Jak rozliczyć w PIT konkurs otwarty i zamknięty organizowany w firmie?

Spis treści

1. Czym jest konkurs organizowany w firmie dla celów podatkowych
2. Rodzaje konkursów organizowanych w firmie
3. Jakie są zasady organizowania konkursów w firmie?
4. Przychód a wygrana w konkursie zamkniętym. Jak rozliczyć w PIT?
5. Przychód a wygrana w konkursie otwartym. Jak rozliczyć PIT?
6. Konkurs organizowany w firmie a wartość wolna od podatku

Konkurs organizowany w firmie może przybrać specyfikę konkursu otwartego i zamkniętego. Końcowe rozliczenie obu wariantów konkursu znacząco się różni.

Czym jest konkurs organizowany w firmie dla celów podatkowych

Jedno z najtrafniejszych określeń konkursu organizowanego w firmie dla celów podatkowych przedstawił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 8 czerwca 2018 r. o sygn. 0114-KDIP3-2.4011.240.2018.1.AK. Jako konkurs organizowany w firmie określił przeprowadzenie przedsięwzięcia, w którym funkcjonuje element współzawodnictwa skierowany dla osiągnięcia konkretnego efektu.

Konkurs utożsamia się także z pewną formułą procedury mającej na celu wyłonienie jednego lub wielu zwycięzców. Zanim jednak będzie miało miejsce ogłoszenie listy zwycięzców – zostaną przeprowadzone eliminacje według określonych reguł, które wyłonią grupę najlepszych osób spośród biorących udział w konkursie uczestników.

Rywalizacja w konkursie to jedna z podstawowych cech konkursu organizowanego w firmie, ale nie jedyna.

Kolejna ważna kwestia to określenie ram regulaminowych, które powinny precyzować punkty zawarte w poniższej tabeli.

Warto podkreślić, iż tak przedstawiony obraz konkursu organizowanego w firmie dla celów podatkowych w myśl art. 30 ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej ustawą o PIT) znajduje swoje potwierdzenie w wyroku NSA z 20 stycznia 2015 r., o sygn. II FSK 232/13.

Należy zaznaczyć, iż dokumentowanie konkursu organizowanego w firmie jest szczególnie ważne dla prawidłowego jego rozliczenia w księgach firmy. Dlatego podatnik winien istotną uwagę dla celów podatkowych zwrócić na aspekt utworzenia regulaminu konkursu formalizującego zasady jego przebiegu, ale również na udokumentowanie nabycia nagród, czynności wyłonienia zwycięzców oraz procesu wydania nagród.

Rodzaje konkursów organizowanych w firmie

Rodzaje konkursów, jakie mają miejsce w przedsiębiorstwach, można podzielić na dwie grupy:

• konkurs organizowany dla pracowników (współpracowników) – zamknięty;
• konkurs organizowany dla innych osób niż pracownicy albo jednocześnie dla pracowników i pozostałych osób niebędących pracownikami – otwarty.

Warto w tym miejscu podkreślić, iż jedna i druga forma konkursu firmowego powoduje odmienne skutki podatkowe. Jakie? O tym w dalszej części publikacji.

Jakie są zasady organizowania konkursów w firmie?

Organizowanie konkursu w firmie wymaga od podatnika prowadzącego działalność gospodarczą zidentyfikowania kilku głównych płaszczyzn, które będą fundamentem realizacji konkursu.

Jedną z podstawowych kwestii jest przede wszystkim weryfikacja czy specyfika organizowanego konkursu nie wymaga zgłoszenia do odpowiednich organów administracji publicznej. Nieco odmiennym przykładem od konkursu będzie tutaj przytoczona loteria, której przeprowadzenie musi być poprzedzone dokonaniem zgłoszenia do Izby Celnej.

