Jesteś tutaj: Strona główna Wiedza Przepisy i wskaźniki Jednolity plik kontrolny – co to jest i jak bezpiecznie go wysłać?

Jednolity plik kontrolny – co to jest i jak bezpiecznie go wysłać?

▪ 6 kwietnia 2021 r. ▪ Zaktualizowano: 6 kwietnia 2021 r. ▪ Autor: Krzysztof Biernacki

Jednolity Plik Kontrolny (Standard Audit File for Tax, SAF-T) opracowany został przez Organizację Współpracy Gospodarczej i Rozwoju (OECD) i od 2008 roku wdrażany jest w poszczególnych krajach europejskich. Stanowi elektroniczny zbiór danych ewidencyjnych, które przekazywane są organom podatkowym. W Polsce funkcjonuje od 2016 r. i w coraz szerszym zakresie wykorzystywany jest przez organy podatkowe do bieżącej kontroli transakcji realizowanych przez podatników, nie tylko w obszarze podatku od towarów i usług (VAT). 

Jednolity plik kontrolny – co to jest i jak bezpiecznie go wysłać?

Rodzaje plików JPK

Krajowy ustawodawca wprowadził obowiązek przesyłania plików JPK tylko dla tych podatników, którzy prowadzą ewidencje przy użyciu programów komputerowych (art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej). Obecnie wyłącznie czynni podatnicy podatku VAT mają taki obowiązek (art. 109 ust 8a Ustawy o VAT). W konsekwencji inne podmioty, prowadząc księgi podatkowe w formie papierowej, nie będą zobowiązani do przekazywania plików JPK. Pamiętać jednak należy o szerokiej interpretacji pojęcia programu komputerowego – jest nim nie tylko oprogramowanie dedykowane do prowadzenia rozliczeń podatkowych, ale każdy program komputerowy np. Excel, który podatnik może wykorzystać do celów ewidencyjnych.

JPK na żądanie

Najistotniejszym podziałem plików JPK są tzw. pliki fakultatywne, które podatnik ma obowiązek przekazać organowi podatkowemu na jego żądanie oraz pliki obligatoryjne, wysyłane co miesiąc wraz z deklaracją VAT (JPK_VDEK lub JPK_7). W tej pierwszej grupie ustawodawca wyróżnił aż siedem różnych ewidencji, które należy prowadzić i przekazywać w formie elektronicznej.

 

Oznaczenie

Zakres ewidencji zawarty w pliku

Uwagi

JPK_KR

Księgi handlowe, w tym obroty na kontach ksiąg głównych i pomocniczych

Obowiązek przekazywania przez podmioty prowadzące tzw. pełną rachunkowość. Jego kolejna aktualizacja została wprowadzona 01.01.2021 r.

JPK_WB

Wyciągi bankowe

Banki nie mają obowiązku tworzenia plików JPK_WB, stąd też organy podatkowe dopuszczają w przypadku niedostępności tego formatu na przekazanie danych w plikach CSV lub PDF

JPK_MAG

Magazyn

Plik zawiera dane dotyczące obrotów towarami na magazynie

JPK_FA

Faktury

Plik zawiera zestawienie faktur sprzedaży podatnika. Format tego pliku został zaktualizowany ostatnio 01.11.2019 r. w związku ze zmianami przepisów Ustawy o VAT

JPK_FA_RR

Faktury wystawione dla rolników ryczałtowych

Jako odrębny plik JPK został on wprowadzony od 01.09.2019 r.

JPK_PKPIR

Ewidencja Księgi Przychodów i Rozchodów

Przesyłają podatnicy niepodlegający obowiązki prowadzenia tzw. pełnej księgowości

JPK_EWP

Ewidencja przychodu

Zobowiązani są do ich przekazywania podatnicy rozliczający się w ramach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych

 

Pliki JPK fakultatywne są wysyłane organom podatkowym najczęściej w ramach prowadzonych czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub celno-skarbowej, a także na potrzeby postępowania podatkowego. Co do zasady podatnik ma 3 dni na ich przekazanie, liczone od daty żądania. W praktyce fiskus dopuszcza wysłanie ich w dłuższym terminie, szczególnie w przypadkach, kiedy podatnik nie posiada danych w takim formacie i musi je samodzielnie przygotować – np. plik JPK_WB. W odróżnieniu od innych plików ta grupa nie podlega korekcie.

