KSeF - co to jest, od kiedy obowiązuje oraz jak działa?

• Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa platforma do wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur ustrukturyzowanych, która stanie się obowiązkowa dla największych podatników 1 lutego 2026 roku, a docelowo obejmie wszystkich przedsiębiorców do stycznia 2027 roku.
• System wprowadza jednolity format dokumentów elektronicznych, które są bezpiecznie przechowywane przez 10 lat, eliminując ryzyko ich zgubienia i upraszczając proces korygowania błędów.
• Główne korzyści dla użytkowników KSeF to automatyzacja obiegu dokumentacji oraz możliwość uzyskania szybszego zwrotu podatku VAT (skróconego z 60 do 40 dni) po spełnieniu określonych wymogów ustawowych.

Co to jest KSeF i do czego służy?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowy system teleinformatyczny zarządzany przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (Szefa KAS). Narzędzie służy do nadawania i weryfikacji uprawnień, uwierzytelniania użytkowników, wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktura).

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy i dla kogo? 

Do 31 stycznia 2026 r. korzystanie z KSeF przez przedsiębiorców jest dobrowolne. Od 1 lutego 2026 roku wystawianie i przesyłanie faktur za pomocą systemu staje się obowiązkowe dla największych podatników VAT. W kolejnych okresach obowiązek obejmie pozostałe grupy przedsiębiorców. Poniższa tabela przedstawia trzy etapy wdrażania KSeF.

Co to jest e-Faktura (faktura ustrukturyzowana)?

Faktura ustrukturyzowana (potocznie znana jako e-Faktura) to dokument w formie elektronicznej, który stanowi rodzaj faktury wystawianej za pośrednictwem KSeF. E-Faktura ma trzy podstawowe cechy:

1. unikalność – każdej e-Fakturze jest nadawany unikalny numer identyfikacyjny KSeF;
2. zgodność z obowiązującymi przepisami – e-Faktura jest zgodna z jednolitym wzorem dokumentu elektronicznego (format .xml), który jest dostępny w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
3. trwałość – w KSeF fakturę ustrukturyzowaną znajdzie odbiorca (podatnik posiadający NIP) i tu jest archiwizowana przez 10 lat. Nie wysyła się jej mailem, nie drukuje (poza ustawowymi wyjątkami), nigdy się już nie zniszczy ani nie zginie.

E-Faktura (faktura ustrukturyzowana) wystawiana jest przy użyciu struktury logicznej FA(3).

Jaka jest struktura nr KSeF?

Numer KSeF przypisywany każdej e-Fakturze ma strukturę, która składa się z:

1. identyfikatora podatnika – jest to numer identyfikacji podatkowej (NIP) przedsiębiorcy, który wystawia fakturę ustrukturyzowaną (e-Fakturę);
2. daty przesłania pliku do systemu – jest to data w formacie RRRRMMDD (rok-miesiąc-dzień), która wskazuje moment wprowadzenia faktury do KSeF;
3. części technicznej – generowana automatycznie poprzez unikalny ciąg znaków, co sprawia, że każdy nr KSeF jest unikalny;
4. sumy kontrolnej – automatycznie wyliczana suma kontrolna, która składa się z dwóch znaków.

Jakie czynności dotyczą e-Faktury?

E-Faktura (faktura ustrukturyzowana) może być w KSeF:

1. wystawiona i przesłana,
2. wystawiona przy użyciu KSeF, ale przesłana odbiorcy poza systemem – otrzymywanie e-Faktur wymaga uzyskania akceptacji odbiorcy, która udzielana jest w dowolnej formie (nawet ustnie).

Rekomendacja PITax

Brak zgody kontrahenta na otrzymywanie e-Faktur za pomocą KSeF nie zwalnia wystawcy z obowiązku skorzystania z tego systemu. W takim wypadku przedsiębiorca wystawia fakturę w systemie KSeF i przekazuje odbiorcy w uzgodniony z nim sposób (papierowo, elektronicznie, na karcie pamięci itp.). Do takich sytuacji może dojść w szczególności, gdy e-Faktura dotyczy płatności z zagranicznym kontrahentem. 

Przykład

Spółka z o.o., która świadczy usługi w zakresie projektowania i administrowania stronami internetowymi zdecydowała się na pełną cyfryzację. Większość klientów spółki akceptuje odbiór w KSeF i sama podlega pod obowiązek korzystania z faktur ustrukturyzowanych. Część z nich to kontrahenci zagraniczni, którzy preferują dotychczasową formę otrzymywania dokumentów sprzedażowych (faktury w formacie .pdf). Spółka wystawia wszystkie faktury w KSeF, zyskując numer identyfikacyjny dla każdej z nich, ale kontrahentom bez akceptacji wysyła pliki w formacie .pdf, które zostały pobrane z rządowego systemu.

Jakie faktury są obsługiwane w KSeF?

