (za październik).
Kto skorzysta z kasowego PIT?
Z kasowego PIT nie każdy może skorzystać. Jak wskazano na wstępie, jest to rozwiązanie przeznaczone głównie dla przedsiębiorców, których działalność może być narażona na zatory płatnicze i kryzys ekonomiczny. Kasowy PIT przeznaczony jest dla podatników, którzy spełniają warunki:
- Odpowiednia forma prawna – jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG). Spółki prawa handlowego (jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjna) oraz spółka cywilna są wykluczone.
- Rodzaj ewidencji – przedsiębiorca musi prowadzić Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (PKPiR) lub Ewidencję Przychodów. Pełna księgowość (nawet prowadzona obowiązkowo, a nie dobrowolnie) wyklucza możliwość skorzystania z kasowego PIT.
- Limit przychodów – od początku 2026 roku zasadą jest, że przychody z działalności w roku poprzedzającym nie mogą przekroczyć 2 milionów złotych. Do limitu nie wlicza się przychodów pochodzących ze źródeł innych niż działalność gospodarcza.
- Zgłoszenie – złożenie oświadczenia do właściwego urzędu skarbowego o chęci skorzystania z kasowego PIT.
Metoda nie działa w transakcjach z podmiotami powiązanymi (rodzina, spółki, w których mamy udziały) oraz z firmami z rajów podatkowych. Metoda dotyczy tylko transakcji B2B (między przedsiębiorcami). Sprzedaż na rzecz konsumentów (B2C) zawsze jest rozliczana metodą memoriałową.
Przykład 2 – JDG i prowadzenie spółki jawnej
Ania prowadzi JDG i jest wspólnikiem spółki jawnej. Jej przychód z JDG w 2026 roku wynosi 900 000 zł, zaś przychód ze spółki jawnej dodatkowe 2 miliony złotych. Limit 2 000 000 zł dotyczy tylko JDG, więc Ania może skorzystać z kasowego PIT.
Do kiedy kasowy PIT, jeśli nie dojdzie do zapłaty?
Przedsiębiorca, który wybierze kasowy PIT jako moment powstania przychodu uznaje dzień uregulowania należności. Termin ten ma jednak swój horyzont czasowy, który trwa do chwili:
- upływu dwóch lat, licząc od dnia wystawienia faktury.
- likwidacji działalności gospodarczej.
Przykład 3 – opieszały kontrahent
Julia rozliczająca się metodą kasową wystawiła fakturę 25 lutego 2023 r. Julia musi wykazać przychód w marcu 2027 r. (po upływie 2 lat od wystawienia faktury), mimo że pieniędzy nadal nie ma.
Kiedy nie można skorzystać z kasowego PIT?
Przy sprzedaży firmowych składników majątku (np. maszyny czy samochodu należącego do środków trwałych) kasowy PIT nie ma zastosowania. Przychód powstaje w momencie wydania rzeczy/zbycia prawa, nawet jeśli kupujący płaci w ratach.
Co należy wiedzieć przy ewidencji kasowego PIT?
Decyzja o kasowym PIT wiąże się z większą ilością pracy dla księgowości (lub Ciebie, jeśli księgujesz samodzielnie). Przedsiębiorca musi prowadzić ewidencję faktur, która pozwala precyzyjnie śledzić daty płatności.
W ewidencji wymagane są przede wszystkim cztery informacje:
- Data wystawienia faktury.
- Numer faktury.
- Kwota należności.
- Data uregulowania należności.
Brak systematyczności w oznaczaniu wpłat może doprowadzić do chaosu w dokumentach i błędów w wyliczeniu zaliczek na podatek.
Co się bardziej opłaca?
Kluczowe różnice między metodą memoriałową i kasową przedstawia tabela.
| Cecha | Metoda memoriałowa | Metoda kasowa |
|---|---|---|
| Moment przychodu | Data wystawienia faktury / wykonania usługi (co pierwsze) | Data faktycznego otrzymania zapłaty na konto lub do kasy |
| Moment kosztu | Data wystawienia faktury (zaksięgowania), nawet bez zapłaty | Data faktycznego uregulowania zobowiązania (zapłaty za fakturę) |
| Płynność finansowa | Ryzyko płacenia podatku od pieniędzy, których się nie ma | Podatek płacony dopiero, gdy masz środki. Bezpieczniejszy Cash Flow |
| Zaliczki | Zasadniczo neutralne podatkowo (chyba że na kasie fiskalnej) | Każda otrzymana wpłata (zaliczka, rata) jest przychodem w momencie wpływu |
| Limit czasowy | Ulga na złe długi po 90 dniach (korekta) | Obowiązek wykazania przychodu max po 2 latach od wystawienia faktury (nawet przy braku zapłaty) |
| Dokumentacja | Standardowa PKPiR | PKPiR + dodatkowa ewidencja dat płatności faktur |
| Dostępność | Dla wszystkich | Tylko JDG do 2 mln zł przychodu (transakcje B2B) |
Rekomendacja eksperta PITax
Kasowy PIT powinien zainteresować głównie przedsiębiorców, którzy współpracują z dużymi kontrahentami spóźniającymi się płatnościami albo narażonymi na kryzys bądź wahania płynności finansowej (branża budowlana, gastronomiczna).
Metoda kasowa nie jest odpowiednim wyborem dla początkujących firm, które generują wysokie koszty na początku działalności, ale płacą za nie z odroczeniem. Ponadto odradza się to rozwiązanie przedsiębiorcom, którzy mają dużą liczbę faktur.
Źródła:
- Art. 14c, art. 22 ust. 4a, 4b, art. 24a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