Plik JPK_7

Od 1-go października 2020 r. podatnicy czynni podatku VAT zobowiązani są co miesiąc wysyłać obligatoryjnie plik JPK_VDEK (JPK_7). Wprawdzie obowiązek comiesięcznej wysyłki takich danych obowiązuje w Polsce od 2016 r., a powszechnie został wprowadzony w 2018 r., niemniej jednak obecny format pliku wyróżnia się przede wszystkim dwiema cechami:

  • po raz pierwszy cały plik obejmuje zarówno deklarację (tzw. część deklaracyjną), jak też ewidencję (tzw. część ewidencyjna). Dotychczas podatnik składał odrębnie deklaracje oraz plik JPK zawierający rejestry podatku VAT. Połączenie części ewidencyjnej i deklaracyjnej w jeden plik ma istotne znaczenie na potrzeby korekt, gdzie wyłącznie korekta części ewidencyjnej pliku może nieść ze sobą odpowiedzialność karną skarbową; 
  • ustawodawca w sposób dotychczas niespotykany rozszerzył zakres obowiązków ewidencyjnych w zakresie oznaczania transakcji. Wprowadzono obowiązek analitycznego oznaczania każdego zdarzenia kodami GTU (grupy towarowo – usługowe), oznaczeniami literowymi oraz specyfikacją rodzaju dokumentu ujętego w rejestrach.

 

Zestawienie oznaczeń GTU prezentuje poniższa tabela.

Skrót oznaczenia

Przedmiot transakcji

(przykładowa specyfikacja)

GTU_01

Napoje alkoholowe, w tym alkohol etylowy, piwo, wino, napoje fermentowane i wyroby pośrednie

GTU_02

Paliwa, w tym paliwa samochodowe, lotnicze itp.

GTU_03

Olej opałowy i określone przez ustawodawcę oleje

GTU_04

Wyroby tytoniowe i produkty podobne

GTU_05

Odpady

GTU_06

Urządzenia elektroniczne

GTU_07

Pojazdy i części samochodowe do pojazdów

GTU_08

Metale szlachetne i nieszlachetne

GTU_09

Leki i wyroby medyczne

GTU_10

Budynki, budowle i grunty

GTU_11

Uprawnienia do emisji gazów cieplarnianych

GTU_12

Usługi o charakterze niematerialnym – wyłącznie usługi wymienione przez ustawodawcę, jak usługi doradcze, zarządcze, księgowe itp.

GTU_13

Usługi transportowe i gospodarki magazynowej

 

Wszystkie oznaczenia GTU dotyczą wyłącznie rejestru sprzedaży. Ustawodawca w większości przypadków powiązał określony kod z ewidencją statystyczną (CN lub PKWiU), co skutkuje obowiązkiem po stronie podatnika identyfikowania transakcji na potrzeby tych kodów poprzez klasyfikacje statystyczne (por. art. 5a Ustawy o VAT). W kilku przypadkach jednak podatnik musi opierać się na samym opisie zdarzenia, co prowadzić może do obowiązku jego oznaczenia. Takim przykładem są usługi niematerialne objęte kodem GTU_12.

Oprócz kodów GTU wprowadzono również oznaczenia literowe poszczególnych kategorii zdarzeń. Ta grupa obejmuje zarówno rejestry sprzedaży, jak również rejestry zakupu.

Skrót oznaczenia

Kategoria transakcji

REJESTR SPRZEDAŻY

SW

Dostawa w ramach sprzedaży wysyłkowej (sprzedaży na odległość) w rozumieniu przepisów Ustawy o VAT

EE

Świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, o których mowa w art. 28k ustawy o VAT

TP

Istnienie powiązań między nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub usługodawcą, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT.

TT_WNT

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów dokonane przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdział 8 Ustawy o VAT

TT_D

Dostawa towarów poza terytorium kraju dokonana przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdział 8 Ustawy o VAT

MR_T

Świadczenie usług turystyki opodatkowane na zasadach marży zgodnie z art. 119 Ustawy o VAT

MR_UZ

Dostawa towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, opodatkowana na zasadach marży zgodnie z art. 120 Ustawy o VAT

I_42

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 42 (import)

I_63

Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 63 (import)

B_SPV

Transfer bonu jednego przeznaczenia dokonany przez podatnika działającego we własnym imieniu, opodatkowany zgodnie z art. 8a ust. 1 Ustawy o VAT

