Spis treści
- Kiedy wpisujesz PESEL, a kiedy NIP?
- Kto korzysta z numeru PESEL jako identyfikatora podatkowego?
- Kto posługuje się NIP?
- Jak zaktualizować dane: ZAP-3 i NIP-7
- Kiedy otrzymujesz NIP?
- Dlaczego błędny NIP lub PESEL powoduje odrzucenie wysyłki PIT online?
- Przykłady: który identyfikator wpisujesz w zeznaniu?
- W deklaracjach PIT wpisuje się identyfikator podatkowy: numer PESEL albo NIP.
- Wysyłka PIT online wykorzystuje weryfikację danych autoryzujących, w tym identyfikatora podatkowego.
- Nieprawidłowy identyfikator podatkowy powoduje negatywną weryfikację i odrzucenie wysyłki.
Kiedy wpisujesz PESEL, a kiedy NIP?
Wpisujesz PESEL, gdy jesteś osobą fizyczną i nie prowadzisz działalności gospodarczej albo nie jesteś zarejestrowanym podatnikiem VAT. Wpisujesz NIP, gdy rozliczasz się jako podmiot objęty obowiązkiem posiadania NIP, w tym jako przedsiębiorca lub podatnik VAT.
| Sytuacja podatnika | Identyfikator w PIT | Typowe przykłady |
|---|---|---|
| Osoba fizyczna bez działalności gospodarczej i bez rejestracji VAT | PESEL | Umowa o pracę, umowa zlecenia, emerytura, renta |
| Przedsiębiorca lub zarejestrowany podatnik VAT | NIP | Jednoosobowa działalność gospodarcza, czynny podatnik VAT |
| Osoba fizyczna bez numeru PESEL | NIP | Cudzoziemiec rozliczający PIT bez rejestracji PESEL |
W zeznaniu rocznym i w korekcie wpisuje się identyfikator podatkowy właściwy dla okresu, którego dotyczy dokument.
Kto korzysta z numeru PESEL jako identyfikatora podatkowego?
Numer PESEL jest identyfikatorem podatkowym dla osób fizycznych, które nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT lub nie prowadzą działalności gospodarczej.
- Rozliczasz przychody z pracy, zlecenia lub dzieła bez działalności gospodarczej.
- Rozliczasz emeryturę, rentę lub inne świadczenia bez działalności gospodarczej.
- Składasz PIT jako osoba prywatna i nie masz rejestracji VAT.
Numer PESEL bywa właściwy także wtedy, gdy działalność gospodarcza rozpoczęła się w 2026, a rozliczenie dotyczy roku 2025.
Kto posługuje się NIP?
NIP jest identyfikatorem podatkowym dla pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu. W praktyce NIP obejmuje osoby i podmioty, których rozliczenia są powiązane z działalnością gospodarczą, VAT albo rolą płatnika.
- Prowadzisz działalność gospodarczą.
- Jesteś zarejestrowanym podatnikiem VAT.
- Nie masz numeru PESEL, a rozliczasz się w Polsce jako podatnik.
- Działasz jako płatnik podatków lub płatnik składek ubezpieczeniowych.
Jak zaktualizować dane: ZAP-3 i NIP-7
Aktualizacja danych identyfikacyjnych i ewidencyjnych odbywa się przez właściwy formularz. Ustawa przewiduje termin 7 dni na zgłoszenie aktualizacji danych objętych zgłoszeniem identyfikacyjnym od dnia, w którym nastąpiła zmiana.
| Formularz | Kogo dotyczy | Najczęstsze zastosowania |
|---|---|---|
| ZAP-3 | Osoba fizyczna posługująca się PESEL jako identyfikatorem podatkowym | Aktualizacja wybranych danych, w tym numeru rachunku do zwrotu nadpłaty i danych kontaktowych |
| NIP-7 | Osoba fizyczna posługująca się NIP jako identyfikatorem podatkowym | Zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne danych dla osób fizycznych objętych NIP, w tym cudzoziemców bez PESEL |
- Zgłaszaj zmianę numeru rachunku bankowego, gdy zwrot podatku ma trafić na nowy rachunek.
- Aktualizuj dane identyfikacyjne i adresowe, gdy zmienia się stan faktyczny ujęty w ewidencji.
- Podawaj aktualny adres zamieszkania w zeznaniu rocznym, gdy aktualizacja dotyczy wyłącznie adresu i rozliczasz się jako osoba fizyczna bez działalności gospodarczej i bez rejestracji VAT.
Kiedy otrzymujesz NIP?
NIP jest nadawany na podstawie zgłoszenia identyfikacyjnego. W przypadku osób fizycznych rozpoczynających działalność gospodarczą zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne jest składane w ramach wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Potwierdzenie nadania NIP następuje niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni od wpływu poprawnego zgłoszenia.
Brak numeru PESEL nie blokuje rozliczenia PIT. W praktyce w takich sytuacjach identyfikacja podatkowa odbywa się przez NIP.
Dlaczego błędny NIP lub PESEL powoduje odrzucenie wysyłki PIT online?
Wysyłka PIT online korzysta z podpisu opartego na danych autoryzujących. Zestaw danych autoryzujących obejmuje identyfikator podatkowy NIP albo numer PESEL. Negatywna weryfikacja pojawia się wtedy, gdy dane nie zgadzają się z danymi posiadanymi przez administrację skarbową.
| Element danych autoryzujących | Co wpisujesz |
|---|---|
| Identyfikator podatkowy | NIP albo PESEL |
| Imię | Pierwsze imię |
| Nazwisko | Nazwisko zgodne z danymi urzędowymi |
| Data urodzenia | W formacie zgodnym z formularzem |
| Kwota przychodu | Kwota przychodu z zeznania wskazanego w przepisach dla podpisu opartego na danych autoryzujących |
W praktyce negatywna weryfikacja pojawia się m.in. wtedy, gdy w danych autoryzujących wpisany jest identyfikator innej osoby, na przykład pracodawcy lub współmałżonka.
Przykłady: który identyfikator wpisujesz w zeznaniu?
Pani Iwona składa korektę zeznania za rok 2024. W okresie, którego dotyczy korekta, jej identyfikatorem był NIP, a obecnie identyfikatorem jest PESEL. Jaki identyfikator wpisuje w korekcie?
W korekcie wpisuje NIP, ponieważ korekta dotyczy okresu, w którym identyfikatorem podatkowym był NIP.
Pan Paweł rozpoczął działalność gospodarczą w 2026, a rozlicza PIT za rok 2025. Jaki identyfikator wpisuje w zeznaniu za rok 2025?
W zeznaniu za rok 2025 wpisuje PESEL, jeżeli w roku 2025 nie prowadził działalności gospodarczej i nie był zarejestrowanym podatnikiem VAT.
Rekomendacje PITax
Sprawdź identyfikator podatkowy przed wysyłką PIT online i porównaj go z dokumentami urzędowymi oraz danymi z poprzednich rozliczeń, jeśli składasz korektę.
Źródła:
- art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 237 z późn. zm.),
- art. 5a ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 237 z późn. zm.),
- art. 8b ust. 2 i art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 237 z późn. zm.),
- § 12 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 19 września 2017 r. w sprawie sposobu przesyłania deklaracji i podań oraz rodzajów podpisu elektronicznego, którymi powinny być opatrzone (Dz.U. z 2017 r. poz. 1802 z późn. zm.),
- § 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 17 listopada 2025 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie wzorów zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1687),
