Koszty uzyskania przychodów innych niż z pracy w rocznym PIT

Spis treści

1. Jak dobrać koszty uzyskania przychodu do rodzaju wynagrodzenia?
2. Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu ze zlecenia i dzieła?
3. Kiedy zlecenie lub dzieło rozliczasz inaczej?
4. Kiedy możesz zastosować autorskie koszty uzyskania przychodu?
5. Jakie koszty przysługują członkom zarządu, rad nadzorczych i menedżerom?
6. Kiedy możesz rozliczyć koszty faktycznie poniesione?
7. Co sprawdzić w kosztach uzyskania przychodu przed wysłaniem PIT?

Jak dobrać koszty uzyskania przychodu do rodzaju wynagrodzenia?

Przy zleceniu i dziele punktem wyjścia są koszty 20%, przy honorarium autorskim możliwe są koszty 50%, a przy pełnieniu funkcji w spółce poza etatem – koszty kwotowe. Najpierw sprawdź więc w umowie i PIT-11, za co otrzymałeś wynagrodzenie:

• Zapłata za usługę lub wykonanie dzieła – koszty obliczasz procentowo. Zasady dotyczą umów zawartych poza twoją działalnością gospodarczą; honorarium za prawa autorskie wymaga osobnego sprawdzenia.
• Honorarium twórcy lub artysty wykonawcy – prawo do 50% kosztów zależy od praw do utworu lub wykonania i rodzaju działalności.
• Wynagrodzenie za zasiadanie w zarządzie lub radzie nadzorczej poza etatem albo za kontrakt menedżerski – stosujesz określone kwoty miesięczne i limity roczne.

Koszty pomniejszają przychód przy ustalaniu dochodu. Nie są kwotą zwrotu podatku. Jeśli masz kilka rodzajów wynagrodzeń, dobierasz koszty do każdego z nich oddzielnie.

Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu ze zlecenia i dzieła?

Koszty 20% liczysz od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika składki emerytalne, rentowe i chorobowe, finansowane z twoich środków i dotyczące tego przychodu. Składki zdrowotnej nie odejmujesz przy tym obliczeniu. Gdy wymienionych składek społecznych nie potrącono, podstawą jest sam przychód.

Przykład: otrzymujesz 5 000 zł brutto z opodatkowanego zlecenia, a płatnik potrącił z niego 685,50 zł składek emerytalnych, rentowych i chorobowych. Podstawa kosztów wynosi 4 314,50 zł. Koszty to 4 314,50 zł × 20% = 862,90 zł, a nie 1 000 zł obliczone od kwoty brutto.

Norma 20% nie ma rocznego limitu kwotowego takiego jak koszty autorskie. Jeśli korzystasz z ulgi dla młodych, na powrót, dla rodzin 4+ lub dla pracujących seniorów, nie obliczasz 20% kosztów od zwolnionej części zlecenia. Przy części opodatkowanej uwzględniasz tylko składki dotyczące tej części.

Kiedy zlecenie lub dzieło rozliczasz inaczej?

Przy umowie z firmą lub instytucją na kwotę należności do 200 zł, w której nie jesteś pracownikiem, płatnik pobiera 12% podatku od przychodu bez kosztów. Tak opodatkowanej wypłaty nie doliczasz do dochodów na skali w zeznaniu rocznym. Limit dotyczy kwoty określonej w umowie, a nie pojedynczego przelewu.

Jeśli zlecenie lub dzieło zawierasz prywatnie z osobą, która nie jest płatnikiem, a wynagrodzenie należy do innych źródeł, również przysługują koszty 20%. Od podstawy odejmujesz wtedy także właściwe składki społeczne opłacone samodzielnie. Szczegóły rozliczenia opisuje poradnik o umowie zlecenia i umowie o dzieło.

Kiedy możesz zastosować autorskie koszty uzyskania przychodu?

Koszty 50% przysługują twórcy lub artyście wykonawcy za korzystanie z praw autorskich lub pokrewnych albo rozporządzanie nimi, przy działalności wymienionej w ustawie. Dotyczy to np. określonych przychodów z literatury, fotografiki, tworzenia programów komputerowych czy działalności muzycznej. Samo nazwanie umowy „dziełem” lub wpisanie do niej przeniesienia praw nie wystarcza.

Koszty liczysz od opodatkowanego honorarium po odjęciu potrąconych przez płatnika składek emerytalnych, rentowych i chorobowych przypadających na ten przychód. Łączny roczny limit wynosi 120 000 zł na osobę – obejmuje koszty 50% ze wszystkich umów, także z etatu oraz z praw własności przemysłowej. Kolejny płatnik nie daje osobnego limitu.