B_SPV_DOSTAWA

Dostawa towarów oraz świadczenie usług, których dotyczy bon jednego przeznaczenia na rzecz podatnika, który wyemitował bon zgodnie z art. 8a ust. 4 Ustawy o VAT

B_MPV_PROWIZJA

Świadczenie usług pośrednictwa oraz innych usług dotyczących transferu bonu różnego przeznaczenia opodatkowane zgodnie z art. 8b ust. 2 Ustawy o VAT

MPP

Transakcje objęte obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności

REJESTR ZAKUPÓW

IMP

Podatek naliczony z tytułu importu towarów, w tym importu towarów rozliczanego zgodnie z art. 33a Ustawy o VAT

MPP

Transakcje objęte obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności

 

W grupie oznaczeń literowych tylko transakcje objęte obowiązkiem stosowania mechanizmu podzielonej płatności identyfikowane są zarówno po stronie sprzedawcy jak też nabywcy, co z perspektywy organów podatkowych pozwala na bieżącą ich identyfikację i dokonywanie porównań. Warto też mieć na uwadze fakt, że oznaczenia literowe wykraczają poza dotychczasową kontrolę rozliczeń podatku VAT, obejmując swoim zakresem również podatki dochodowe. Przykładem jest kod „TP”, pozwalający na weryfikację zdarzeń pomiędzy podmiotami powiązanymi.

Ostatnią grupą oznaczeń jest identyfikacja dokumentów zamieszczana w rejestrach. Obejmuje ona zarówno ewidencję sprzedaży jak też zakupu.

Oznaczenie

Rodzaj dokumentów

REJESTR SPRZEDAŻY

RO

Oznaczenie dokumentu zbiorczego, zawierającego sprzedaż prowadzoną na kasach fiskalnych

FP

Oznaczenie faktury wystawionej do paragonu fiskalnego dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Ujmowanie takich faktur w rejestrach sprzedaży to nowy obowiązek, który został wprowadzony do przepisów od początku października 2020 r.

WEW

Dokument wewnętrzny dotyczący pozostałych transakcji, gdzie co do zasady nie dochodzi do wystawianie faktury.

REJESTR ZAKUPÓW

MK

Oznaczenie dotyczy faktury wystawionej przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń określoną w art. 21 Ustawy o VAT (metoda kasowa)

VAT_RR

Faktura VAT-RR, o której mowa w art. 116 Ustawy o VAT

WEW

Dokument wewnętrzny, w przypadkach, kiedy nie ma obowiązku wystawienia faktury

Wysyłka plików JPK

Ministerstwo Finansów umożliwia trzy sposoby wysyłki plików JPK elektronicznie. Pierwsza z nich to skorzystanie z komercyjnego oprogramowania do prowadzenia ewidencji podatkowych, które umożliwia takie czynności. Druga to aplikacja dla małych przedsiębiorców udostępniona przez Ministerstwo na swojej stronie internetowej. Obecnie jest to aplikacja e-mikrofirma oraz Klient JPK 2.0. Trzeci sposób to skorzystanie z e-bramki JPK_VAT, która umożliwia przesyłanie plików z różnych systemów operacyjnych. Dostępna jest ona na stronie internetowej Ministerstwa.

Każdy wysyłany plik JPK musi być obowiązkowo podpisany. Również w tym wypadku jest kilka możliwości. Pierwsza to użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, druga to podpis ePUAP, trzecia to podpis tzw. profilem indywidualnym podatnika, w oparciu o dane o przychodach ze składanej za rok ubiegły deklaracji PIT.

Podsumowanie

Obecność plików JPK w systemie podatkowym to przede wszystkim zwiększające się obowiązki dla podatników, którzy coraz częściej muszą wnikliwie analizować i oznaczać wszystkie transakcje. Ułatwienia, jakie niesie to ze sobą dla fiskusa, uzasadniają twierdzenie, że tendencja ta będzie kontynuowana.   

Doradca podatkowy, nr wpisu 11354

krzysztof.biernacki@pitax.pl

Krzysztof Biernacki

Doradca podatkowy, adiunkt Katedry Finansów na Wydziale Nauk Ekonomicznych Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Absolwent Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu oraz Uniwersytetu Wrocławskiego. Doktor nauk ekonomicznych oraz magister prawa. (...)

Pomoc Techniczna

  • 534 30 50 40
  • pn-pt 9:00-16:00
  • ikona emailpomoc@pitax.pl

Krajowa Informacja Skarbowa

  • 22 330 0 330
  • pn-pt 7:00-18:00