KSeF umożliwia wystawianie i przesyłanie siedmiu rodzajów e-Faktur:

1. faktura podstawowa (zwykła),
2. faktura korygująca fakturę podstawową (zwykłą),
3. faktura zaliczkowa,
4. faktura korygująca fakturę zaliczkową,
5. faktura rozliczająca,
6. faktura korygująca fakturę rozliczającą,
7. faktura uproszczona.

Jakie faktury są nieobsługiwane w KSeF?

KSeF nie umożliwia wystawiania i przesyłania:

• faktur wewnętrznych,
• faktur pro forma,
• rachunków,
• not obciążeniowych,
• not uznaniowych,
• dowodów wewnętrznych.

Jak poprawnie wystawić i wysłać e-Fakturę? Instrukcja krok po kroku

Krok 1: wybór programu i weryfikacja uprawnień

E-fakturę wystawia się za pośrednictwem rządowego programu KSeF (np. Aplikacja Podatnika, e-Mikrofirma) lub komercyjnej aplikacji (poprawnie zintegrowanej z API KSeF 2.0.).

Niezależnie od tego, który sposób obsługi faktury ustrukturyzowanej zostanie wybrany, najpierw należy upewnić się, że zostały nadane uprawnienia do wystawiania tego rodzaju dokumentów.

Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) ma automatycznie udzielone uprawnienia do wystawiania e-Faktury. W przypadku, gdy KSeF jest obsługiwany przez osobę działającą na podstawie np. pełnomocnictwa do wystawiania tych dokumentów, obsługiwany podmiot (np. spółka osobowa) powinna nadać stosowne uprawnienia osobie korzystającej z KSeF.

Krok 2: uwierzytelnienie użytkownika w KSeF

Bez względu na to, czy został wybrany rządowy program KSeF czy komercyjna aplikacja, w dalszym kroku dokonuje się uwierzytelnienia użytkownika. Użytkownicy logują się do KSeF z wykorzystaniem jednego z czterech dostępnych sposobów:

1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
2. kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
3. podpisu zaufanego lub
4. specjalnego tokenu.

Wyjątkową formą jest papierowe zgłoszenie posiadania uprawnień. Można to zrobić składając druk ZAW-FA do właściwego urzędu skarbowego.

Krok 3: wystawienie faktury ustrukturyzowanej (e-Faktura)

Wystawca faktury podstawowej (zwykłej) uwzględnia w KSeF te same informacje, jakie są wymagane "na papierze". Zakres danych wymaganych na fakturze określa art. 106e ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o Podatku od towarów i usług i są to:

• data wystawienia FV (faktury VAT);
• numer porządkowy FV;
• imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (tylko w przypadku transakcji UE – VAT-UE);
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
• nazwa (rodzaj) towaru lub usługi;
• miara i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto);
• kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawka VAT;
• suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwota należności ogółem.

Wystawianie faktur korygujących w systemie KSeF różni się od standardowych korekt VAT. Podczas korygowania faktury pierwotnej, która została już przetworzona przez system, pojawia się obowiązek podania unikalnego numeru identyfikacyjnego KSeF nadanego dokumentowi bazowemu. Numer ten znajduje się na dokumencie UPO, który jest generowany podczas wysyłki (krok 4).

Po wpisaniu wszystkich niezbędnych informacji na fakturze, użytkownik powinien upewnić się, czy nie chce zawrzeć w niej dodatkowych informacji (adnotacja dla odbiorcy), a następnie przesłać ją (osobno lub w ramach pakietu faktur) do adresata.

Krok 4: wysyłka faktury ustrukturyzowanej (e-Faktura)

Gdy wystawca faktury upewnił się, co do prawidłowości danych w niej zawartych, zleca jej wysyłkę. Przekazanie wysyłki faktury odbywa się w siedmiu etapach:

Podobnie jak w przypadku wysyłki zeznań rocznych PIT (rozliczenie PIT), status wysyłki „200” oznacza możliwość pobrania UPO.

Jakie są zalety KSeF dla przedsiębiorców?

Prostsze rozliczenie faktury korygującej in minus

Wraz z udostępnieniem KSeF został wprowadzony uproszczony mechanizm rozliczania faktur in minus (faktura korygująca zmniejszająca) dla sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług. 

Sprzedawca nie musi posiadać dodatkowej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania, z kolei nabywca (po uprzedniej akceptacji odbioru FV) niezwłocznie pomniejszy podatek naliczony.

Szybszy zwrot VAT (40 dni zamiast 60)

Przedsiębiorstwa korzystające z KSeF zyskują preferencyjny termin uzyskania zwrotu nadwyżki podatku naliczonego nad należnym (zwrotu VAT). Aby uzyskać szybszy zwrot VAT (w ciągu 40 dni) należy spełnić trzy warunki.

Dziesięcioletni okres przechowywania faktur wygenerowanych w KSeF

E-Faktury wygenerowane i przesłane z wykorzystaniem KSeF są przechowywane przez okres 10 lat. To duże udogodnienie dla przedsiębiorców, zwłaszcza z uwagi na okres przedawnienia zobowiązania podatkowego, który wynosi 5 lat.