Rozliczenia PIT: wyższe koszty pracownicze w PIT 2019/2020

Funkcja kosztów uzyskania przychodów

Wynagrodzenie pracownika podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, jednak zanim to nastąpi, wynagrodzenie brutto zostaje pomniejszone m.in. o pracownicze koszty uzyskania przychodów. Tak, więc wysokość tych kosztów ma bezpośredni wpływ na ostateczną wysokość płaconego podatku dochodowego, a tym samym na wynagrodzenie netto („na rękę”). Zależność jest prosta, im wyższe koszty, tym niższy podatek do zapłaty.

Pracownicze koszty z założenia powinny rekompensować pracownikowi wydatki związane z dojazdem do pracy. W efekcie ich wysokość uzależniono od tego, czy pracownik zamieszkuje w miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, czy też musi dojeżdżać z innej miejscowości. Istotne jest także, czy pracuje u jednego pracodawcy, czy może u kilku.

Koszty uzyskania przychodów przed 01.10.2019 r.

Do tej pory (tj. przed 01.10.2019 r.) pracownik, który mieszkał w miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, miał prawo do odliczenia sobie kwoty 111,25 zł miesięcznie, co dawało 1 335 zł za cały rok podatkowy. Pracownik dojeżdżający z innej miejscowości natomiast korzystał z prawa do pomniejszenia wynagrodzenia o kwotę 139,06 zł miesięcznie (nie więcej niż 1 668,72 zł rocznie).

Warto podkreślić, że koszty te nie były aktualizowane od 2008 roku. Mimo zmieniającej się sytuacji na rynku pracy, ich wysokość pozostaje więc taka sama od ponad dekady.  

Dobrze ilustruje to porównanie kwoty minimalnego wynagrodzenie za pracę, które w 2019 r. wynosi 2 250 zł, podczas gdy w 2008 r. wynosiło 1 126 zł – co oznacza dwukrotny wzrost płacy minimalnej w ciągu 11 lat. Przyglądając się temu trendowi, należy zauważyć, iż regularnemu wzrostowi płacy minimalnej nie towarzyszył wzrost kosztów uzyskania przychodów dla pracowników, które jak już wspomniano, są jednym z czynników wpływających na wysokość podatku dochodowego od osób fizycznych płaconego przez pracowników.

Koszty uzyskania przychodów po nowelizacji

Przepisy dotyczące nowej (podwyższonej) wysokości kosztów pracowniczych będą mieć zastosowanie do przychodów uzyskanych od dnia 1 października 2019 r. Dla pracownika oznacza to, że już wynagrodzenie za wrzesień wypłacone po 30 września 2019 r. będzie obciążone wyższymi kosztami.

Co istotne również osoby zatrudnione lub pełniące swoje funkcje na podstawie innych tytułów odczują pozytywne zmiany w tym zakresie, ponieważ podwyższenie pracowniczych kosztów spowoduje automatyczne podwyższenie kosztów stosowanych do innych przychodów. Wskazać można tutaj przychody z pełnienia obowiązków społecznych lub obywatelskich, powołania do składu zarządów, rad nadzorczych, umów o zarządzanie przedsiębiorstwem czy kontraktów menedżerskich.

Od 1 października 2019 r. pracodawcy przy wypłacie wynagrodzeń mają obowiązek (a nie prawo) potrącać miesięczne koszty uzyskania przychodów w wysokości:

• 250 zł – w przypadku, gdy wypłacają wynagrodzenie pracownikowi, którego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone w miejscowości, w której znajduje się zakład pracy.
• 300 zł – w przypadku, gdy wypłacają wynagrodzenie pracownikowi, dojeżdżającego do zakładu pracy do innej miejscowości, gdy pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Należy zwrócić uwagę, że pracownicze koszty uzyskania przychodów w podwyższonej wysokości należy potrącać niezależnie od stawki podatkowej stosowanej przy pobieraniu zaliczki (17%, 17,75%, 32%).

Co ważne pracownik, aby rozliczyć koszty, nie musi dokumentować poniesionych wydatków. Bez znaczenia pozostaje tutaj np. częstotliwość dojazdów do pracy, odległość pomiędzy zakładem pracy a miejscem zamieszkania bądź wymiar czasu pracy.  Nie trzeba też w żaden sposób ewidencjonować kwot związanych z używaniem własnego środka transportu (np. wydatków na paliwo).

Co się nie zmienia

Należy też wspomnieć, że w sytuacji, gdy pracownik poniósł wyższe wydatki na dojazd do pracy komunikacją publiczną niż koszty określone w ustawie, przy odpowiednim udokumentowaniu, będzie on uprawniony do ich rozliczenia.

Dotyczy to jednak tylko osób dojeżdżających do pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, którym przyznano dodatkowe uprawnienie do rozliczenia w deklaracji rocznej – zamiast ustawowych kosztów kwotowych – faktycznie poniesionych wydatków. Tutaj jednak wydatki muszą zostać udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi (art. 22 ust. 11 ustawy PIT).

Ważne

Ustawa PIT nie przewiduje odliczania w ramach kosztów pracowniczych faktycznych wydatków na paliwo pracownika, który dojeżdża do pracy własnym samochodem, jak również wydatków na taksówkę. 

Ile zyska pracownik w wyniku podwyższenia kosztów ustawowych

Pracownik jednoetatowy pracujący w miejscu zamieszkania i opodatkowany stawką podstawową 17%, zyska około 23 zł miesięcznie.

Natomiast pracownik jednoetatowy dojeżdżający poza miejsce zamieszkania opodatkowany stawką podstawową 17% zyska około 27 zł miesięcznie.

Wysokość pracowniczych kosztów uzyskania przychodów w deklaracji rocznej

Pozytywna zmiana w zakresie kosztów za ostatnie trzy miesiące roku 2019 wpływa na maksymalną wysokość kosztów rocznych, jaką pracownik będzie mógł uwzględnić w deklaracji rocznej. Obowiązujący obecnie limit roczny wynoszący 1 335 zł (jednoetatowcy, miejscowi) podwyższono do 1 751,25 zł, limit roczny 1 668 zł (jednoetatowcy, dojeżdżający) do 2 151,54 zł, limit roczny 2 002,05 zł (wieloetatowcy, miejscowi) do 2 626,54, a limit roczny 2 502,56 zł do 3 226,92 zł. Wartości te obowiązywać będą jednak tylko w roku 2019. Docelowe koszty roczne, jak również pozostałe wartości związane z omawianym zagadnieniem wyszczególniono w poniższej tabeli: