Jesteś tutaj: Strona główna Wiedza Przepisy i wskaźniki Zaliczka na poczet wynagrodzenia a podatek i składki ZUS – jak ją rozliczyć?

Zaliczka na poczet wynagrodzenia a podatek i składki ZUS – jak ją rozliczyć?

▪ 17 lutego 2021 r. ▪ Zaktualizowano: 17 lutego 2021 r. ▪ Autor: Krzysztof Ulicki

Pracodawca zgodnie z ustalonym terminem i formą wypłaty pensji przekazuje pracownikowi należne wynagrodzenie ze stosunku pracy za przepracowany okres. Bywają jednak sytuacje, w których pracownik wnioskuje o wypłatę zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia. W jaki sposób powinien postąpić pracodawca w momencie wypłaty zaliczki? Jakie zasady wypłaty i rozliczenia zaliczki na poczet wynagrodzenia należy w tym wypadku zastosować? Na te i wiele innych wątpliwości odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Zaliczka na poczet wynagrodzenia a podatek i składki ZUS – jak ją rozliczyć?

Czym jest zaliczka na poczet wynagrodzenia?

Zgodnie z art. 87 § 1 pkt 3 ustawy z dnia 26.06.1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320) – zwanej dalej ustawą – z wynagrodzenia za pracę (po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania) potrąceniu podlegają m.in.: zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi.

Zaliczka na poczet wynagrodzenia stanowi przedpłatę dotyczącą przyszłego wynagrodzenia.

Zaliczki na poczet wynagrodzenia za pracę nie należy utożsamiać z zaliczką na poczet podróży służbowej bądź wykonania zakupów firmowych.

Wniosek o wypłatę zaliczki na poczet wynagrodzenia wypełnia i przedkłada pracodawcy pracownik.

Warto podkreślić, iż wypłata zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia może odbywać się w stałej, miesięcznej kwocie. Kwota wypłaty zaliczki może być także rozliczona na podstawie przepracowanego do dnia wypłaty zaliczki czasu pracy.

Zaliczka na poczet wynagrodzenia a podatek

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą o PDOF, przychodami ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się:

  • wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne;
  • wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty;
  • wynagrodzenia zasadnicze;
  • wynagrodzenia za godziny nadliczbowe;
  • różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop;
  • wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona;
  • świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika;
  • wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych – bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.

 

Zgodnie z powyższym zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia należy do kategorii przychodów objętych stosunkiem pracy. Co za tym idzie, podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym (PIT-4R) na takich samych zasadach jak standardowe wynagrodzenie za pracę.

W tym miejscu należałoby podkreślić, iż jeżeli wypłata zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia oraz reszty wynagrodzenia za pracę nastąpi w tym samym miesiącu, to pracodawca przy rozliczeniu reszty wynagrodzenia za pracę nie będzie mógł po raz drugi zastosować:

  • pracowniczych kosztów uzyskania przychodów – wyniosą one wtedy 0zł;
  • ulgi podatkowej (jeżeli przysługuje pracownikowi), czyli 1/12 kwoty wolnej od podatku – wyniesie ona wówczas 0 zł.

 

Wypłacone wynagrodzenie za pracę, jak i wypłacona zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia stanowią koszt uzyskania przychodów u pracodawcy. W tym miejscu należałoby przytoczyć art. 22 ust. 6ba ustawy o PDOF, który mówi, iż należności m.in. ze stosunku pracy oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, będą stanowić koszty uzyskania przychodów u pracodawcy w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony.

Natomiast przychód ze stosunku pracy po stronie pracownika powstanie w momencie (w dniu) postawienia do dyspozycji pracownika zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia albo reszty tegoż wynagrodzenia.

Zaliczka na poczet wynagrodzenia a składki ZUS

Zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia, jak i samo wynagrodzenie podlega takim samym zasadom oskładkowania ZUS ubezpieczeniami społecznymi, ubezpieczeniem zdrowotnym, funduszem pracy i FGŚP.

Zatem rozliczając zaliczkę brutto na poczet przyszłego wynagrodzenia, pracodawca potrąci:

  • składki na ubezpieczenia społeczne;
  • składkę na ubezpieczenie zdrowotne;
  • składkę na fundusz pracy oraz FGŚP (jeżeli wyniknie obowiązek ich naliczenia).

Kiedy pracodawca powinien wypłacić wynagrodzenie?