Kolejna sprawa to identyfikacja podmiotu, który będzie organizatorem i fundatorem konkursu. Nie musi to być jeden i ten sam podmiot. Fundatorem może być np. bank, a organizatorem podatnik prowadzący działalność gospodarczą będący np. organizatorem eventów. W przypadku, gdy organizator i fundator (ewentualnie zamawiający) to odmienne podmioty, niezwykle ważnym jest umowne sformułowanie jasnych zasad współpracy na rzecz organizowanego konkursu. Jest to o tyle istotne, że odpowiedzialnym do odprowadzenia podatków od wydawanych nagród jest organizator konkursu, a nie fundator. Jasne reguły współpracy to także utworzenie odpowiednich relacji w umowie, aby po konkursie było jasne, kto za co odpowiada i w stosunku do kogo odbiorcy nagród mogą dochodzić roszczeń.

Inna kwestia to ustalenie, kto będzie zarządcą danych osobowych. W większości przypadków administratorem danych osobowych będzie organizator konkursu, a jeżeli występuje jeszcze dodatkowy podmiot w postaci zamawiającego konkurs, a realizuje go np. agencja reklamowa, to odpowiedzialnym za przetwarzanie danych osobowych będzie zlecający przeprowadzenie konkursu.

Kolejny ważny czynnik przy organizowaniu konkursu to spisanie regulaminu konkursu. Musi on zawierać elementy, o których wcześniej wspomniano. Nie można ujmować w nim dowolnych zapisów, gdyż uczestnik może podnieść zarzut o stosowanie tzw. klauzul niedozwolonych.

Akcje marketingowe oraz rozgłoszenie informacji o nadchodzącym konkursie w różnego rodzaju mediach to kolejna sprawa wchodząca w skład procesu organizacji i przeprowadzenia konkursu. Przeprowadzenie akcji marketingowych stanowi podstawę dla osiągnięcia jak największej liczby zgłoszeń uczestników do organizowanego przez firmę konkursu.

Warto również zaznaczyć, iż wydatki, które organizator ponosi w związku z przeprowadzeniem konkursu, jak i wartość samych nagród będą stanowić w jego firmie koszty uzyskania przychodu. Ustawa o PIT nie przewiduje w tym wypadku ograniczeń poza tymi, jakie wynikają za art. 23 ww. ustawy. Zatem wszelkie koszty konkursu będą wydatkami firmowymi, jeżeli będą związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i nie będą zawierać się w katalogu kosztów (art. 23 ww. ustawy) wyłączonych z kosztów firmowych.

Przychód a wygrana w konkursie zamkniętym. Jak rozliczyć w PIT?

Konkurs realizowany wyłącznie dla swoich pracowników czy osób świadczących na rzecz danej firmy pracę na podstawie umów cywilnoprawnych wymaga od organizatora rozliczenia na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych nie tylko poniesionych kosztów w zakresie organizacji konkursu, ale też wydania nagród.

Zatem konkurs organizowany tylko dla osób zatrudnionych na umowę o pracę, umowę zlecenie, umowę o dzieło, a także wykonujących pracę na podstawie innych umów cywilnoprawnych powoduje, iż przekazanie nagród ww. osobom wiąże się z powstaniem u nich przychodu podlegającego opodatkowaniu.

Przychód ten będzie opodatkowany według zasad ogólnych, tj. według skali podatkowej, czyli na takich samych zasadach jak opodatkowane jest wypłacane wynagrodzenie.

Oprócz tego pracownik lub zleceniobiorca ze swojej strony nie będzie już zobligowany do żadnego opodatkowania otrzymanej nagrody.

Po zakończeniu roku, w którym pracownik wygrał nagrodę, otrzyma od pracodawcy informację PIT-11, w której będzie już zawarty przychód z tytułu odebrania nagrody (wartość tej nagrody), a także odprowadzony z tego tytułu podatek dochodowy od osób fizycznych, jak i składki ZUS.

Przychód a wygrana w konkursie otwartym. Jak rozliczyć PIT?

Konkursy skierowane zarówno do swoich pracowników, osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, jak i osób spoza firmy wymagają innego sposobu rozliczenia wydanych wygranych.