Limit może być niższy, jeśli masz również przychody z pracy zwolnione w ramach ulgi dla młodych, na powrót, dla rodzin 4+ lub dla pracujących seniorów. Suma kosztów 50% i zwolnionych przychodów z etatu, stosunku służbowego, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy nie może przekroczyć 120 000 zł. Zwolnione zlecenie nie pomniejsza tego wspólnego limitu. Pełny katalog działalności, dokumenty i przykłady znajdziesz w poradniku o autorskich kosztach uzyskania przychodu.

Jakie koszty przysługują członkom zarządu, rad nadzorczych i menedżerom?

Za funkcję w zarządzie lub radzie nadzorczej pełnioną poza etatem oraz za kontrakt menedżerski przysługują koszty 250 zł miesięcznie, z limitem rocznym. Te zasady obejmują także członków komisji i innych organów stanowiących osób prawnych oraz umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem i umowy o podobnym charakterze.

Dojazd z innej miejscowości nie podwyższa tych kosztów do 300 zł. Nie zastępujesz ich też rachunkami za paliwo, biletami ani innymi faktycznymi wydatkami. Jeśli funkcję pełnisz na podstawie umowy o pracę albo masz w spółce osobny etat, do wynagrodzenia z etatu stosujesz koszty pracownicze, również podwyższone za dojazdy, gdy spełniasz ich warunki.

Koszty kwotowe dotyczą także kontraktu menedżerskiego zawartego w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Samo wystawianie faktur nie zmienia kwalifikacji takiego wynagrodzenia do działalności wykonywanej osobiście.

Kiedy możesz rozliczyć koszty faktycznie poniesione?

Możesz zastąpić koszty 20% lub 50% kosztami faktycznymi, jeśli udowodnisz, że poniesione koszty podatkowe były wyższe od wynikających z normy procentowej. Wydatki muszą służyć uzyskaniu przychodu lub zachowaniu albo zabezpieczeniu jego źródła i nie mogą należeć do ustawowych wyłączeń.

Zachowaj faktury, rachunki, potwierdzenia zapłaty i umowy, z których wynika, kto poniósł wydatek, na co i w jakiej kwocie. Dokumenty powinny pozwalać powiązać koszt z konkretnym wynagrodzeniem. Przy wydatku służącym również prywatnym potrzebom uwzględniasz wyłącznie część związaną z uzyskaniem przychodu.

Przykład. Z opodatkowanej umowy o dzieło, bez składek i bez honorarium autorskiego, masz 20 000 zł przychodu. Koszty 20% wynoszą 4 000 zł. Jeśli udokumentowane materiały zużyte wyłącznie do wykonania tego dzieła kosztowały cię 6 000 zł, możesz przyjąć 6 000 zł kosztów. Nie dodajesz do nich kolejnych 4 000 zł kosztów procentowych.

Przy kosztach 50% udokumentowane wydatki mogą również przekroczyć limit 120 000 zł. Przekroczenie limitu przez sam wynik obliczenia „honorarium × 50%” nie jest jednak dowodem poniesienia takich wydatków. Przy zleceniu częściowo zwolnionym w ramach wymienionych ulg PIT-0 koszty faktyczne nie mogą przekroczyć opodatkowanej części przychodu z tego źródła.

Co sprawdzić w kosztach uzyskania przychodu przed wysłaniem PIT?

Porównaj koszty ze wszystkich PIT-11 z zasadami dla poszczególnych wynagrodzeń, a następnie uwzględnij roczne limity i ewentualne wyższe koszty faktyczne. Kwota z PIT-11 nie jest ostateczna: w zeznaniu wykazujesz koszty, do których rzeczywiście masz prawo.

• Przy zleceniu i dziele sprawdź przychód oraz potrącone składki społeczne. Oddziel wypłaty opodatkowane od zwolnionych.
• Przy honorariach zsumuj koszty 50% od wszystkich płatników, również z etatu, i sprawdź wspólny limit z przychodami z pracy zwolnionymi w ramach PIT-0.
• Przy funkcjach w spółkach i zarządzaniu porównaj sumę kosztów z właściwym limitem rocznym. Kosztów kwotowych nie zamieniaj na faktyczne wydatki.
• Przy wyższych kosztach faktycznych zachowaj obliczenie i dowody wydatków. Jeśli zmieniasz kwoty względem PIT-11, musisz potrafić uzasadnić różnicę.

Dochody rozliczane przez krajowych płatników wykazujesz w PIT-37, jeśli twoja sytuacja nie wymaga PIT-36. PIT-36 służy np. do rozliczenia umowy z osobą prywatną bez pośrednictwa płatnika albo do połączenia wynagrodzeń z działalnością gospodarczą opodatkowaną skalą. Koszty wykazujesz przy przychodzie z odpowiedniego źródła.

W PITax Rozliczenie PIT możesz wprowadzić dane z PIT-11 albo wczytać oficjalne dane z usługi Twój e-PIT. Program oblicza podatek na podstawie danych w rozliczeniu. Przed wysłaniem porównaj koszty z umowami i PIT-11, sprawdź limity oraz uwzględnij przysługujące koszty faktyczne.