Jakie koszty pracy zdalnej pokrywa pracodawca?
Pracodawca musi pokryć koszty prądu i usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej, a także zapewnić materiały i narzędzia do jej wykonywania. Dotyczy to pracy na etacie zarówno całkowicie zdalnej, jak i hybrydowej, czyli częściowo w domu, częściowo w firmie. Wyjątkiem jest praca zdalna okazjonalna, przy której nie ma ustawowego obowiązku zwrotu kosztów.
Przy pracy zdalnej innej niż okazjonalna pracodawca:
- Pokrywa koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, np. internetu, w części niezbędnej do wykonywania pracy.
- Zapewnia potrzebne materiały i narzędzia, np. komputer, monitor czy papier do drukarki.
- Zapewnia instalację, serwis i konserwację sprzętu albo pokrywa niezbędne koszty jego instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji.
- Pokrywa inne koszty bezpośrednio związane z pracą zdalną, jeżeli ich zwrot przewidziano w zasadach tej pracy, np. w regulaminie lub porozumieniu.
Co z używaniem własnego komputera?
Przy pracy zdalnej innej niż okazjonalna przysługuje ci ekwiwalent za korzystanie z własnego komputera, jeśli uzgodnisz z pracodawcą używanie tego sprzętu. Ekwiwalent to kwota rekompensująca używanie potrzebnych do pracy materiałów lub narzędzi, których nie zapewnił pracodawca. Ustalacie jej wysokość, uwzględniając zużycie sprzętu i jego udokumentowane ceny rynkowe.
Sam zakup laptopa bez uzgodnienia z pracodawcą nie daje automatycznie prawa do zwrotu jego pełnej ceny. Obowiązek wypłaty ekwiwalentu można zastąpić ryczałtem.
Ile wynosi ryczałt za pracę zdalną?
Ryczałt ma odpowiadać przewidywanym kosztom twojej pracy zdalnej. To ustalona z góry kwota, która zastępuje rozliczanie objętych nią kosztów lub ekwiwalent za używanie sprzętu. Kodeks pracy nie wyznacza jednej stawki dziennej ani miesięcznej dla wszystkich pracowników.
Przy ustalaniu kwoty uwzględnia się zużycie materiałów i sprzętu, ich udokumentowane ceny rynkowe, ilość materiałów wykorzystanych na potrzeby pracodawcy, zużycie energii oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Znaczenie ma też wymiar pracy zdalnej: kalkulacja powinna odpowiadać kosztom ponoszonym przy pracy z domu przez ustaloną liczbę dni lub godzin.
Sprawdź, jakie założenia przyjęto u twojego pracodawcy i jak traktowane są dni pracy w biurze, urlop lub choroba. Sposób rozliczenia wynika z zasad obowiązujących w firmie; nie należy przyjmować, że każda nieobecność zawsze oznacza identyczne pomniejszenie wypłaty.
Czy zwrot kosztów pracy zdalnej podlega PIT i składkom?
Zwrot kosztów pracy zdalnej, ekwiwalent i ryczałt wypłacane na zasadach Kodeksu pracy nie stanowią przychodu pracownika. Pracodawca nie pobiera od nich zaliczki na PIT ani składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Tak samo nie powstaje przychód z samego zapewnienia narzędzi i materiałów potrzebnych do pracy zdalnej.
Takiego zwrotu nie doliczasz do przychodów w zeznaniu rocznym. Pracodawca nie powinien ujmować go w opodatkowanym przychodzie z etatu w PIT-11. Gdy rozliczenie budzi wątpliwości, poproś dział płac o wyjaśnienie, czego dotyczyła wypłata i jak ją zakwalifikowano. Sama nazwa „dodatek za pracę zdalną” nie przesądza o podatku – wypłata musi rzeczywiście pokrywać koszty tej pracy.
Czy zwrócony wydatek można odliczyć w PIT?
Nie odliczysz w uldze na internet wydatku, który zwrócił ci pracodawca. Jeżeli zwrot pokrywa tylko część opłaty za internet, przy ocenie odliczenia uwzględniasz część sfinansowaną przez siebie. Prawo do ulgi, jej limit i wymagane dokumenty opisuje poradnik o uldze na internet.
Zwrot kosztów od pracodawcy to również inna rzecz niż koszty uzyskania przychodu z etatu. Zwrot dostajesz jako rekompensatę wydatków, a koszty podatkowe służą do obliczenia dochodu, od którego naliczany jest PIT.
Czy za okazjonalną pracę zdalną przysługuje zwrot kosztów?
Przy okazjonalnej pracy zdalnej pracodawca nie ma ustawowego obowiązku zwrotu kosztów ani wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu. Ten tryb obejmuje do 24 dni w roku kalendarzowym i wymaga twojego wniosku w postaci papierowej lub elektronicznej. Pracodawca może odmówić jego uwzględnienia. Pracodawca może dobrowolnie zwracać koszty pracy okazjonalnej.
Nie każda praca z domu przez kilka dni jest pracą okazjonalną. Jeśli masz uzgodnioną pracę hybrydową, np. dwa dni w tygodniu poza biurem, stosuje się zasady pokrywania kosztów zwykłej pracy zdalnej. O różnicy decyduje tryb, w którym wykonujesz pracę, a nie sama liczba dni w danym miesiącu.
Jak sprawdzić zasady zwrotu kosztów pracy zdalnej?
Poproś pracodawcę lub dział kadr o zasady pracy zdalnej, które cię obejmują. Mogą wynikać z zakładowego układu zbiorowego pracy lub protokołu dodatkowego, porozumienia ze związkami zawodowymi albo regulaminu. Gdy takich regulacji nie ma, zasady określa się w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem albo w poleceniu pracy zdalnej wydanym w sytuacji przewidzianej w Kodeksie pracy.
W części dotyczącej kosztów sprawdź:
- Jakie wydatki pokrywa pracodawca i czy wypłaca zwrot kosztów, ekwiwalent za używanie sprzętu czy ryczałt.
- Jak obliczana jest kwota, za jaki okres przysługuje i kiedy ma zostać wypłacona.
- Jakie dokumenty lub dane masz przekazać, np. rachunek za internet albo liczbę dni pracy zdalnej.
Jeśli przy zwykłej pracy zdalnej ponosisz niezbędne koszty prądu lub internetu, a nie otrzymujesz ich zwrotu, zgłoś to pracodawcy. Wskaż okres pracy i rodzaj wydatków oraz poproś o rozliczenie. Brak regulaminu sam w sobie nie znosi ustawowego obowiązku pokrycia tych kosztów.
Źródła:
- Art. 6718–6720, art. 6724–6725, art. 6733 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 1245);
- Art. 26 ust. 1 pkt 6a i ust. 13a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;
- Art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych;
- Art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych;
- Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej – Praca zdalna, pytania i odpowiedzi (koszty dodatkowe i wniosek o pracę okazjonalną).
