Koszty uzyskania przychodu – czym są?
Koszty uzyskania przychodu (KUP) to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu, z wyjątkiem wydatków wyłączonych ustawowo.
Definicję KUP zawiera ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawa wskazuje też katalog wydatków, których nie rozlicza się jako kosztów podatkowych.
| Forma opodatkowania działalności | Podstawa opodatkowania | Rozliczanie kosztów uzyskania przychodu |
|---|---|---|
| Skala podatkowa | Dochód (przychód minus koszty) | Tak |
| Podatek liniowy | Dochód (przychód minus koszty) | Tak |
| Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych | Przychód (bez kosztów) | Nie |
Wyższe koszty podatkowe zmniejszają dochód i mogą zmniejszać podatek, jeśli spełniają warunki ustawowe i są właściwie udokumentowane.
Składki ZUS i składka zdrowotna a koszty uzyskania przychodu
Składki i odliczenia działają różnie w zależności od formy opodatkowania. Poniższa tabela porządkuje najczęstsze zasady rozliczeń.
| Rodzaj składki | Skala podatkowa | Podatek liniowy | Ryczałt |
|---|---|---|---|
| Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) | Rozlicz w kosztach albo odlicz od dochodu | Rozlicz w kosztach albo odlicz od dochodu | Odlicz od przychodu w zakresie przewidzianym w ustawie ryczałtowej (bez podwójnego rozliczenia) |
| Składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy | Rozlicz w kosztach | Rozlicz w kosztach | Brak kosztów; zastosowanie mają wyłącznie odliczenia przewidziane w ustawie ryczałtowej |
| Składka na ubezpieczenie zdrowotne | Nie pomniejsza dochodu i podatku (brak odliczenia w PIT) | Zaliczenie do kosztów albo odliczenie od dochodu do rocznego limitu ogłaszanego w Monitorze Polskim | Pomniejszenie przychodu o 50% zapłaconych składek (w zakresie wskazanym w ustawie) |
Jedna składka nie podlega podwójnemu rozliczeniu. Ten sam wydatek rozlicza się tylko raz, np. jako koszt albo jako odliczenie. Składka zdrowotna ma odrębne zasady w zależności od formy opodatkowania.
Jak obliczyć dochód w działalności gospodarczej?
Dochód w działalności na skali lub liniowym wynika z różnicy: przychód minus koszty uzyskania przychodu.
Przychód − Koszty uzyskania przychodu = Dochód
Jeżeli składki na ubezpieczenia społeczne nie zostały rozliczone w kosztach, dochód może zostać pomniejszony o te składki jako odliczenie.
Dochód − Składki społeczne (jeżeli odliczane) = Podstawa opodatkowania
-
Ustal przychód za dany okres (miesiąc lub rok).
-
Odejmij koszty uzyskania przychodu spełniające warunki ustawowe i udokumentowane.
-
Pomniejsz dochód o składki społeczne, jeżeli nie zostały rozliczone jako koszty.
-
Oblicz podatek według wybranej formy opodatkowania.
| Forma opodatkowania | Stawka podatku | Progi i zasady | Kwota wolna |
|---|---|---|---|
| Skala podatkowa | 12% i 32% | 12% do 120 000 zł (PLN), 32% od nadwyżki ponad 120 000 zł (PLN) | 30 000 zł (PLN) |
| Podatek liniowy | 19% | Jedna stawka niezależnie od wysokości dochodu | Brak kwoty wolnej |
Podstawa opodatkowania × Stawka podatku = Podatek
Wyjaśnienie mechanizmu kwoty wolnej: Kwota wolna od podatku.
Kwota podatku nie obejmuje wydatków, które nie stanowią kosztów podatkowych, ani składki zdrowotnej w zakresie, w jakim nie pomniejsza ona podstawy opodatkowania.
Czym są przychody?
Przychód to pieniądze, wartości pieniężne oraz wartość świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń otrzymanych lub postawionych do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym.
Otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
W działalności gospodarczej kluczowe znaczenie ma przychód należny.
Przychód należny – liczy się fakt sprzedaży, a nie przelew
W działalności gospodarczej przychód powstaje jako kwota należna, nawet jeśli nie została jeszcze zapłacona. Moment powstania przychodu zależy od zdarzenia gospodarczego, np. sprzedaży towaru lub wykonania usługi.
| Sytuacja | Co przesądza o powstaniu przychodu | Najczęstszy skutek podatkowy |
|---|---|---|
| Działalność gospodarcza | Powstanie kwoty należnej (sprzedaż/usługa), niezależnie od terminu zapłaty | Przychód w okresie rozliczeniowym, w którym powstała należność |
| Sprzedaż nieruchomości lub praw majątkowych | Zbycie przed upływem 5 lat (60 miesięcy), licząc od końca roku nabycia lub wybudowania | Co do zasady rozliczenie na PIT-39 i stawka 19% (z wyjątkami, np. ulga mieszkaniowa) |
| Sprzedaż rzeczy ruchomych (np. samochodu prywatnego) | Zbycie przed upływem 6 miesięcy, licząc od końca miesiąca nabycia | Przychód podlega opodatkowaniu; sprzedaż po terminie nie tworzy przychodu w PIT |
Sprzedaż nieruchomości i praw majątkowych
Sprzedaż nieruchomości może tworzyć przychód podatkowy, jeśli następuje przed upływem 5 lat (60 miesięcy) liczonych od końca roku nabycia lub wybudowania.
W takim przypadku rozliczenie następuje co do zasady na formularzu PIT-39 według stawki 19%. Ustawa przewiduje też zwolnienie związane z wydatkowaniem środków na własne cele mieszkaniowe (tzw. ulga mieszkaniowa).
Sprzedaż rzeczy ruchomych (np. samochodu prywatnego)
Sprzedaż rzeczy ruchomej prywatnie tworzy przychód w PIT tylko wtedy, gdy następuje przed upływem 6 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiło nabycie.
Sprzedaż po tym terminie nie tworzy przychodu w PIT z tego tytułu.
Ustalenie kosztów i momentu powstania przychodu wymaga zgodności z przepisami i dokumentami źródłowymi. W praktyce obliczenia komplikują się m.in. przy sprzedaży kilku nieruchomości, rozliczaniu różnych źródeł przychodów i rozliczeniach składek.
Źródła:
- art. 10 ust. 1, art. 11 ust. 1, art. 14 ust. 1, art. 21 ust. 1, art. 22 ust. 1, art. 23, art. 26 ust. 1, art. 27 ust. 1, art. 30c ust. 1, art. 30c ust. 2 i art. 30c ust. 2c, art. 30e ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.),
- art. 6 ust. 1, art. 11 ust. 1 i art. 11 ust. 1a ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 843 z późn. zm.).
