Podatek dochodowy a bony i karty prepaid dla pracowników

Spis treści

1. Bony podarunkowe a karty prepaid
2. Finansowanie bonów i kart podarunkowych dla pracowników
3. Bony podarunkowe a podatek
4. Kiedy nie ma obowiązku przekazania zaliczki na podatek dochodowy?
5. Bony i karty podarunkowe a koszty firmy

Bony podarunkowe a karty prepaid

Specyfika bonu podarunkowego nieco rożni się od zasady działania podarunkowej karty prepaid. W przypadku kupna bonu nabywa się możliwość jego wymiany na towary lub usługi do określonej w bonie wartości. Bon można zrealizować w konkretnym terminie i w sieciach handlowych, które go honorują (lub które go wyemitowały). Zakupiony bon będzie więc uprawniał osobę, która go otrzyma do wymiany na towar lub usługę o takiej wartości maksymalnej, na jaką opiewa bon.

Większą swobodą i elastycznością zakupów cechują się karty prepaid (w omawianym przypadku karty podarunkowe – przedpłacone). Podarunkowe karty prepaid wyglądają podobnie jak bankowa karta płatnicza. Każdy może ją zakupić czy to celem osobistego wykorzystania, czy celem podarowania np. dla pracowników. Karty prepaid działają podobnie jak karty płatnicze do bankomatu. Różnica polega na tym, iż kupujący nabywa kartę przedpłaconą o określonej wartości i nie może ponownie jej doładować środkami pieniężnymi (występują inne typy kart prepaid, ale podarunkowy typ karty prepaid działa w sposób jednorazowy). Jeżeli więc dobiegnie końca termin karty lub wyczerpią się środki – karta zostaje technicznie zamknięta.

Dyspozycja środkami występującymi na podarunkowej karcie prepaid jest bardziej elastyczna od środków zamrożonych w postaci bonu podarunkowego. Środki z podarunkowej karty prepaid można wykorzystać w określonej sieci sklepów (w tym sklepów internetowych). Nabywca podarunkowej karty prepaid ma jednak możliwość nabycia dowolnych towarów lub usług, co w przypadku bonów nie zawsze jest możliwe. Należy podkreślić, iż karty prepaid służące do rozliczeń firmy z pracownikami np. za zakupione przez pracownika materiały dla firmy, za zrealizowane podróże służbowe to zupełnie coś innego niż podarunkowe karty prepaid.

Finansowanie bonów i kart podarunkowych dla pracowników

Pracodawca ma możliwość przekazania pracownikom bonów podarunkowych lub przedpłaconych kart podarunkowych, a zakup kart lub bonów może sfinansować z dwóch odrębnych źródeł.

Mowa tu przede wszystkim o sfinansowaniu bonów podarunkowych i kart przepłaconych ze środków obrotowych firmy, a więc z bieżących środków przeznaczonych na prowadzenie działalności gospodarczej.

Drugą możliwością finansowania nabycia bonów podarunkowych czy kart prepaid przeznaczonych dla pracowników jest zakup ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Należy w tym miejscu podkreślić, iż wybór źródła finansowania będzie miał kluczowe znaczenie w aspekcie opodatkowania otrzymania profitów przez pracowników. Sfinansowanie w określony sposób bonów podarunkowych lub kart przedpłaconych będzie więc skutkowało sposobem, w jaki sposób będą one opodatkowane u pracowników.

Bony podarunkowe a podatek

Pracodawca, ofiarując pracownikom bony podarunkowe lub przedpłacone karty podarunkowe ze środków obrotowych firmy, musi mieć świadomość, iż po stronie pracowników w miesiącu przekazania bonów lub kart powstanie przychód do opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Kwestia opodatkowania wynagrodzenia, dodatkowych składników, pozostałych świadczeń pieniężnych czy nieodpłatnych świadczeń w całości lub w części znajduje swoje uregulowanie w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 z późn. zm. zwanej dalej ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Zgodnie z nim za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne, oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Jeżeli pracodawca zakupi bony lub karty podarunkowe ze środków bieżących firmy, to będzie zobligowany doliczyć je do wynagrodzenia i opodatkować podatkiem dochodowym od osób fizycznych, ale i oskładkować składkami ZUS w taki sam sposób jak wynagrodzenie ze stosunku pracy.

