- Pierwsze dni obowiązkowego KSeF upłynęły pod znakiem poważnych barier technicznych, takich jak awarie API oraz wielogodzinne opóźnienia w nadawaniu numerów identyfikacyjnych, co realnie paraliżowało logistykę i sprzedaż.
- Podatnicy musieli mierzyć się z wyjątkowo rygorystyczną walidacją plików XML oraz brakiem możliwości przesyłania załączników, co wymusiło na wielu firmach ręczne korygowanie kodu i równoległe przesyłanie dokumentacji drogą mailową.
- W obliczu tych trudności eksperci rekomendują stosowanie strategii „Offline First”, wskazując jednocześnie, że mimo błędów wieku dziecięcego, system docelowo usprawni archiwizację i przyspieszy automatyzację procesów księgowych.
Jak wygląda obowiązkowy KSeF w pierwszych dniach funkcjonowania?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się codziennością dla tysięcy firm, mimo że obowiązek wystawiania faktur za jego pomocą obejmie większość przedsiębiorców dopiero od 1 kwietnia 2026 roku.
Przystąpienie do rządowego systemu przez większość przedsiębiorstw wynika z konieczności odbierania faktur ustrukturyzowanych już od 1 lutego 2026 roku. Szacuje się, że w ciągu trzech dni (1-3 lutego 2026 roku) za pomocą KSeF wystawiono przynajmniej 100 000 faktur.
Więcej na temat harmonogramu wdrożenia obowiązkowego KSeF dowiesz się z artykułu: KSeF - co to jest, od kiedy obowiązuje oraz jak działa?
Start KSeF przyniósł wiele krytycznych uwag i rozczarowanie przedsiębiorców. Z jakimi błędami spotkały się firmy w nocy z soboty na niedzielę, 1 lutego 2026 roku?
Krytyczne błędy infrastrukturalne i wydajnościowe
Najpoważniejszym problemem, z jakim borykali się podatnicy od pierwszych godzin porannych 1 lutego 2026 roku, była niestabilność API środowiska produkcyjnego. Przeciążenie serwerów Ministerstwa Finansów skutkowało masowym pojawianiem się błędów:
401 Unauthorized
oraz
504 Gateway Timeout
W praktyce oznaczało to, że systemy finansowo-księgowe (ERP) nie mogły uzyskać poprawnej autoryzacji, mimo posiadania ważnych tokenów. Podatnicy próbowali masowo generować sesje, co tylko pogłębiało efekt kolejkowania.
Kolejnym błędem o charakterze systemowym był problem z nadawaniem numerów KSeF w czasie rzeczywistym. W założeniu system miał przetwarzać fakturę w kilka sekund. Praktyka pokazała jednak, że w momencie startu, czas oczekiwania na urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO) wydłużał się nawet do kilkunastu godzin.
Dla części firm, gdzie numer KSeF jest niezbędny do wydania towaru z magazynu, stało się to barierą nie do przejścia, paraliżującą logistykę. Wbrew pozorom mógł to być problem, który był dotkliwy dla użytkowników, co wynika z faktu, że obowiązkowy KSeF od 1 lutego dotyczy największych przedsiębiorców.
Niezgodność schemy i błędy walidacji merytorycznej
Choć struktura logiczna e-Faktury (link do struktury FA_2 znajduje się w stopce niniejszego artykułu) była znana wcześniej, pierwsze dni lutego pokazały, że system walidujący KSeF jest wyjątkowo rygorystyczny w sposób, którego nie przewidziały niektóre komercyjne programy do fakturowania.
Błędy dotyczyły m.in. formatowania pól nieobowiązkowych, które po wypełnieniu narzucały specyficzny format (np. kodów krajów czy formatów dat).
Podatnicy zgłaszali, że faktury odrzucone przez KSeF nie zawierały precyzyjnej informacji o miejscu błędu, a jedynie ogólny komunikat o niezgodności ze strukturą XSD, co zmuszało działy IT do ręcznego przeszukiwania tysięcy linii kodu XML.
Problematyczna okazała się również obsługa załączników do faktury ustrukturyzowanej.