Jak wskazuje art. 85 § 2 ustawy Kodeks pracy, wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Zatem wynagrodzenie za pracę nie może być wypłacone później niż dziesiątego dnia miesiąca następnego po miesiącu, którym została wykonana praca.

Jeżeli przykładowo wynagrodzenie należne jest za grudzień 2020 r. – może być ono wypłacone ostatniego (roboczego) dnia grudnia 2020 r., a może być wypłacone 8 stycznia 2021 r. Dlaczego 8 stycznia 2021 r.? Z uwagi na to, iż 10 stycznia 2021 r. jest dniem wolnym od pracy (niedziela). Pracodawca może także ustalić w regulaminie wynagradzania (umowie), iż wynagrodzenie ma być wypłacane piątego dnia miesiąca następnego po miesiącu wykonania pracy.

Zaliczka na poczet wynagrodzenia wypłacana jest zawsze przed ostatecznym terminem wypłaty. Data wypłaty wynagrodzenia w przedsiębiorstwie jest ustalona w regulaminie wynagradzania (czasem w umowie o pracę lub innym dokumencie). Jednakże regulamin pracy powinien zawierać zapis dopuszczający wypłatę zaliczek na poczet przyszłego wynagrodzenia.

Pewnym wyjątkiem od reguły jest sytuacja, w której z przyczyn niezależnych pracodawca jeszcze nie wie, ile dokładnie wyniesie ostateczny kształt wynagrodzeń i wpierw wypłaca zaliczki na poczet przyszłych wynagrodzeń (np. w kwocie odpowiadającej kwocie wynagrodzenia z miesiąca ubiegłego), a następnie uzupełnia resztę wynagrodzenia do wysokości pozostałej, należnej pensji.

Zarówno wynagrodzenie za pracę, jak i zaliczkę na poczet przyszłego wynagrodzenia pracodawca może wypłacić na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, ale może go także wypłacić w formie gotówkowej. W celu wyboru formy płatności wynagrodzenia, pracownik powinien wypełnić stosowne oświadczenie wskazujące, jaką formę wypłaty wybiera. Forma ta będzie tożsama zarówno dla wypłaty wynagrodzenia, jak i dla wypłaty zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia.

W jaki sposób pracodawca wypłaca wynagrodzenie?

Wynagrodzenie za pracę może być wypłacane z dołu albo z góry. Wynagrodzenie z dołu wypłacane jest najczęściej w przedsiębiorstwach prywatnych. Wynagrodzenie z góry (bez uwzględnienia dodatkowych, zmiennych składników, które są wypłacane z dołu) wypłacane jest w niektórych zakładach i placówkach sfery budżetowej np. dla nauczycieli.

Kodeks pracy w art. 85, ale także w art. 86 i innych przedstawia istotne cechy wypłaty wynagrodzenia, potrąceń z wynagrodzenia oraz innych kwestii towarzyszących przy regulowaniu wypłat pracownikowi.

Wypłaty wynagrodzenia należy dokonywać raz w miesiącu w stałym i ustalonym z góry terminie. Poza terminem wypłaty występuje jeszcze szereg cech kodeksowych, do których winien stosować się pracodawca, ustalając kwestie związane z wypłatą pracownikowi wynagrodzenia. Oto one:

Cechy wypłaty i potrąceń z wynagrodzenia z pracę zgodnie z Kodeksem Pracy

1.

Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym w miejscu, terminie i czasie określonych w regulaminie pracy lub w innych przepisach prawa pracy

2.

Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

3.

Jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie wypłaca się w dniu poprzedzającym.

4.

Składniki wynagrodzenia za pracę, przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż jeden miesiąc, wypłaca się z dołu w terminach określonych w przepisach prawa pracy.

5.

Pracodawca, na żądanie pracownika, jest obowiązany udostępnić do wglądu dokumenty, na których podstawie zostało obliczone jego wynagrodzenie.

6.

Wypłaty wynagrodzenia dokonuje się w formie pieniężnej; częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie niż pieniężna jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy przewidują to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy.

7.

Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

8.

Z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne, zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wpłat dokonywanych do PPK (jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania) – potrąceniu podlegają tylko następujące należności:

1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;

2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;

3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;

4) kary pieniężne przewidziane w art. 108.

Pomoc Techniczna

  • 534 30 50 40
  • pn-pt 9:00-16:00

Krajowa Informacja Skarbowa

  • 22 330 0 330
  • pn-pt 7:00-18:00