Przykładowo, jeżeli pracownik otrzyma od firmy bon podarunkowy lub przedpłaconą kartę podarunkową o wartości 500 zł netto, to wartość ta stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy. Przykładowa wartość 500 zł doliczana jest do kwoty brutto wynagrodzenia podlegającej oskładkowaniu składkami ZUS ubezpieczenia społecznego (oraz w dalszej kolejności zdrowotnego) i opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Jednak w tym miejscu należy zaznaczyć, iż w niektórych przypadkach pracownikowi będzie przysługiwać zwolnienie z podatku dochodowego w odniesieniu do otrzymanych profitów. W jakich sytuacjach będzie miało to miejsce?

Kiedy nie ma obowiązku przekazania zaliczki na podatek dochodowy?

Poza możliwością finansowania podarunkowych kart prepaid oraz bonów podarunkowych ze środków obrotowych firmy – przedsiębiorca może nabyć dla pracowników owe profity ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).

Jak wskazuje art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4.03.1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1070 z późn. zm.) zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym w myśl z art. 27 ust. 1 albo art. 30 ust. 6 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 263). Pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, uzgadnia regulamin z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Ponadto jak wskazuje ww. ustawa poza zapisami w regulaminie – wypłata świadczeń z ZFŚS oraz ich wysokość zależne są od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia się z podatku wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł.

Do rzeczowych świadczeń pieniężnych nie należą bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

Analizując powyższe przepisy, należałoby podkreślić, że ze zwolnienia z podatku dochodowego u pracownika nie będą korzystać bony i inne znaki towarowe niezależnie, na jaką kwotę będzie opiewać ich wartość. Potwierdza to m.in. wyrok NSA z dnia 4 lutego 2016 r. o sygn. II FSK 1463/14.

Zupełnie odmiennie traktowane są świadczenia pieniężne finansowane ze środków ZFŚS. Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych podlegają m.in. wypłacone pracownikowi w roku podatkowym świadczenia pieniężne łącznie do wysokości 1000zł.

Karta podarunkowa zasilona środkami pieniężnymi jest kwalifikowana jako świadczenie pieniężne zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Potwierdzają to liczne interpretacje Ministra Finansów, np. interpretacja indywidualna z dnia 18 września 2019 r. wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.418.2019.1.GG.

Tak więc przyjmuje się, że środki pieniężne to także środki występujące m.in. na podarunkowych kartach prepaid, którymi pracownik (lub inna osoba obdarowana) może swobodnie dysponować celem nabycia towarów i usług do określonej wartości.

Karty podarunkowe prepaid do wartości 1000zł mogą korzystać z powyższego zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych. Nie będą wówczas zaliczane (do tej wartości) do przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu. Karty podarunkowe prepaid do wartości 1000 zł będą również wolne od składek ZUS. Jednak należy przypomnieć, iż muszą zostać nabyte (sfinansowane) ze środków ZFŚS.

Pracodawca, analizując swoje możliwości kosztowo-podatkowe w odniesieniu do bonów lub kart prepaid, powinien zawsze wziąć pod uwagę przede wszystkim źródło finansowania nabytych bonów lub kart prepaid dla celu skorzystania ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych.

Bony i karty podarunkowe a koszty firmy

Wszelkie profity dla pracowników finansowane ze środków ZFŚS nie będą stanowiły kosztu uzyskania przychodu firmy. Dzieje się tak, dlatego, że sam odpis (przekaz środków) na fundusz stanowi koszt firmy. Zatem wypłata środków z tego funduszu na jakikolwiek cel pracowniczy kosztem uzyskania przychodu firmy już nie jest.

Inaczej wygląda sprawa, gdy bony podarunkowe lub karty przedpłacone dla pracowników zakupiono ze środków bieżących firmy. Jednak w tym wypadku pracodawca za każdym razem musi przeanalizować, czy dany wydatek będzie spełniał kryteria kosztu firmowego, a więc:

• jest przeznaczony wyłącznie na cele prowadzonej działalności gospodarczej, związany z daną działalnością gospodarczą i z pracownikami danej firmy;
• był wydatkowany celem osiągnięcia teraźniejszych, przyszłych przychodów z działalności gospodarczej;
• był sfinansowany dla celów zabezpieczenia teraźniejszych, przyszłych źródeł przychodów działalności gospodarczej;
• nie mogą zawierać się w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów firmowych (art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).