KSeF w swojej czystej formie nie pozwala na dołączanie plików PDF czy specyfikacji technicznych. Udogodnienie w postaci pola obejmującego dodatkowy opis okazało się niewystarczające dla branży budowlanej czy medycznej.
Brak możliwości dołączania załączników zmusił podatników do równoległego przesyłania dokumentacji drogą mailową, niwecząc tym samym ideę pełnej centralizacji dokumentacji w jednym systemie.
Udogodnienia, które miały być atutem KSeF
Mimo licznych awarii, niektóre funkcjonalności KSeF w pierwszych dniach lutego pokazały swój potencjał.
Przede wszystkim system uprawnień zadziałał poprawnie. Możliwość nadawania ról "samofakturowania" oraz uprawnień dla biur rachunkowych pozwoliła na płynne przejęcie obowiązków przez podmioty zewnętrzne tam, gdzie infrastruktura klienta zawiodła.
Automatyczna archiwizacja to kolejne udogodnienie, które w teorii zdejmuje z barków podatnika obowiązek przechowywania dokumentów przez 10 lat. W pierwszych dniach lutego podatnicy docenili funkcję podglądu faktur bezpośrednio w portalu podatnika, co pozwalało zweryfikować, czy faktura zakupu faktycznie do nich dotarła, bez czekania na informację od kontrahenta. To "jedno źródło prawdy" skróciło czas wyjaśniania sporów dotyczących tego, czy faktura została wystawiona, czy nie.
| Incydent lub funkcja | Opis problemu lub działania | Wpływ na podatnika |
|---|---|---|
| Błąd sesji (Token) | Odrzucanie poprawnych kluczy autoryzacyjnych przez bramkę MF | Brak możliwości wysyłki i odbierania faktur przez systemy ERP |
| Opóźnienie UPO | Czas generowania numeru KSeF przekraczający 5 godzin | Wstrzymanie transportów i wydań towarowych (WZ) |
| Walidacja XSD | Odrzucanie faktur z powodu drobnych błędów w polach opcjonalnych | Konieczność ręcznej korekty kodu XML przez programistów |
| Tryb Offline | Udogodnienie pozwalające wystawiać faktury podczas awarii KSeF | Konieczność późniejszego uzupełnienia bazy o numery KSeF |
| Wizualizacja faktur | Narzędzie do generowania czytelnych plików PDF z XML | Ułatwienie pracy działom księgowym nieprzyzwyczajonym do XML |
Wyzwania związane z fakturami korygującymi
Luty przyniósł również wyzwania w obszarze faktur korygujących. W KSeF nie istnieje już pojęcie noty korygującej wystawianej przez nabywcę. Każdy błąd musi być naprawiony przez wystawcę fakturą korygującą. W pierwszych dniach lutego system rygorystycznie wymagał podania numeru KSeF faktury pierwotnej w treści korekty. Podatnicy, którzy nie otrzymali jeszcze numeru KSeF do swoich faktur sprzed kilku dni (z powodu opóźnień w procesowaniu), nie mogli wystawić korekt, co blokowało procesy reklamacyjne i rozliczeniowe.
Rekomendacja eksperta PITax
W obliczu niestabilności systemu w okresach szczytowego obciążenia, zalecane jest wprowadzenie wewnętrznej procedury w firmie oraz wystąpienie z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego. Dodatkowo, przedsiębiorcy powinni przygotować swoje systemy tak, aby w pierwszej kolejności generować fakturę z kodem QR zgodnie ze specyfikacją trybu awaryjnego, a następnie asynchronicznie przesyłać ją do KSeF w godzinach nocnych (wówczas obciążenie serwerów jest najmniejsze). Kluczowe jest również regularne pobieranie faktur zakupowych za pomocą narzędzi do masowej synchronizacji, zamiast polegania na pojedynczych zapytaniach w ciągu dnia pracy.
Źródła:
- art. 106na – 106ni ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o Podatku od towarów i usług;
- Krajowy System e-Faktur - serwis informacyjny Ministerstwa Finansów.