W odróżnieniu od wcześniejszego wariantu przychód uzyskany przez niżej wymienione osoby będzie stanowił u nich przychód z innych źródeł:

• osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę;
• osoby świadczące usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej;
• pozostałe osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej i niebędące pracownikami firmy organizującej konkurs.

Zgodnie z art. 30 ust. 1 pkt 2 ustawy o PIT od dochodów z tytułu wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych lub nagród związanych ze sprzedażą premiową, uzyskanych w państwie członkowskim UE lub innym państwie należącym do EOG pobiera się zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 10% od wartości wydanej wygranej, lub nagrody.

Tak więc to organizator konkursu będzie występował w tym wypadku w roli płatnika podatku i będzie zobligowany do potrącenia 10% zryczałtowanego podatku dochodowego z wartości wydanej nagrody i przekazania go na konto urzędu skarbowego (właściwego dla organizatora konkursu).

Po zakończeniu roku kalendarzowego płatnik podatku, a więc organizator konkursu składa elektronicznie deklarację roczną o zryczałtowanym podatku dochodowym PIT-8AR
w terminie do końca stycznia roku następnego.

W deklaracji tej ujmuje wszystkie kwoty podatków zapłaconych w poprzednim roku rozliczeniowym z tytułu wydanych zwycięzcom nagród.

Warto także wspomnieć, iż gdy odbiorcą nagrody będzie firma, wówczas wartość wygranej dolicza ona sobie do przychodu z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej i dokonuje jego opodatkowania razem z przychodami z tej działalności. Organizator konkursu w tym wypadku nie występuje jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych.

Konkurs organizowany w firmie a wartość wolna od podatku

Jak wskazuje art. 21 ust. 1 pkt 68a ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych jest wartość nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o PIT, otrzymanych od świadczeniodawcy w związku z jego promocją lub reklamą – jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł.

Jednak powyższe zwolnienie nie znajdzie zastosowania w przypadku wydania nagród dla:

• pracowników organizatora konkursu;
• osób zatrudnionych u organizatora konkursu na podstawie omów cywilnoprawnych.

Zatem w odniesieniu do osób zatrudnionych w firmie powyższe zwolnienie nie będzie miało miejsca.

Inny rodzaj zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych wartości wydanych wygranych organizator konkursu może zastosować, jeżeli chce przeprowadzić konkurs:

• organizowany i emitowany przez środki masowego przekazu (prasa, radio i telewizja);
• z dziedziny nauki, kultury, sztuki, dziennikarstwa, sportu;
• związany ze sprzedażą premiową towarów lub usług.

Dotyczy to jedynie przypadków, w których jednorazowa wartość wygranych lub nagród nie przekracza kwoty 2.000 zł.

Należy jeszcze podkreślić, że przychód związany z wydanymi nagrodami w ramach sprzedaży premiowej nie będzie mógł skorzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych, jeżeli ich odbiorcą będzie podatnik prowadzący pozarolniczą działalnością gospodarczą, gdyż u niego odebrana wygrana będzie stanowić przychód z tej działalności.

Ostatnią możliwością zwolnienia przychodu (u pracownika) w postaci otrzymanej przez niego nagrody w konkursie to sfinansowanie przekazanych przez organizatora nagród z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Wypłata z ZFŚS spowoduje wyłączenie wartości wydanej nagrody z przychodu do oskładkowania.

Natomiast w przypadku zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych to na mocy art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT zwolnieniu będzie podlegać wydanie pracownikowi nagrody rzeczowej:

• w związku z finansowaniem działalności socjalnej;
• nabytej ze środków ZFŚS;
• która nie będzie kosztować więcej niż 1000 zł.

Na koniec należałoby podkreślić, że w tej konfiguracji ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych nie skorzysta zakup ze środków ZFŚS, a następnie wydanie pracownikowi – zwycięzcy w ramach organizowanego konkursu bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do wymiany na towary lub usługi.