Spis treści
- Koszty uzyskania przychodu – czym są?
- Jak obliczyć dochód w działalności gospodarczej?
- Czym są przychody?
Koszty uzyskania przychodu – czym są?
Z punktu widzenia przedsiębiorcy koszty uzyskania przychodu są kluczowe, ponieważ bezpośrednio wpływają na wysokość podatku do zapłaty. Im wyższe koszty (prawidłowo udokumentowane i spełniające kryteria ustawowe), tym niższy dochód do opodatkowania, a więc – co do zasady – niższy PIT.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 tej ustawy (tzw. katalog kosztów wyłączonych z podatkowych KUP).
W praktyce z możliwości rozliczania "zwykłych" kosztów firmowych korzystają przedsiębiorcy opodatkowani:
- na zasadach ogólnych (skala podatkowa – 12% i 32%),
- podatkiem liniowym (19%).
Przedsiębiorcy na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych nie wykazują kosztów uzyskania przychodu – podatek liczony jest od przychodu, przy zastosowaniu właściwej stawki ryczałtu.
Na dochód przedsiębiorstwa (i ostateczny zysk) wpływ mają także m.in.:
- Składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) – które można:
- zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu albo
- odliczyć od dochodu (podstawy opodatkowania).
Ważne: Tę samą składkę wolno rozliczyć tylko raz – nie można jej "zduplikować" w kosztach i odliczeniu. - Składki na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – mogą stanowić wyłącznie koszt uzyskania przychodu.
- Składka zdrowotna – rozliczana jest na zasadach szczególnych zależnych od formy opodatkowania:
- na Skali podatkowej: jest nieodliczalna (nie jest kosztem, nie pomniejsza dochodu),
- na Podatku liniowym: może być zaliczona w koszty lub odliczona od dochodu (do ustalonego rocznego limitu),
- na Ryczałcie: 50% zapłaconych składek można odliczyć od przychodu.
Przedsiębiorca może rozliczać składki na ubezpieczenia społeczne na dwa sposoby: ująć je w kosztach uzyskania przychodu albo odliczyć od dochodu. Tego samego wydatku nie wolno rozliczyć podwójnie. Składka zdrowotna rządzi się odrębnymi prawami – na skali podatkowej nie obniża podatku w ogóle.
Jak obliczyć dochód w działalności gospodarczej?
W uproszczeniu, miesięczny (lub roczny) dochód w działalności gospodarczej rozliczanej według skali lub podatkiem liniowym obliczamy według następującego schematu:
-
Ustal przychód z działalności za dany okres (np. miesiąc).
-
Od przychodu odejmij koszty uzyskania przychodu – czyli wszystkie wydatki spełniające kryteria ustawowe, faktycznie poniesione i odpowiednio udokumentowane (w tym m.in. składki na Fundusz Pracy, a także – jeśli wybrałeś taki sposób rozliczenia – składki na ubezpieczenia społeczne).
Przychód – Koszty uzyskania przychodu = Dochód
-
Jeżeli składki na ubezpieczenia społeczne nie zostały zaliczone do kosztów w punkcie 2, możesz je teraz odliczyć od dochodu.
Dochód – Składki społeczne = Podstawa opodatkowania
-
Od tak ustalonej podstawy opodatkowania obliczasz podatek według wybranej formy:
- Skala podatkowa: 12% dla dochodu do 120 000 zł i 32% od nadwyżki ponad tę kwotę. Stosuje się tu kwotę wolną od podatku (30 000 zł).
- Podatek liniowy: stałe 19% od dochodu, niezależnie od wysokości zarobków. Uwaga: tu nie obowiązuje kwota wolna od podatku.
Podstawa opodatkowania × Stawka podatku = Podatek należny
Więcej na temat mechanizmu kwoty wolnej przeczytasz w artykule: Kwota wolna od podatku.
Pamiętaj, że powyższy schemat pokazuje, jak oblicza się podatek dochodowy. Kwota, która faktycznie "zostaje w kieszeni" przedsiębiorcy (zysk netto), jest dodatkowo pomniejszona m.in. o zapłaconą składkę zdrowotną (często nieodliczalną) oraz wydatki, które nie mogły być uznane za koszty podatkowe.
Czym są przychody?
Aby poprawnie obliczyć dochód, trzeba najpierw ustalić, czym jest przychód. Ustawa o PIT definiuje przychód ogólnie jako:
Otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Mówiąc prościej: przychody to nasze zarobki i korzyści majątkowe. Co do zasady podatek płacimy od tego, co już fizycznie otrzymaliśmy. Jednak w działalności gospodarczej kluczowe jest pojęcie przychodu należnego.
Przychód należny – liczy się fakt sprzedaży, a nie przelew
W przypadku przedsiębiorców przychodem są kwoty należne, choćby nie zostały jeszcze faktycznie otrzymane. Oznacza to, że przychód powstaje w momencie wystawienia faktury lub wykonania usługi, nawet jeśli klient zapłaci za nią dopiero w kolejnym miesiącu.
Zasada memoriałowa (przychód należny) dotyczy m.in.:
- pozarolniczej działalności gospodarczej,
- działów specjalnych produkcji rolnej,
- kapitałów pieniężnych,
- zbycia papierów wartościowych i pochodnych instrumentów finansowych.
Sprzedaż nieruchomości i praw majątkowych
Przychodem podlegającym opodatkowaniu jest również sprzedaż nieruchomości (lub praw do niej), jeżeli zbycie nastąpiło przed upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym nastąpiło nabycie lub wybudowanie.
W takiej sytuacji rozliczenie następuje na osobnym formularzu PIT-39 (stawka 19%), chyba że skorzystasz z tzw. ulgi mieszkaniowej (przeznaczenie środków na własne cele mieszkaniowe).
Sprzedaż rzeczy ruchomych (np. samochodu prywatnego)
- Jeżeli sprzedajesz rzecz (np. auto) prywatnie (nie w ramach firmy), przychód powstaje tylko wtedy, gdy sprzedaż nastąpi przed upływem pół roku, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiło nabycie.
Sprzedaż po tym terminie nie generuje przychodu i nie trzeba płacić podatku dochodowego.
Przepisy podatkowe często się zmieniają, dlatego przy bardziej skomplikowanych sytuacjach (np. sprzedaż kilku nieruchomości, zbycie udziałów, złożone rozliczenia składek ZUS i składki zdrowotnej) warto skorzystać z aktualnych kalkulatorów i formularzy dostępnych w serwisie PITax.pl lub zasięgnąć indywidualnej porady doradcy podatkowego.
Źródła:
- ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163 z późn. zm.),
- ustawa z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 776 z późn. zm.),
- ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 z późn. zm.).
