Jesteś tutaj: Strona główna Wiedza Poradnik rozliczenia Ekwiwalent za niewykorzystany urlop a podatek

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop a podatek

▪ 8 marca 2021 r. ▪ Zaktualizowano: 8 marca 2021 r. ▪ Autor: Łukasz Kluczyński

Zatrudnianie pracownika wiąże z koniecznością ewidencjonowania i rozliczania urlopów wypoczynkowych – każdy bez wyjątku pracownik ma do niego prawo! Formą rekompensaty niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego jest wypłata pracownikowi ekwiwalentu, jednak tylko w określonych prawem przypadkach. Poniżej wyjaśniamy zasady jego rozliczania, także w kontekście obciążeń publiczno-prawnych.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop a podatek

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – kiedy jest wypłacany?

Rozważania w zakresie urlopów oraz ekwiwalentów za niewykorzystany urlop wypoczynkowy warto rozpocząć od nadrzędnej zasady, której powinni przestrzegać pracodawcy. Zgodnie z art. 152 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy:

  • Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego.
  • Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

 

Powyższe oznacza, że prawo do urlopu jest prawem niezbywalnym, a pracodawca zobowiązany jest do planowania pracy w taki sposób, aby pracownik miał możliwość jego wykorzystania w przysługującym mu wymiarze (20 lub 26 dni). Warto dodać, że pracownicy z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności mają prawo do dodatkowego urlopu w wymiarze 10 dni.

Urlop wypoczynkowy należy więc rozliczyć „w naturze” (czyli po prostu go wykorzystać), a jedynym legalnym odstępstwem od tej zasady jest wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop i to tylko w przypadku rozwiązania stosunku pracy. Niniejszą kwestię również precyzyjnie uregulowano w przepisach prawa pracy (art. 171):

  • W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania, lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
  • Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku, gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę, zawartej z tym samym pracodawcą, bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

 

UWAGA – porozumienie dot. wykorzystania urlopu podczas kolejnej umowy
Stosunkowo rzadką praktyką jest zawieranie pisemnego porozumienia ws. „przeniesienia” niewykorzystanego urlopu. Warto zaznaczyć, że w części „C” akt osobowych pracownika należy gromadzić takie porozumienia, co wynika wprost z Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. (§ 3 pkt 3).

 

Podsumowując powyższe, pracodawca musi udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego i wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy!

Składki ZUS i podatek przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop

Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy traktowany jest jako przychód ze stosunku pracy, a co za tym idzie w świetle ustawy o PIT, stanowi przychód pracownika do opodatkowania, natomiast w świetle ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych stanowi podstawę wymiaru składek emerytalnych, rentowych, wypadkowych i chorobowych oraz zdrowotnych w rozumieniu ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych.

Obliczając ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, uwzględnić należy pracownicze koszty uzyskania przychodu (aktualnie 250 zł lub 300 zł) oraz kwotę zmniejszającą podatek, jeżeli pracownik złożył pracodawcy odpowiednie oświadczenia (PIT-2).

Co ważne, pracownicze koszty uzyskania przychodów oraz ulgę zaliczki należy zastosować także w przypadku, gdy ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy jest jedynym składnikiem wynagrodzenia i/lub został wypłacony po ustaniu zatrudnienia – np. pracownik w miesiącu rozwiązania stosunku pracy przebywał na zwolnieniu lekarskim i pobierał zasiłek. Należy jednak pamiętać, że w danym miesiącu koszty uzyskania przychodu i ulgę zaliczki można zastosować tylko raz.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania pod warunkiem, że jest wypłacony osobie do 26 roku życia przy zachowaniu pozostałych ustawowych warunków (przychody ze stosunku pracy nie przekroczyły u takiej osoby w danym roku 85 528 zł, a ponadto osoba ta nie złożyła wniosku o pobór zaliczek bez zastosowania zwolnienia). Podsumowanie powyższych rozważań prezentuje poniższy graf.

graf

Jak wyliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy

Znamy już ogólne zasady wypłacania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz wiemy, że jest on opodatkowany i oskładkowany na zasadach ogólnych. W kolejnym kroku przybliżymy techniczny aspekt obliczania tego składnika wynagrodzenia.

Obliczając ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, należy posługiwać się zasadami unormowanymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Zgodnie z zawartymi tam regulacjami, ekwiwalent za urlop wypoczynkowy oblicza się zgodnie z następującą procedurą:

  • Etap 1 – składniki określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości (składniki stałe z umowy) uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu. Jeżeli przykładowo w miesiącu ustania stosunku pracy pracownik otrzymał podwyżkę wynagrodzenia zasadniczego, pracodawca obowiązany jest obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy z uwzględnieniem tego wyższego wynagrodzenia.
  • Etap 2 – składniki zmienne np. dodatek za godziny nocne, przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłaconew okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. Natomiast składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
  • Etap 3 – sumę określonych wyżej składników stałych i zmiennych dzieli się przez tzw. współczynnik urlopowy – uzyskujemy ekwiwalent za jeden dzień urlopu.Następnie otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu dzieli się przez liczbę godzin odpowiadającej liczbie dobowej normy czasu pracy pracownika. Tak wyznaczony ekwiwalent za jedną godzinę urlopu mnoży się przez liczbę godzin, za które należy wypłacić pracownikowi ekwiwalent pieniężny.

 

UWAGA – czym jest współczynnik urlopowy
Obliczana dla każdego roku kalendarzowego przeciętna liczba dni roboczych przypadająca na jeden miesiąc. Współczynnik urlopowy wyznacza się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Wartość współczynnika wyznacza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. 

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w świadectwie pracy i zeznaniu podatkowym

Na koniec nadmienić należy, że obliczony i wypłacony ekwiwalent pracodawca powinien ująć w:

  • świadectwie pracy w postaci liczby dni (godzin);
  • informacji PIT-11 w odpowiednich rubrykach dotyczących przychodów ze stosunku pracy z uwzględnieniem zwolnienia z PIT dla osób do 26 roku życia.

 

Na pracowniku ciąży obowiązek rozliczenia się z uzyskanych dochodów (przychodów) w zeznaniu rocznym PIT-36 lub PIT-37!

Doradca podatkowy, nr wpisu 13313

lukasz.kluczynski@pitax.pl

Łukasz Kluczyński

Doradca podatkowy, absolwent Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu. Prowadzi biuro rachunkowe i kancelarię doradztwa podatkowego. Ma wieloletnie doświadczenie w dziedzinie podatków, rachunkowości oraz kadr i płac. (...)

Pomoc Techniczna

  • 534 30 50 40
  • pn-pt 9:00-16:00
  • ikona emailpomoc@pitax.pl

Krajowa Informacja Skarbowa

  • 22 330 0 330
  • pn-pt 7:00-18:00